دليلك الشامل إلى تخطيط القوى العاملة

ما زال من الصعب، إن لم يكن من المستحيل تخيل منظومة عمل تخلو من المورد البشري كمحرك أساسي لها، وبرغم التقدم التكنولوجي السريع والهائل وتسارع وتيرة الأتمتة ومزاحمة الآلة للإنسان في كثير من المهام فلا زالت القُوَى العاملة البشرية هي أهم الأصول وأثمن الاستثمارات لأي منشأة أيًا كان نشاطها.

وبطبيعة الحال فإن إدارة أي مورد أو عنصر من عناصر الإنتاج تحتاج إلى تخطيط جيد وفعال، يشمل المدى القصير والطويل على السواء، ويأخذ بعين الاعتبار الأهداف الاستراتيجية للمنشأة، وليست القوى العاملة من ذلك ببعيد.

يعد تخطيط القُوَى العاملة أحد أهم العوامل التي يمكن أن تؤثر على نجاح المنشأة. من أجل الحفاظ على خط إمداد ثابت من المواهب في المنشأة، فمن الضروري فهم جميع ما يجب فعله وما لا يجب فعله في تخطيط القُوَى العاملة. إن امتلاك فكرة واضحة عن أساسيات تخطيط القوى العاملة يُمكن أن يفيد بشكل كبير أصحاب الأعمال والمديرين وغيرهم في تبسيط القوى العاملة بشكل فعال.

في المقابل، يمكن أن يؤدي سوء التخطيط للقوى العاملة إلى خلل في ضبط احتياجات الموظفين إما بالزيادة أو النقصان، مما يؤدي إلى خسائر في الإنتاجية والإيرادات.

في هذا المقال نتعرف بشيء من التفصيل على مفهوم تخطيط القوى العاملة، أهميته، أهدافه، أنواعه، إجراءاته، والعوامل التي تؤثر فيه.

جدول المحتويات:

• ما هو تخطيط القوى العاملة؟
• ما أهمية تخطيط القُوَى العاملة للمنشآت؟
• ما هي مراحل تخطيط القوى العاملة؟
• ما هي أساليب تخطيط القوى العاملة؟
• ما هي أفضل ممارسات التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة؟

ما مفهوم تخطيط القوى العاملة؟

تخطيط القوى العاملة، المعروف أيضًا باسم تخطيط الموارد البشرية، هو عملية التنبؤ باحتياجات الموارد البشرية المستقبلية للمنشأة والتأكد من أن لديها العدد المناسب من الموظفين ذوي المهارات المناسبة في المناصب المناسبة في الوقت المناسب. يتضمن تحليل القوى العاملة الحالية للمؤسسة، وتحديد متطلبات التوظيف المستقبلية، وتطوير استراتيجيات لمعالجة أي فجوات بين الحالي والمستقبلي. يساعد تخطيط القوى العاملة المنشآت على توقع تحديات وفرص القوى العاملة المستقبلية ومعالجتها بشكل استباقي، وبالتالي تعزيز موقعها التنافسي واستدامتها على المدى الطويل.

من خلال التخطيط الصحيح للقوى العاملة، يمكن للمنشآت إدارة القوى العاملة لديها بشكل أفضل والتأكد من أن الموظفين المناسبين يعملون في الأماكن المناسبة، وفي الوقت المناسب. يساعد تخطيط القوى العاملة المنشآت على الحفاظ على العدد المناسب من الموظفين، دون زيادة أو نقصان كبيرين، بما يُتَرجَم إلى تراجع في الإنتاجية أو زيادة عبء العمل على الموظفين الحاليين. كما يمكن معالجة متغيرات التوظيف التي يمكن أن تحدث خلال مواسم الإجازات بشكل فعال من خلال التخطيط الصحيح للقوى العاملة وضمان التشغيل السلس للعمليات على مدار العام دون انقطاعات.

