دليلك الشامل لفهم نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS)

في ظل تزايد حجم البيانات وتعقيد إدارة الموظفين، أصبحت الشركات بحاجة إلى أدوات ذكية تساعد فرق الموارد البشرية على إدارة كل ما يتعلق بالموظفين بكفاءة وسلاسة، مع الحفاظ على الدقة والامتثال للسياسات والقوانين، ولم يعد نجاح الشركات مرهونًا بكمّ البيانات التي تمتلكها، بل بقدرتها على فهمها، تحليلها، والتصرف بناءً عليها في اللحظة المناسبة. وهنا تلعب نظم معلومات الموارد البشرية دورًا يتجاوز “التوثيق”، لتصبح أداة تمنح المدراء رؤية شاملة لما يحدث داخل المنشأة، وتسمح لهم بمعالجة التحديات قبل أن تتحول إلى أزمات، ودعم المواهب قبل أن تغادر البحث عن فرصة أفضل.

نقدم في هذا المقال دليلًا شاملًا عن نظم معلومات الموارد البشرية، وظائفها، ومزاياها، والاتجاهات المستقبلية.

جدول المحتويات:

• ما هي نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS)؟
• ما هو الفرق بين HRIS وHRMS وHCM؟
• كيف تعيد نظم معلومات الموارد البشرية رسم مستقبل العمل؟
• الدور الحيوي ومزايا نظم معلومات الموارد البشرية HRIS
• ما هي الوظائف الأساسية الحديثة لنظم معلومات الموارد البشرية HRIS؟
• الحلول المتطورة لنظم معلومات الموارد البشرية الحديثة
• تصنيفات نظم معلومات الموارد البشرية
• خطوات اختيار النظام الأمثل لإدارة الموارد البشرية
• الاتجاهات الجديدة في نظم معلومات الموارد البشرية
• تحديات غير تقليدية في استخدام نظم معلومات الموارد البشرية

ما هي نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS)؟

يشير مصطلح نظم معلومات الموارد البشرية HRIS إلى نظام معلومات الموارد البشرية، وهو نظام حاسوبي قادر على إدارة عمليات الموارد البشرية بشكل تلقائي. يتيح النظام لمتخصصي الموارد البشرية إدارة البيانات المتعلقة بالموظفين بسهولة، من التجميع إلى الاسترجاع، بما في ذلك المعلومات الشخصية، والخبرة العملية، والدورات التدريبية، ضمن منصة واحدة متكاملة.

أحيانًا يُطلق على نظم معلومات الموارد البشرية، HRIS أسماء أخرى مثل: HRMS أو HCM، على الرغم من أنها متقاربة إلا أن لكل مصطلح نطاق مختلف.

مع نمو الشركة، قد تنفصل الأنظمة وتفقد ترابطها نتيجة حلول سريعة لإضافة عناصر جديدة، مما يؤدي أحيانًا إلى بيانات غير مترابطة أو متناقضة. لذلك، تعتمد العديد من الشركات على حلول حديثة قائمة على السحابة لإعادة هيكلة خدماتها: HRIS.

ما هو الفرق بين: HRIS وHRMS وHCM

1) HRIS – Human Resource Information System نظام معلومات الموارد البشرية

• يعتبر الأقدم والأضيق في الاستخدام.
• يركز بشكل أساسي على تخزين وإدارة بيانات الموظفين مثل:
  
  • بيانات التوظيف
  • الرواتب
  • الحضور والإجازات
  • السجلات الإدارية

وهو نظام مُرتكز على البيانات “Data-centric” أكثر من كونه إداري شامل.

2) HRMS – Human Resource Management System نظام إدارة الموارد البشرية

• أوسع من HRIS 
• بالإضافة لإدارة البيانات، يساعد في إدارة العمليات اليومية مثل:
  • التوظيف
  • تقييم الأداء
  • التدريب
  • إدارة مسار الموظف الوظيفي
  • أتمتة المهام

نظم إدارة الموارد البشرية هو نظام مرتكز على العمليات “Operations-centric” ويدير دورة حياة الموظف بالكامل داخل الشركة.

