تحكّم كامل في عمليات الموارد البشرية ومهامها اليومية

عمليات الموارد البشرية هي الأنشطة والإجراءات اليومية التي تهدف إلى إدارة الموظفين بكفاءة وضمان سير العمل داخل المنشأة بسلاسة. فهي تشمل التوظيف، الرواتب، إدارة الإجازات، تقييم الأداء، التدريب، والتطوير.

باختصار، يمكن القول إنها النظام التشغيلي الذي يربط بين أهداف المؤسسة وبين تجربة الموظف داخلها.

هناك اختلاف واضح بين الدورين:

• مدير عمليات الموارد البشرية (HR Operations Manager): يشرف على الاستراتيجيات الكبرى، يضع السياسات، ويراقب التزام المؤسسة بالقوانين.
• أخصائي عمليات الموارد البشرية: ينفذ المهام اليومية مثل تحديث ملفات الموظفين، تجهيز عقود العمل، وإدارة الحضور والانصراف.

إذن، المدير يضع الإطار العام، بينما الأخصائي يهتم بالتفاصيل التشغيلية.

يلعب مدير العمليات دورًا مهمًا في رسم خارطة الطريق لإدارة الموارد البشرية. فهو يتأكد أن المؤسسة لا تكتفي بالحد الأدنى من الإجراءات، بل تعمل وفق أفضل الممارسات. وتشمل أبرز مهامه:

1. تصميم وتطوير السياسات الداخلية.
2. متابعة عمليات الرواتب والتعويضات.
3. الإشراف على الامتثال مع قوانين العمل.
4. قيادة فرق العمل وتحفيز الموظفين.
5. وضع مؤشرات أداء لقياس نجاح العمليات.

بينما المدير يركز على الصورة الكبيرة، فإن الأخصائي ينغمس في التفاصيل اليومية. على سبيل المثال، قد يبدأ يومه بمتابعة طلبات الإجازات، ثم ينتقل لتنسيق مقابلات التوظيف، وبعدها يُعد تقريرًا عن ساعات العمل الإضافية.
بعض من مهامه تشمل:

• إدخال وتحديث بيانات الموظفين في نظام الموارد البشرية.
• تجهيز العقود وتجديدها عند الحاجة.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى بشأن التدريب أو الرواتب.
• الرد على استفسارات الموظفين.

غالبًا ما يختلط المفهومان.

• قسم عمليات الموارد البشرية: هو الكيان الكامل الذي يضم جميع الموظفين المعنيين بإدارة الموارد البشرية.
• وحدة عمليات الموارد البشرية: جزء فرعي يركز على مهمة معينة مثل الرواتب أو الامتثال.

هذا الفصل يتيح وضوحًا في توزيع المهام ويمنع التداخل بين المسؤوليات.

الاعتماد على برنامج متكامل للموارد البشرية لم يعد رفاهية، بل ضرورة. فهو يوفر قاعدة بيانات مركزية ويتيح الوصول الفوري إلى معلومات دقيقة.
المزايا الرئيسية:

• أتمتة المعاملات الروتينية.
• تقليل الأخطاء اليدوية.
• تسهيل عملية إعداد التقارير.
• ربط العمليات المختلفة (الرواتب، الإجازات، الأداء) في منصة واحدة.

بالتأكيد، منصتنا تدعم الامتثال لقوانين العمل المحلية واللوائح الضريبية والمتطلبات القانونية الأخرى في المملكة ومجلس التعاون الخليجي.

بالتأكيد، يتميز النظام بقابلية التخصيص العالية لتتناسب مع سياسات الموارد البشرية في مؤسستك، وسير عمل الموافقة، واحتياجات إعداد التقارير

مهام الموظف التنفيذي أو الإداري تشمل:

• متابعة الحضور والغياب.
• تجهيز البيانات الشهرية للرواتب.
• الرد على استفسارات بسيطة من الموظفين.
• رفع التقارير الدورية إلى الإدارة.

النجاح لا يُقاس بالكلام، بل بالأرقام. لذلك، تُستخدم مؤشرات أداء رئيسية مثل:

• معدل دوران الموظفين.
• متوسط وقت التوظيف.
• دقة تقارير الرواتب.
• نسبة رضا الموظفين.

من خلال هذه المؤشرات تستطيع الإدارة معرفة ما إذا كانت تسير على الطريق الصحيح أم تحتاج إلى تحسين.

هناك تحديات خاصة مرتبطة بـتوفير فرص العمل للمواطنين، وتنوع القوى العاملة. إضافة إلى ذلك، التغيرات المستمرة في قوانين العمل تفرض على الإدارات أن تكون مرنة وسريعة التكيف. ومن أبرز التحديات:

• جذب الكفاءات المحلية والمحافظة عليها.
• الالتزام باللوائح الحكومية الحديثة.
• إدارة موظفين من جنسيات وثقافات متعددة.

لقد أصبحت التكنولوجيا شريكًا أساسيًا في نجاح عمليات الموارد البشرية. على سبيل المثال:

• الأنظمة السحابية تسمح بالوصول من أي مكان.
• الذكاء الاصطناعي يساعد في تحليل السير الذاتية.
• الأتمتة تقلل من الأعمال الورقية.
• التكامل مع الجهات الحكومية يوفر وقتًا وجهدًا.

لا يكفي أن يعرف موظف الموارد البشرية القوانين فقط، بل يحتاج أيضًا إلى مجموعة من المهارات:

• إتقان استخدام أنظمة الموارد البشرية.
• مهارات تواصل عالية مع مختلف المستويات.
• القدرة على التحليل وإعداد التقارير.
• التنظيم وإدارة الوقت.