ما أهمية تخطيط القُوَى العاملة للمنشآت؟

يساعد تخطيط القوى العاملة المنشآت على قياس احتياجات الموارد البشرية بشكل مثالي. بعض الأسباب الرئيسية لأهمية تخطيط القُوَى العاملة تتمثل في ما يلي:

تحسين الموارد البشرية

إذا كنت تأمل في صياغة مسار لنجاح منشأتك يتضمن الحفاظ على استمرارية عملياتها فمن الضروري تحسين استخدام الموارد البشرية الحالية، يجب عليك التأكد أن لديك الأفراد المناسبين ذوي المهارات المناسبة الذين يعملون في الأدوار المناسبة وفي الوقت المناسب.

تعزيز رضا الموظفين

يمكن أن يضمن وجود تخطيط القُوَى العاملة بشكل صحيح أن القُوَى العاملة الحالية لديك وكذلك القُوَى العاملة الجديدة تشارك في عمل هادف ويساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية العامة، وهو ما لا ينعكس إيجابًا على المنشأة فحسب، بل يعزز أيضًا من تحفيز ورضا الموظفين.

قد يهمك: كيف تُحدث تكنولوجيا الموارد البشرية ثورة في تجربة الموظف

وجود العدد المناسب من الموظفين

من المهم عدم الإفراط في التوظيف أو تقليص القُوَى العاملة في المنشأة إذا كنت ترغب في تحقيق الكفاءة والفاعلية الإنتاجية. ينطوي تخطيط القُوَى العاملة على مواءمة عدد الموظفين مع التوجه الاستراتيجي للمنشأة وأهداف العمل، كما يساعد تخطيط القُوَى العاملة في تقييم عدد الموظفين الذين تحتاج إليهم أقسام المنشأة المختلفة للعمل لتجنب الإفراط في التوظيف أو تقليص العمالة. يعد هذا أمرًا ضروريًا للغاية للحفاظ على ديناميكيات المنشأة ونجاحها، بالإضافة إلى إنه يساعد في ضمان تلبية احتياجات العملاء.

الاستعداد لمتطلبات القُوَى العاملة المستقبلية

للتأكد من أن المنشأة يمكنها استيعاب جميع احتياجات المشروعات المستقبلية أو متطلبات العمل المتغيرة الأخرى يعد تخطيط القُوَى العاملة أمرًا حيويًا. يتضمن تخطيط القُوَى العاملة المستقبلية التنبؤ بمتطلبات القُوَى العاملة المستقبلية للمنشأة، بما في ذلك عدد الموظفين المطلوبين، والمهارات والمؤهلات التي يجب أن يتمتعوا بها. من خلال توقع احتياجات القُوَى العاملة المستقبلية يمكن للمنشآت التخطيط مسبقًا وإجراء الاستعدادات اللازمة لتلبية هذه الاحتياجات، مما يساعد على ضمان نجاحها على المدى الطويل.

القابلية للتكيف وسرعة التحرك:

يجب أن تكون منشآت اليوم مستعدة للتغيير والمضي قدمًا. سيساعد تخطيط القُوَى العاملة المنشآت على التنبؤ بتغيرات السوق وتطور التكنولوجيا والاتجاهات الجديدة في الصناعة والتفاعل معها من خلال امتلاك أفضل القدرات والمهارات ضمن مواردها البشرية لمواكبة هذه المتغيرات.

انخفاض تكاليف التوظيف

من خلال قياس متطلبات القوى العاملة وتحليل مخزون القُوَى العاملة الحالي، يمكن للمنشآت تحديد أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة لتوظيف الموظفين والاحتفاظ بهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى انخفاض تكاليف التوظيف المرتبطة بالإعلان وإجراء المقابلات والتدريب مما يساهم في تحسين الكفاءة والربحية.تخطيط التعاقب الوظيفي وتطوير القيادة.

يشمل تخطيط القُوَى العاملة تخطيط التدريب وتخطيط المسار المهني، بما لها من أهمية كبيرة في تخطيط التعاقب الوظيفي والاستثمار الجيد في القيادات المستقبلية للمنشأة.

