نظم إدارة الموارد البشرية للمؤسسات الحديثة.. دليل متكامل

مع دخول جيل الألفية وجيل Z إلى سوق العمل، ازداد إلحاح الاتجاه إلى التكنولوجيا الأكثر تقدمًا في عالم الأعمال، ومع كثير من التطورات التي شهدها العالم في الآونة الأخيرة، ما بين موجات الركود ومحنة الجائحة، واجهت المنشآت تحديات فرضت عليها تبني حلول تقنية متطورة للتعامل مع متغيرات سوق العمل، وتغيرت كثير من الممارسات التي كانت سائدة من قبل، ومعها تغيرت آلية التعامل مع معطيات التكنولوجيا الحديثة، والتي كانت سخية بدورها منذ انطلاقة الإنترنت والسماوات المفتوحة، مرورًا بالأجهزة الذكية والحوسبة السحابية وتقنيات الواقع المعزز، وحتى وصلنا إلى عصر الذكاء الاصطناعي، فما الذي تغير في عالم الموارد البشرية؟ وما هي التحديات التي صار على إدارات الموارد البشرية التعامل معها؟

عالم جديد ومتغيرات جديدة

كان اختبار الجائحة منحة كبيرة كما كان محنة عظيمة، فقد فتح المجال للاعتماد على أنماط من العمل لم تكن تلقى قبولاً كبيرًا في عالم الأعمال، وحملت الحوسبة السحابية مفاتيح الحل لكثير من المشكلات التي وضعتها الجائحة على طاولة العلاج. ولم تكن الموارد البشرية من ذلك ببعيد، فقد اتجهت كثير من الأنظمة العتيدة لإدارة الموارد البشرية إلى استكمال التحول إلى الحوسبة السحابية والتخلي تدريجيًا عن الخوادم كبيرة الحجم، كثيرة التطلب للصيانة والمتابعة. ومع تلك الطفرات التقنية فرضت بعض الحلول نفسها على كثير من آليات العمل، ليس فقط تخزين البيانات والمستندات، وإنما تخطت ذلك إلى تطور هائل في أنظمة الحضور والانصراف وتسجيل ساعات العمل، وإدارة الموظفين عن بعد، ونظم إدارة عملية التوظيف وتتبع الطلبات، وكذلك احتلال نظم الخدمة الذاتية أهمية أكبر وحضورًا أوسع في عالم الموارد البشرية.

متى تدرك أن الوقت قد حان لاستخدام نظام لإدارة الموارد البشرية؟

هل يبدو فريق الموارد البشرية لديك ضائعًا، هل يواجهون صعوبة حقيقية في إنجاز مهامهم في الأوقات المحددة؟ هل واجهت كثيرًا من الأخطاء الكارثية في عمليات الموارد البشرية مؤخرًا؟ 

هذه إذًا العلامة التي تنتظرها لتطوير تكنولوجيا الموارد البشرية لديك. هل ما زلت مترددًا؟ إليك المزيد من العلامات:

الغرق في الأعمال الورقية

هل بدأت تجد صعوبة في التحرك وسط أدراج الملفات العديدة؟ هل توقفت عن شرب الشاي مخافة أن ينسكب على تلال المستندات المكدسة فوق مكتبك؟ ربما قد حان الوقت لتغيير رقمي. يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية نقل كل تلك الأوراق والنماذج والتقارير إلى التخزين السحابي.

الكثير من الأخطاء، القليل من الدقة

هل سئمت من ملاحقة أخطاء الإدخال في بيانات الموظفين؟ باستخدام نظام إدارة الموارد البشرية، يمكنك تقديم مراسم الوداع لأخطاء إدخال البيانات، وكذلك للساعات المتأخرة التي كنت تقضيها في مكتبك لإنجاز الأعمال المتأخرة ومراجعة الأعمال المنجزة. يمكنك أتمتة جمع البيانات ومعالجتها وتوثيقها بسهولة عبر نظام متطور لإدارة الموارد البشرية.