3) HCM – Human Capital Management إدارة رأس المال البشري

• أوسع وأكثر استراتيجية من HRMS وHRIS
• يهتم بالموظف بشكل أي أنه مرتكز على إدارة المواهب “Talent-centric” ويركز على:
  
  • جذب المواهب
  • تطويرها
  • الاحتفاظ بها
  • تخطيط القوى العاملة
  • التحليل الاستراتيجي للموارد البشرية

HCM ينظر للموظف كـ أصل استثماري وليس مجرد مورد إداري.

كيف تعيد نظم معلومات الموارد البشرية رسم مستقبل العمل؟

أحدثت التقنيات الحديثة في إدارة الموارد البشرية تحولًا جذريًا في طريقة إدارة الموظفين داخل الشركات، لم تعد تعتمد على الأساليب الورقية أو المنفصلة، بل أصبحت تستخدم منصات شاملة تتابع كل مراحل حياة الموظف، من مرحلة التوظيف وحتى مغادرة المنشأة، مع ضمان دقة البيانات وسهولة الوصول إليها في أي وقت.

تمكّن هذه الأنظمة الإدارة من التركيز على الأولويات الاستراتيجية مثل تطوير مهارات الموظفين وتعزيز بيئة العمل الإيجابية، بدل الانشغال بالمهام الإدارية الروتينية. كما توفر رؤية واضحة لدعم التخطيط المستقبلي، توقع احتياجات القوى العاملة، وتقليل المخاطر المتعلقة بالالتزام بالقوانين واللوائح.

في عالم الأعمال المعاصر، حيث السرعة والكفاءة والدقة هي مفتاح النجاح، تساعد هذه الأنظمة الشركات على زيادة الإنتاجية، تحسين تجربة الموظفين، وتعزيز قدرة الشركة على التوسع والنمو بطريقة تفوق الإمكانيات التقليدية.

الدور الحيوي ومزايا نظم معلومات الموارد البشرية HRIS

توفر نظم معلومات الموارد البشرية  HRIS مجموعة واسعة من الوظائف والمزايا التي تجعل إدارة الموارد البشرية أكثر كفاءة وفعالية، مع تحسين تجربة الموظف وتعزيز الأداء المؤسسي. يمكن تلخيص أهم هذه النقاط كما يلي:

أتمتة المهام الروتينية

• تبسيط إدخال البيانات، متابعة الحضور، وحساب الرواتب.
• يقلل الأخطاء البشرية ويوفر وقت فرق الموارد البشرية للتركيز على مهام استراتيجية.

اتخاذ القرارات المبنية على البيانات

• توفير بيانات دقيقة وتحليلات مفصلة حول الأداء، التدريب، ومؤشرات القوى العاملة.
• تمكين الإدارة من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوظيف، التطوير، وتوزيع المهام.

تحسين تجربة الموظف

• بوابات خدمة ذاتية تسمح للموظفين بمراجعة بياناتهم، طلب الإجازات، ومتابعة المزايا.
• زيادة رضا الموظفين وانخراطهم في بيئة العمل.

دعم التطوير المستمر للمواهب

• متابعة برامج التدريب، تقييم الأداء، وخطط الخلافة.
• تحديد المواهب الواعدة، تصميم برامج تدريب مخصصة، ووضع خطط نمو فردية لكل موظف.

تعزيز الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف

• ربط جميع الوظائف ضمن نظام واحد متكامل.
• التخلص من الإجراءات الورقية التقليدية، مما يزيد سرعة وكفاءة العمليات.

المرونة والتوسع مع نمو الشركة

• إدارة إضافة موظفين جدد، التوسع الجغرافي، وزيادة حجم البيانات بسهولة.
• النظام السحابي يسهل التوسع دون الحاجة لأنظمة إضافية.

الالتزام بالقوانين واللوائح

• تحديثات مستمرة لقوانين العمل والضرائب.
• حماية الشركة من المخاطر القانونية وضمان الامتثال.

ما هي الوظائف الأساسية الحديثة لنظم معلومات الموارد البشرية HRIS؟

توفر نظم معلومات الموارد البشرية مجموعة شاملة من الوظائف المصممة لتبسيط عمليات الموارد البشرية، تحسين الكفاءة، وتعزيز تجربة الموظفين. فيما يلي أبرز هذه الوظائف والميزات:

1. إدارة بيانات الموظفين

يتشكل نظم معلومات الموارد البشرية نقطة محورية لتجميع كل المعلومات المتعلقة بالموظفين في مكان واحد. تشمل هذه البيانات المعلومات الشخصية، المؤهلات، الخبرات، والتقييمات الدورية للأداء. يتيح هذا التجميع للفرق الإدارية الوصول السريع إلى البيانات المحدثة باستمرار، مما يسهل اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة وموثوقة حول الموظفين.