ما هي مراحل تخطيط القوى العاملة؟

1. تحديد الأهداف والنطاق

تتمثل الخطوة الأولى في تخطيط القُوَى العاملة في تحديد أهداف ونطاق عملية التخطيط. يتضمن ذلك توضيح الأهداف الاستراتيجية للمنشأة، وتحديد التحديات والفرص الرئيسية للقوى العاملة، وتحديد الإطار الزمني والموارد المتاحة لأنشطة تخطيط القوى العاملة.

2. تحليل مخزون القوى العاملة الحالي/ تحليل بيئة العمل

قبل أن يقوم المدير بعمل تنبؤ بالقوى العاملة المستقبلية، يجب تحليل حالة القوى العاملة الحالية. لهذا يجب ملاحظة العوامل التالية:

• نوع المنظمة
• عدد الأقسام
• عدد الإدارات
• عدد الموظفين في وحدات العمل
• بمجرد تسجيل هذه العوامل من قبل المدير، يحين دور مرحلة التنبؤ المستقبلي.

3. إجراء تنبؤات القُوَى العاملة المستقبلية

بمجرد معرفة العوامل المؤثرة على تنبؤات القُوَى العاملة المستقبلية، يمكن التخطيط لمتطلبات القُوَى العاملة المستقبلية في العديد من وحدات العمل.

تقنيات التنبؤ بالقوى العاملة التي تستخدمها المنظمات بشكل شائع هي كما يلي:

• توقعات الخبراء: يتضمن ذلك القرارات غير الرسمية واستطلاعات الخبراء الرسمية وتكنيك دلفي [تكنيك أو طريقة دلفي هي طريقة للتنبؤ تستفيد من الذكاء الجماعي للجنة الخبراء من خلال عملية منظمة من جولات الاستبيانات والتعليقات غير موضحة المصدر].
• تحليل الاتجاهات: يمكن توقع احتياجات القُوَى العاملة من خلال الاستقراء (تنبؤات الاتجاهات السابقة)، والفهرسة (باستخدام سنة الأساس كقاعدة)، والتحليل الإحصائي (مقياس الاتجاه المركزي Central Tendency Measure).
• تحليل عبء العمل: يعتمد على طبيعة عبء العمل في الإدارة أو في الفرع أو في القسم.
• طرق أخرى: تستخدم العديد من النماذج الرياضية، بمساعدة أجهزة الحاسوب للتنبؤ باحتياجات القُوَى العاملة، مثل تحليل الميزانية والتخطيط، والانحدار، وتحليل المشاريع الجديدة.

تتضمن عملية تنبؤات القوى العاملة المستقبلية الخطوات التالية:

التنبؤ بالطلب

الخطوة التالية هي التنبؤ بالطلب المستقبلي للمؤسسة على الموارد البشرية بناء على تحليل العوامل البيئية وأهداف العمل. يتضمن ذلك استطلاع متطلبات التوظيف حسب الإدارة أو الوظيفة أو مجموعة المهارات خلال مدّة زمنية محددة، مع مراعاة عوامل مثل نمو الأعمال والتوسع في أسواق جديدة والتغيرات في التكنولوجيا.

تحليل العرض

بمجرد تحديد الطلب المستقبلي على الموارد البشرية، يقوم مخططو القُوَى العاملة بإجراء تحليل شامل لقدرات القُوَى العاملة الحالية للمؤسسة وتوافرها.

تحليل الفجوات Gap Analysis

يقارن مخططو القوى العاملة الطلب المتوقع على الموارد البشرية بالعرض الحالي لتحديد أي فجوات أو عدم تطابق بين الاثنين.

4. إعداد خطط العمل والاستراتيجيات

بمجرد الانتهاء من تحليل الفجوة، يطور مخططو القُوَى العاملة مبادرات استراتيجية وخطط عمل لمعالجة تحديات وفرص القُوَى العاملة المحددة، يمكن وضع برامج التوظيف وتطويرها وفقا لذلك.