كوابيس مسير الرواتب

يعرف الذين يستخدمون الأدوات التقليدية وجداول البيانات الإلكترونية ماذا يعني أن تستيقظ فزعًا من نومك حيث تطاردك أخطاء لم ترتكبها بالفعل. إذا كنت مستعدًا للتخلي عن الإجراءات الطويلة المعقدة والمراجعات البدائية التي لا تنتهي فإن الوقت قد حان للدخول إلى عالم الرقمية في إدارة الموارد البشرية.

مخاوف تخص أمن البيانات

هل أنت قلق بشأن خروقات البيانات والتطفل على العيون؟ نظام إدارة الموارد البشرية يدعمك بميزات الأمان المتطورة حيث تبقى صلاحيات الاطلاع على المعلومات فقط هي المفتاح الوحيد للوصول إلى البيانات.

كيف تختار نظام إدارة الموارد البشرية الملائم لمنشأتك؟

يمثل اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب لمنشأتك تحديًا كبيرًا، فهو قرار تتخذه مرة واحدة -غالبًا- وتجني ثماره أو عواقبه بعد ذلك لفترات طويلة.

يمثل الأمر خيبة أمل كبيرة إذا ما تبين أن النظام الذي اخترته ليس متسقًا مع احتياجاتك التنظيمية كما كنت تتوقع. نقدم فيما يلي دليلًا وافيًا يساعدك على اختيار النظام المناسب لإدارة الموارد البشرية:

ما الذي تحتاج إليه حقًا؟

ضع كل التحديات والمشاكل على الطاولة، قيّم استراتيجيات إدارة الأشخاص والامتثال وإدارة البيانات والتدريب والاحتفاظ بالموظفين. أعدّ قائمة بالعناصر التي ترغب في تحسينها. ضع التوقعات الصحيحة. سيساعدك هذا على البحث عن الميزات التي من شأنها تحسين ممارسات الموارد البشرية الشاملة لمؤسستك.

تحدث مع الإدارة العليا

عند اتخاذ قرار البحث عن نظام لإدارة الموارد البشرية من المحتمل أن تنظر إليه الإدارة باعتباره تكلفة مالية، لذلك، من المهم أن تطرح الأمر للنقاش مع الإدارة العليا، موضحًا المميزات التي تحصل عليها المنشأة عند تطبيق نظام فعال لإدارة الموارد البشرية، وما الذي تضيفه للمنشأة. استخدم لغة الأرقام والرسوم البيانية قدر الإمكان لنقل تصوراتك إلى الإدارة بشكل كامل. 

استشر فريق تقنية المعلومات

من المهم أن يكون فريق تقنية المعلومات شريكًا أساسيًا في عملية تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية. قدم لهم شرحًا وافيًا لتحديات الموارد البشرية واستشرهم، من منطلق أنهم على دراية بالبرامج الشائعة فسيتمكن أخصائي تكنولوجيا المعلومات لديك من تقديم صورة واضحة لاحتياجات البرامج لمؤسستك والخيارات المتاحة في السوق، كما ويتعين عليك مناقشة التفاصيل المتعلقة بالبنية التحتية التقنية للمنشأة قبل البدء بالتطبيق.

جهز موازنة تقريبية للمشروع

احصل على فكرة عن التكاليف التقريبية لنظام إدارة الموارد البشرية. وخلال النقاش مع الإدارة التنفيذية لمنشأتك يمكنك أن تتفاوض حول الميزانية التي ترغب في إنفاقها، مع مراعاة حجم مؤسستك. ضع في اعتبارك تكاليف التنفيذ وترحيل البيانات والصيانة، إن وجدت. سيساعدك هذا في وضع قائمة قصيرة لمزودي نُظُم إدارة الموارد البشرية الموجودين ضمن نطاق ميزانيتك.

إعداد قائمة قصيرة بمزودي الخدمة

جهز قائمة قصيرة بمزودي الخدمة بناء على معطيات الميزانية والميزات المطلوبة، قم بإجراء بحث مفصل حول منتجاتهم. حاول معرفة ما إذا كان مزود الخدمة لديه فهم عميق للتحديات التي تواجه قطاع الموارد البشرية. تأكد من أن منتجاتهم تدعم التكامل والتخصيص. هذا ضروري لمواءمة المنتج مع احتياجاتك التنظيمية. بمجرد الانتهاء من البحث، تحدث إلى كل من مزودي البرامج لفهم مزايا منتجاتهم بشكل أفضل. اطلب عرضًا توضيحيُا. تأكد من أن كل من سيستخدم نظام إدارة الموارد البشرية يحصل على فرصة لرؤية المنتج أو استخدامه.