2. الرواتب والتعويضات

تتيح نظم معلومات الموارد البشرية للشركات إدارة الرواتب بطريقة دقيقة وفعّالة من خلال أتمتة حساب المستحقات، الاستقطاعات، والمكافآت. يساهم هذا في تقليل الأخطاء البشرية وضمان صرف الرواتب في الوقت المحدد. كما توفر بعض الأنظمة خيارات مرنة للدفع، بما يتناسب مع احتياجات الموظفين المختلفة، مما يعزز رضاهم واستقرارهم المالي.

3. إدارة المزايا الاجتماعية

تتيح هذه الوظائف إدارة المزايا بسهولة، بما في ذلك برامج التأمين الصحي، خطط التقاعد، ورصيد الإجازات. يمكن للموظفين متابعة وإدارة هذه المزايا عبر بوابات الخدمة الذاتية، مما يعزز الاستقلالية ويقلل العبء الإداري.

4. التوظيف ودمج الموظفين الجدد

تُساعد نظم معلومات الموارد البشرية مسؤولي التوظيف على فرز السير الذاتية، اختيار المرشحين، والتحقق من خلفياتهم، بالإضافة إلى تسهيل دمج الموظفين الجدد في الشركة. يضمن ذلك تبسيط عملية التوظيف وتقليل الأخطاء والتكرار.

5. إدارة المواهب والتطوير

تركز نظم معلومات الموارد البشرية على تعزيز قيمة الموظفين داخل المنظمة من خلال مراقبة مسارهم المهني وتحليل نقاط قوتهم وفرص تطويرهم. تساعد هذه الأنظمة الإدارة على تحديد المواهب الواعدة، تصميم برامج تدريب مخصصة، ووضع خطط نمو فردية لكل موظف. كما يمكنها تتبع التقدم في المهارات والمعرفة عبر أدوات تقييم ذكية، مما يمكّن فرق الموارد البشرية من اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة بشأن الترقية، التحفيز، أو إعادة توزيع المهام بما يخدم أهداف الشركة. على سبيل المثال، يمكن للنظام اقتراح تدريب إضافي للموظفين الذين يظهرون ضعفًا في مهارات محددة، أو تحفيز موظفين مميزين بمنحهم فرصًا للمشاركة في مشاريع استراتيجية.

6. إدارة الأداء

تُمكّن نظم معلومات الموارد البشرية الشركات من متابعة أداء الموظفين بشكل شامل ومنهجي. توفر هذه الأنظمة أدوات لرصد الإنجازات الفردية والجماعية، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، ومراجعة التطور بشكل دوري. كما تسهل تقديم ملاحظات بنّاءة للموظفين، مما يعزز التطور المهني ويحفّزهم على تحسين مهاراتهم وأدائهم داخل المنظمة.

7. التخطيط، الوقت والحضور

يمكن للنظام أتمتة تتبع حضور الموظفين وساعات العمل، مع ربط البيانات بوظائف الرواتب لضمان دقة الدفع وتحسين إدارة الوقت.

8. التحليلات والتقارير

تُوفّر نظم معلومات الموارد البشرية أدوات لإعداد التقارير وتحليل بيانات الموارد البشرية، مثل اتجاهات القوى العاملة، مؤشرات الأداء، واحتياجات التدريب. تساعد هذه التحليلات فرق الموارد البشرية على اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على البيانات.

9. التحديثات القانونية والامتثال

تقوم بعض نظم معلومات الموارد البشرية بمراقبة التغيرات في القوانين الضريبية وقوانين العمل، وتنبيه الشركات لضمان الالتزام باللوائح، مما يقلل المخاطر القانونية.

10. الأنظمة الشاملة والمتكاملة

تقدم العديد من نظم معلومات الموارد البشرية منصات موحدة تجمع بين جميع وظائف الموارد البشرية: الرواتب، المزايا، الوقت والحضور، الأداء، والتوظيف، مع إمكانية التكامل مع أنظمة أخرى لتلبية احتياجات الشركة الفريدة.

