تواجه تحديات متكررة في إدارة مسير الرواتب؟

يُشير تعريف مسير الرواتب إلى العملية التي يتقاضى من خلالها الموظفون رواتبهم من قِبل صاحب العمل. ويشمل ذلك حساب وتوزيع الرواتب والأجور والمكافآت والخصومات (مثل الضرائب والتأمين ومساهمات التقاعد). كما يشمل كشوف الرواتب الاحتفاظ بسجلات لساعات العمل والإجازات، وضمان الامتثال لقوانين العمل والضرائب.

في نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، تشمل مسيرات الرواتب عادةً ما يلي:

• حساب الراتب (بناءً على الحضور والإجازات وشروط العقد).
• الخصومات التلقائية (الضرائب والمزايا والقروض، إلخ).
• إصدار كشوف الرواتب.
• الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين.
• إعداد تقارير الامتثال لعمليات التدقيق الحكومية والمالية.

تُعد معالجة الرواتب بكفاءة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على سير العمل والحفاظ على بيئة عمل إيجابية. لا شيء يُضرّ بمعنويات الموظفين مثل تأخر أو عدم انتظام أو عدم دقة كشوف الرواتب. من الضروري أيضًا التأكد من دقة تقديم ضرائبك: فالتأخر في دفع الرواتب أو عدم دقة معلوماتك الضريبية قد يؤدي إلى غرامات باهظة. لذا، من المهم تخصيص أي موارد ضرورية لضمان سير عملية معالجة الرواتب على النحو الأمثل.

من الصعب أحيانًا اختيار برنامج إدارة الرواتب الخاص بك لأن السوق يقدم الكثير منها اليوم. ومع ذلك، إذا كنت تعمل بالفعل على أداة مماثلة، فإن السؤال الأول الذي يجب أن تسأله لنفسك هو: ما الذي لا يناسبني في برنامج إدارة الرواتب هذا؟

وإلى جانب ذلك، إليك بعض النصائح لاختيار الأداة المناسبة مثل تالنتو:

مسير رواتب يتكيف مع تحديات عملك.

أداة تتطور مع أحدث التدابير التشريعية.

حل بديهي وسهل الاستخدام.

الأتمتة على جميع المستويات: تحرير كشوف الرواتب والإقرارات الاجتماعية

الميزات الموازية مثل إدارة الغياب أو الإجازات.

الأمن وحماية البيانات.

متاح على جميع متصفحات الويب (SaaS).

خدمة عملاء عالية الجودة.

هناك العديد من المصطلحات المرتبطة بإدارة الرواتب. إليك بعض مصطلحات الرواتب التي يجب أن تتعرف عليها:

التعويضات: كل ما تُقدمه للموظفين مقابل عملهم، مثل الأجور والمكافآت ومزايا موظفي الشركات الصغيرة.

الخصم: المبلغ الذي تقتطعه من أجر الموظف للضرائب والمزايا، إلخ.

الأجور الإجمالية: أجر الموظف قبل الخصومات.

الأجور الصافية: أجر الموظف بعد خصم الخصومات.

كشف الراتب: يُدرج كشف الراتب تفاصيل راتب الموظف، بما في ذلك إجمالي راتبه، والضرائب، ومبالغ الاستقطاعات الأخرى، وصافي راتبه. كما يتضمن معلومات مثل فترة وتاريخ صرف الراتب.

إعداد مسير الرواتب ليس مجرد عملية حسابية بسيطة، بل هو إجراء إداري ومالي منظم يمر بعدة مراحل. يبدأ بجمع بيانات الموظفين مثل الرواتب الأساسية والحوافز والإجازات، ثم تُطبّق السياسات الداخلية كخصومات الغياب أو المكافآت. بعد ذلك، يتم احتساب الاستقطاعات الإلزامية. وفي النهاية يُعتمد الكشف من الإدارة المالية ويُرسل إلى البنك لصرف الرواتب.
 

وباختصار، يمر العمل بخطوات: جمع البيانات → تطبيق السياسات → احتساب الاستقطاعات → إعداد الكشف → اعتماد الإدارة → التحويل البنكي.

يُرفع مسير الرواتب عادةً مرة واحدة كل شهر، إما في نهاية الشهر الميلادي (من 25 إلى 30) أو في بداية الشهر الجديد (من 1 إلى 5). في بعض القطاعات مثل القطاع الصحي، يتم رفع المسير مبكرًا قليلًا بسبب تنوع البدلات وتعقيد الحسابات.

ولا يقتصر رفع المسير على الإدارة الداخلية فقط، بل يشمل أيضًا رفع الملف للبنوك أو لوزارة الموارد البشرية في السعودية كجزء من نظام حماية الأجور.

من حيث هيكلة مسير الرواتب تتعلق الاختلافات بين نوعي المسير بمفردات الأجر الذي يحصل عليه الموظفون والعمال، فالموظفون يحصلون على مجموعة أكبر من البدلات إضافة إلى الأجر الأساسي، تتضمن بدل السكن، بدل التنقل، بينما يكون السكن والانتقال (في الأغلب) موفرًا للعمال كمزية عينية.

قد يتضمن مسير الرواتب للموظفين أنواعًا إضافية من البدلات مثل بدل طبيعة العمل، بدل هاتف، وغير ذلك.

على الجانب الآخر يتضمن مسير الرواتب للعمال اهتمامًا أكبر بالأجر الإضافي وساعات العمل الإضافي.
 

هذا الفصل بين الفئتين يساعد في الالتزام بالقوانين العمالية ويضمن وضوحًا أكبر في حقوق كل طرف.

الاعتماد على برامج إدارة الموارد البشرية مثل تالنتو جعل إدارة الرواتب  مؤتمتة وأكثر دقة وسهولة. عبر برنامج مسير الرواتب، يكفي إدخال بيانات الموظف مرة واحدة، وبعدها يتكفل النظام بحساب كل التفاصيل شهريًا. يمكن ربطه أيضًا بأنظمة الحضور والانصراف ليحسب الغياب تلقائيًا، وكذلك مع النظام البنكي للتحويل المباشر.
 

النتيجة: تقليل الأخطاء اليدوية، سرعة الإنجاز، وإمكانية إصدار تقارير مفصلة مثل كشف مسير الرواتب أو فروقات الرواتب بين الأشهر.

إدارة الرواتب يدويًا غالبًا ما تكون مليئة بالأخطاء، تستغرق وقتًا طويلًا، وصعبة التوسع. بينما يضمن نظام الرواتب:

• دقة عالية في حساب الرواتب.
• تحديثات تلقائية للضرائب والامتثال.
• سرعة في المعالجة (خلال دقائق بدلًا من ساعات).
• حفظ آمن لسجلات الموظفين.
• كشوف رواتب وتقارير احترافية جاهزة بضغطة واحدة.

رغم أن الفكرة بسيطة، إلا أن التنفيذ معقد خصوصًا في المؤسسات الكبيرة. من أبرز التحديات: تعدد الموظفين واختلاف طبيعة عقودهم، تنوع الرواتب بين الإداريين والعمال، تحديث القوانين باستمرار، ومخاطر الأخطاء الحسابية التي قد تسبب نزاعات أو غرامات.

الحل الأمثل هو استخدام برنامج متكامل للموارد البشرية يربط الرواتب بالحضور، التوظيف، والتقارير المالية.