أخطاء شائعة عند اختيار نظام إدارة الموارد البشرية

اختيار الحلول الجاهزة 

قد تبدو لك بعض التطبيقات الجاهزة والتي يمكن شراؤها وتحميلها أو الاشتراك فيها عبر الإنترنت حلًا سحريًا زهيد التكلفة، إلا إنك سرعان ما ستكتشف عدم فاعلية هذا النوع من التطبيقات في إدارة الموارد البشرية، من حيث قلة الخيارات وعدم قابليتها للتعديل، وضعف التقارير التي ينتجها، وكذلك وجود مخاطر تتعلق بأمن معلوماتك ومعلومات موظفيك.

المشهور ليس دائمًا هو الأفضل 

حسنًا، ربما تتوافر لديك الموارد للتعاقد مع أكبر الأسماء في العالم لاستخدام تطبيقاتها ذائعة الصيت، لكن ... هل أنت متأكد أن هذا التطبيق يلائم احتياجات منشأتك؟ عليك التأكد أولاً!

هذا التعديل غير ممكن

من المهم أن تجتمع مع فريق التهيئة الخاص بمزود التطبيق ومناقشتهم في التفاصيل التي تتعلق بقابلية التطبيق للتهيئة وفقًا لسياسات وطبيعة منشأتك، ووفقًا للقوانين المعمول بها.

نحن مشغولون حاليًا، سنتواصل لاحقًا

ربما يمكنك أن تحصل على تطبيق جيد عبر البحار، وتسعد حين تجد اهتمامهم بالسفر والحضور إلى منشأتك خلال فترة التجهيز، لكن هل أنت متأكد من توافرهم عندما تصادفك مشكلة؟ عليك أن تتأكد من وجود مقر أو ممثل للشركة المزودة في نطاقك الجغرافي وأنك ستحصل على الدعم الفني الملائم عندما تكون بحاجة إليه.

يمكنك رؤية ذلك، لكن لا يمكنك طباعته

لا شك أن مخرجات نظام الموارد البشرية هي أكثر ما يهمك، من الضروري أن تتأكد من حصولك على ما تحتاج إليه حقًا من النظام من خلال التقارير.

لا يوجد تكامل

لا يمكن أن يكون نظام الموارد البشرية جزيرة منعزلة داخل المنشأة، عليك أن تتأكد أن النظام الذي ستستخدمه مؤهل لتقديم ما تحتاجه منك الإدارات الأخرى بشكل لا ينتهك سرية المعلومات التي يجب أن تظل آمنة لديك. إذا لم يكن نظام الموارد البشرية الخاص بك غير متوافق أو متصل بالأنظمة المستخدمة لدى الإدارات ذات الصلة (المالية مثلاً) فمن الضروري على الأقل أن يتيح لك تصدير تقاريرك بصيغة يمكن لهم التعامل معها. 

عدم مشاركة الموظفين في اختيار النظام ومراحل عملية تهيئته للمنشأة 

لا يكفي أن يحوز النظام على رضاك كمدير للمنشأة، إذ يجب أن يشارك فريق عمل من داخل المنشأة في عملية الاختيار، يتضمن رؤساء الوحدات داخل إدارة الموارد البشرية، بالإضافة إلى ممثلين من الإدارة المالية، وإدارة تقنية المعلومات لديك.

اختيار نظام غير مناسب لحجم العمل بمنشأتك

سواء كان النظام لا يكفي لاحتياجات شركتك، أو كان أكبر منها فأنت في مشكلة حقيقية في كلا الحالتين، لذلك من الأفضل أن يكون لدى مزود النظام خططًا مختلفة لأنظمة الموارد البشرية للشركات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة.