الحلول المتطورة لنظم معلومات الموارد البشرية الحديثة

الحلول الحديثة لنظم معلومات الموارد البشرية لم تعد مقتصرة على تخزين المعلومات، بل أصبحت أدوات ديناميكية تعزز كفاءة الإدارة وتجربة الموظفين على حد سواء. من أبرز هذه القدرات:

• بوابات الموظفين الذاتية: تمنح كل موظف القدرة على تحديث بياناته الشخصية، متابعة رصيد الإجازات، وإدارة المزايا بشكل مستقل، مما يزيد من شعوره بالمسؤولية ويقلل الأعباء الإدارية على الفرق.
• إمكانية الوصول عبر الهواتف والأجهزة المحمولة: يمكن للموظفين والمديرين أداء مهام الموارد البشرية أثناء التنقل، مثل الموافقة على طلبات الإجازة أو مراجعة بيانات الأداء، مما يمنح المرونة في إدارة العمليات اليومية.
• أدوات تحليلية متقدمة: توفر هذه الأدوات معلومات دقيقة حول أداء القوى العاملة، تحديد الاتجاهات المستقبلية، ودعم التخطيط الاستراتيجي من خلال تقارير دقيقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات مستنيرة.

تصنيفات نظم معلومات الموارد البشرية

قبل اعتماد أي نظام لإدارة الموارد البشرية، من الضروري التعرف على الفئات المختلفة المتاحة، لكل منها ميزاته وملاءمته لاحتياجات الشركة:

• الأنظمة القائمة على الإنترنت: تتيح هذه الحلول الوصول إلى النظام من أي موقع ومن أي جهاز متصل بالإنترنت. تتميز بسهولة التوسع، التحديث التلقائي، وتقليل الحاجة للدعم التقني الداخلي، مما يجعلها خيارًا شائعًا للشركات التي تبحث عن مرونة عالية.
• الأنظمة المثبتة داخليًا: يتم تركيب هذه البرامج على خوادم الشركة، وتوفر تحكمًا كاملًا وإمكانية تخصيص واسعة حسب احتياجات الشركة. لكنها غالبًا تتطلب استثمارًا أوليًا أكبر وموارد تقنية لإدارة وصيانة النظام.
• الأنظمة المدمجة أو المختلطة: تجمع بين مزايا الحلول السحابية وقدرات البرمجيات المحلية، مما يمنح الشركات توازنًا بين سهولة الوصول ودرجة عالية من التخصيص، لتلبية متطلبات متنوعة دون التضحية بالمرونة أو السيطرة.

خطوات اختيار النظام الأمثل لإدارة الموارد البشرية

اختيار النظام المناسب لإدارة الموارد البشرية يعد قرارًا استراتيجيًا يؤثر على كفاءة العمل ورضا الموظفين. لضمان اختيار موفق، يمكن اتباع الخطوات التالية:

1. تحليل الوضع الحالي

ابدأ بفحص عمليات الموارد البشرية الحالية في شركتك. حدد التحديات والفرص، مثل تبسيط إجراءات التوظيف، تحسين متابعة الأداء، أو تعزيز دقة الرواتب، لتعرف أين يمكن للنظام أن يحقق أكبر أثر.

2. تحديد معايير الاختيار الأساسية

عند مقارنة الأنظمة المختلفة، ضع في اعتبارك النقاط التالية:

• القدرة على التوسع: تأكد من أن النظام يمكنه مواكبة نمو الشركة وزيادة عدد الموظفين دون الحاجة لتغييرات جذرية.
• سهولة الاستخدام: يفضل اختيار نظام بواجهة بسيطة وبديهية، لتسهيل اعتماد الموظفين والإدارة دون الحاجة لتدريب طويل.
• التكامل مع الأدوات القائمة: تحقق من أن النظام يمكنه الربط بسلاسة مع برامج المحاسبة، إدارة المشاريع، أو أي أنظمة داخلية أخرى.

3. التخطيط للتطبيق والدعم

نجاح النظام لا يعتمد فقط على اختياره، بل على كيفية تنفيذه. تأكد من وجود خطة واضحة للتدريب، إدارة التغيير، ودعم المستخدمين، لضمان انتقال سلس وفاعلية النظام منذ اليوم الأول.

الاتجاهات الجديدة في نظم معلومات الموارد البشرية

مع التطور السريع للتكنولوجيا، تشهد نظم معلومات الموارد البشرية تحولًا جذريًا نحو أدوات أكثر ذكاءً ومرونة:

تعزيز الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي

تستفيد الأنظمة الحديثة من تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحسين عمليات الموارد البشرية بشكل أعمق، مثل تقييم المرشحين تلقائيًا، تحديد الموظفين المحتمل تميزهم أو تعرضهم للتراجع، وتقديم توصيات دقيقة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية. هذا يسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على مهام تطوير الموظفين بدلاً من الأعمال الروتينية.

الوصول عبر الأجهزة المحمولة

توفر التطبيقات المحمولة للموظفين والمديرين القدرة على إدارة شؤونهم المهنية في أي وقت ومن أي مكان، سواء كان ذلك للموافقة على الإجازات، متابعة الأداء، أو مراجعة الرواتب والمزايا، مما يزيد من مرونة العمل ويعزز تجربة الموظف.

التحليلات التنبؤية لإدارة القوى العاملة

تمكّن التحليلات التنبؤية الشركات من استشراف احتياجات المستقبل، مثل توقع حجم القوى العاملة المطلوبة، تحديد الموظفين الأكثر عرضة لمغادرة الشركة، أو معرفة الفجوات في المهارات. هذا النوع من التحليلات يدعم التخطيط الاستراتيجي ويعزز القدرة على اتخاذ قرارات مسبقة وفعّالة.

تحديات غير تقليدية في استخدام نظم معلومات الموارد البشرية

1. ازدواجية البيانات بين الأنظمة التكنولوجية والاجتماعية

حتى مع أفضل نظام، قد تواجه الشركات صعوبة في التوفيق بين البيانات الرسمية (مثل الرواتب والحضور) والبيانات غير الرسمية المتدفقة عبر منصات التعاون أو الرسائل الداخلية، مما يخلق فجوة معلوماتية قد تؤثر على فهم أداء الفريق.

2. تأثير الأتمتة على الإبداع الفردي

الأتمتة في نظم معلومات الموارد البشرية تقلل الأخطاء وتسرع العمليات، لكنها قد تقلل من فرص الموظفين لتقديم حلول مبتكرة، خاصة في مهام روتينية كانت توفر مجالًا للتفكير الإبداعي قبل الرقمنة.

3. الإرهاق التحليلي للقيادة

المديرون قد يغرقون في تحليلات البيانات الكثيرة التي يولدها النظام، مما يشتت انتباههم عن اتخاذ القرارات الاستراتيجية الفعلية. التحدي هنا هو إيجاد توازن بين الاطلاع على البيانات واستخدامها بذكاء.

4. صعوبة الحفاظ على هوية ثقافة العمل

إدخال نظام مركزي قد يفرض طرقًا قياسية للعمل، ما قد يضعف الطابع المميز لثقافة الشركة. التحدي هو دمج النظام بحيث يدعم قيم الشركة وروح الفريق بدلاً من فرض إجراءات جامدة.

5. توافق النظام مع استراتيجيات النمو المستقبلية

مع تغير سوق العمل بسرعة، يصبح من الصعب ضمان أن يكون النظام مناسبًا لكل مرحلة توسع مستقبلية أو تغير في الهيكل التنظيمي. الشركات تحتاج إلى التفكير في سيناريوهات نمو مستقبلية لضمان أن نظم معلومات الموارد البشرية تبقى داعمة ومرنةً.

وأخيرا

مع ازدياد تعقيد العمليات وكمية المعلومات التي تتعامل معها الشركات يوميًا، أصبح تبني نظم معلومات الموارد البشرية أمرًا حيويًا لتعزيز الأداء التنظيمي. لم تعد هذه الأنظمة مجرد أدوات لإدارة البيانات أو أتمتة الرواتب والحضور، بل أصبحت منصة تُمكّن الشركات من تحليل الأداء، دعم تطوير الموظفين، واتخاذ قرارات استراتيجية أكثر فعالية.

لتحقيق أقصى استفادة من هذه الأنظمة، تحتاج الشركات إلى فهم عميق لمتطلباتها الداخلية، اختيار الحل الأنسب، وبناء آليات للتكيف مع التحديات التقنية والهيكلية. عندما تُدار هذه الجوانب بذكاء، يتحول النظام إلى شريك استراتيجي يعزز النمو المستدام، يحسن الكفاءة التشغيلية، ويجعل المنشآت أكثر استعدادًا لمواجهة المستقبل بمرونة وثقة.