أبرز التحديات التي تواجه التحول إلى نظم إدارة الموارد البشرية

مثل كل خطوة إلى الأمام، لا بد أن تكون هناك بعض التحديات التي تنتظر خطوتك التالية. فيما يلي نتعرف على أبرز تلك التحديات.

قابلية نظم الموارد البشرية لمضاهاة سياسات المنشأة

لكل منشأة سياساتها الداخلية، وممارساتها الخاصة التي تتفق مع نسقها الإداري وطبيعة نشاطها، وربما يكون التشابه بين تلك السياسات والممارسات من منشأة لأخرى أقرب إلى التشابه بين بصمات الأصابع. وإذا قطعت المنشأة تاريخًا كبيرًا قبل البدء بتطبيق (أو التحول إلى) نظام لإدارة الموارد البشرية فمن الضروري أن يتمتع هذا النظام بالمرونة الكافية للتكيف مع سياسات المنشأة والممارسات الخاصة بها. 

على سبيل المثال، بعض المنشآت قد يكون لديها هياكل أجور متعددة، وأنظمة مختلفة لاستقطاعات التقاعد (مثال: الشركات التي يعمل بها أفراد من دول مختلفة من دول مجلس التعاون الخليجي يخضع أفرادها لنظم مختلفة من أنظمة استقطاعات التقاعد).

لذلك فإن كثيرًا من المنشآت قد عانت من تعثر تطبيق نظم إدارة الموارد البشرية بسبب جمود الكثير منها وعدم قابليتها للتكيف مع السياسات المختلفة.

ممانعة التغيير لدى المستخدمين

من المهم أن تمر عملية تدشين وتهيئة نظام إدارة الموارد البشرية بالتفاعل مع المستخدمين الرئيسيين للنظام في المنشأة، والذين لا يكون جميعهم -بطبيعة الحال- متماثلين في الرؤية، وربما يفضل بعضهم الحفاظ على الأساليب القديمة.

من الضروري أن يكون لدى فريق العمل المنخرط في عملية التهيئة والتكامل مع نظام الموارد البشرية ممن يتمتعون بالمرونة وسعة الأفق لتذليل كافة العقبات أمام عملية تهيئة النظام للعمل داخل المنشأة.

الكثير من عمليات الإدخال اليدوي

بطبيعة الحال فإن إطلاق نظام لإدارة الموارد البشرية لا يمكن أن يتم بتجاهل كامل التاريخ الإجرائي للموارد البشرية داخل المنشأة، حيث تتمتع عمليات الموارد البشرية دائمًا بالتراكمية. لذلك تكون انطلاقة النظام مسبوقة بالكثير من عمليات الإدخال لبيانات سابقة ذات أهمية (مثل: أرصدة الإجازات، رصيد مكافأة نهاية الخدمة، الإجراءات التأديبية السابقة، ... إلخ)

تتضمن بعض الأنظمة الحديثة لإدارة الموارد البشرية قابلية تحميل بيانات سابقة إلى داخل النظام من خلال جداول بيانات إلكترونية مخصصة ومتوافقة مع النظام، وفي حال كانت البيانات القديمة لدى المنشأة دقيقة وخالية من الأخطاء فإن تلك الخاصية تختصر الكثير من وقت التهيئة من خلال تجنب الإدخال اليدوي.

ماذا يقدم "تالنتو" للشركات المتوسطة والصغيرة؟

إذا كان عدد موظفيك بين 10-100 موظف فإن ذلك لا يعني أنك في غنى عن نظام لإدارة الموارد البشرية، في الواقع فإنه حتى الأخطاء الصغيرة في الإجراءات اليدوية، فضلاً عن ضعف الرقابة، قد تكلفك كثيرًا. حاول فقط أن تتخيل أن اختراق بياناتك قد يكلفك ما يصل إلى يمكن أن يكلفك خرق البيانات ما يصل إلى 84,402,000 ريال سعودي أو 4% من حجم مبيعاتك.

وحتى مع العدد الصغير من الموظفين، فأنت بحاجة ليشعر موظفوك بالاندماج والتواصل الصحي والمهني السليم مع المنشأة عبر إدارة الموارد البشرية، لا سيما لو كنت تنظر إلى نقطة بعيدة في مستقبلك، وتطمح إلى الاستمرارية والنجاح.

إن اختيارك لنظام مرن ومتكامل لإدارة الموارد البشرية هو استثمار طويل الأجل في رأس مالك البشري، وبالحديث عن تالنتو فمن المهم أن نذكر أهم الميزات التي يوفرها للشركات الكبيرة، المتوسطة والصغيرة:

• مرونة وسلاسة التخصيص.
• بساطة الإعداد
• التكامل السلس
• الالتزام بأعلى معايير حماية البيانات
• التكيف مع المتطلبات المحلية للمنشآت  
• خطط شهرية مرنة وقابلة للتخصيص بالكامل.

كيف يساهم تالنتو في تحسين تجربة الموظفين؟

يوفر نظام الخدمة الذاتية للموظفين من تالنتو ميزات لا حصر لها، مما يحسن من تجربة الموظف ويشعره بالمزيد من الاندماج، مما يرفع من مستويات الرضا الوظيفي والولاء لدى الموظفين، فعلى سبيل المثال:
يمكن للموظفين تسجيل الحضور والانصراف اليومي باستخدام تطبيق الجوال.

متابعة الطلبات الخاصة بالموظف بشكل آني، مباشرةً من التطبيق دون عناء، ودون الحاجة للاتصال أو زيارة قسم الموارد البشرية بشكل متكرر.

متابعة ساعات العمل الإضافي وفهم مستحقاتهم بوضوح من خلال عرض السجلات دون الحاجة إلى مراجعات مطولة مع إدارة الموارد البشرية.

طلب الخطابات والشهادات والحصول عليها بسهولة عند الحاجة، حيث يمكن تقديم إلكترونيًا.

تقديم طلبات السلف أو القروض إلكترونيًا من المدير المباشر أو الموارد البشرية بنقرة زر واحدة. مع إمكانية متابعة حالات الطلب وتتبع عملية الدفع، ومراجعة المبالغ المستحقة وتواريخ السداد.

تلقي إشعارات فورية فور معالجة قسم الموارد البشرية للطلبات.

لماذا تالنتو؟

في مقدمة الحلول الذكية لإدارة الموارد البشرية يبرز اسم "تالنتو"، كونه النظام الأكثر مرونة وتطورًا وقابلية للتخصيص. مع وفرة من الخيارات الذكية والقابلة للتهيئة وفقًا لنوع نشاط منشأتك وحجمها وسياساتها، فإن تالنتو هو ما تحتاج إليه حقًا لتبسيط وتسريع عمليات الموارد البشرية مع تقليص عوامل الخطأ البشري وفقدان البيانات. تالنتو ليس مصممًا فقط لتلبية احتياجات موظفي الموارد البشرية، ولكنه يتجاوز ذلك إلى تقديم تجربة شاملة ومحسنة للموظفين ككل، مع الاعتناء بتوفير التحليلات والإحصاءات والتقارير التي تحتاج إليها الإدارة التنفيذية.

وختامًا...

بينما يتسارع التطور التكنولوجي وتتغير مفاهيم العمل يومًا بعد آخر، لم يعد تبني نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية مجرد رفاهية تُضاف إلى أدوات العمل، بل أصبح ضرورة حتمية لضمان الكفاءة، الدقة، والاستدامة. فكما أن المؤسسات الناجحة تستثمر في تطوير منتجاتها وخدماتها، عليها أيضًا أن تستثمر في إدارة رأس مالها البشري – العامل الأكثر تأثيرًا في تحقيق أهداف الشركة.

"تالنتو" ليس مجرد نظامٍ لإدارة المهام الروتينية، بل هو شريكٌ استراتيجي يُحول تحديات الموارد البشرية إلى فرص، ويُعيد تعريف تجربة الموظفين والإدارة على حدٍ سواء. من خلال مرونته الفائقة، تكامله الذكي، وواجهته البسيطة، يصبح التحول الرقمي رحلة سلسة تبدأ بخطوة واحدة... تبدأ باختيارك الأفضل.

هل أنت مستعد لبدء رحلتك نحو إدارة موارد بشرية أكثر ذكاءً، مرونةً، وفعالية؟  اطلب العرض التجريبي الآن!