تتضمن المبادرات أيضًا تصميم البرامج التدريبية، وفقًا لاحتياجات المنشأة وخطط التوسع وبرامج التنمية وما إلى ذلك. وتعتمد برامج التدريب على مدى التحسن في التكنولوجيا والتقدم الذي سيحدث. كما تساهم في تحسين مهارات الموظفين وقدراتهم ومعرفتهم.

5. التطبيق والملاحظة

في المرحلة التالية يقوم مخططو القُوَى العاملة بتنفيذ الاستراتيجيات وخطط العمل المحددة في خُطَّة القُوَى العاملة وملاحظة تقدمها وفعاليتها بانتظام.

ستحتاج إلى تطوير خُطَّة واضحة خطوة بخطوة تمكنك من تحقيق أهدافك كمنظمة. ستوجهك الإجابات على الأسئلة التي طرحتها على نفسك في مرحلة تحليل الفجوات في أثناء إنشاء خطتك وطرحها.

6. التقييم والتغذية الراجعة

تتمثل الخطوة الأخيرة في عملية تخطيط القُوَى العاملة في تقييم نتائج جهود التخطيط وجمع التعليقات من صناع القرار والمدراء في المنشأة.

اكتشف كيف تساعدك تقارير تالنتو في أتمتة تخطيط القوى العاملة بشكل فعال، اطلب العرض التوضيحي الآن

ما هي أساليب تخطيط القوى العاملة؟

تخطيط القُوَى العاملة هو عملية معقدة لها عدة مستويات من الإدارة. بالنسبة لإدارة الموارد البشرية التنظيمية، من المحتمل أن يكون هناك مجموعتان من أساليب تخطيط القوى العاملة، المجموعة الأولى تنقسم وفقًا للمستوى الذي يشمله تخطيط القُوَى العاملة، في حين تكون أنواع المجموعة الثانية بناءًا على المدة الزمنية التي يشملها التخطيط.

أساليب تخطيط القوى العاملة وفقًا للمستوى التنظيمي

تخطيط القوى العاملة على مستوى المنشأة

من أجل التنمية الشاملة للمنشأة، يمكن تخطيط القوى العاملة على مستوى المنشأة بكاملها، وذلك لخلق المزيد من فرص العمل مع استخدام الموارد البشرية المتاحة بكفاءة أكبر.

ومن الأمثلة الوافرة على تخطيط القوى العاملة على المستوى الكلي عندما تمر الشركة بتحول جذري يتطلب تدريبا واسع النطاق للعمال. على سبيل المثال: نمت شركة Corning من مجرد شركة لتصنيع الزجاج إلى أكبر مورد لزجاج الغوريلا المستخدم على نطاق واسع اليوم بفضل الاعتماد على التخطيط الممتاز للقوى العاملة.

تخطيط القُوَى العاملة جزئيًا

هناك نهج أكثر فاعلية لتخطيط القوى العاملة على المستوى الجزئي. في هذا المستوى، يتخذ المديرون تدابير مختلفة في مراحل التوظيف والاختيار والترقية والتوسع في وحدة الأعمال لتدريب الموظفين وتعويضاتهم وتخطيطهم.

أساليب تخطيط القوى العاملة وفقًا للنطاق الزمني

تخطيط القوى العاملة قصير الأجل

ويتضمن تخطيط القُوَى العاملة لمدة عام واحد، يطلق عليه تخطيط القُوَى العاملة قصير الأجل. تعد الخطط السنوية مفيدة على مستوى الشركة لأن الاستفادة قصيرة الأجل يمكن دمجها بسهولة في النمو الإيجابي للشركة على المدى المتوسط أو الطويل.

تخطيط القوى العاملة متوسط الأجل

يشار إلى تخطيط القِوَى العاملة لمدة 2 إلى 5 سنوات كمتوسط الأجل. غالبًا ما يكون تدريب وتطوير الموظفين جزءًا من تخطيط القوى العاملة على الأجل المتوسط لأنه يركز على نقل المهارات التي ستكون مفيدة للشركة في السنوات الخمس المقبلة.

تخطيط القوى العاملة طويل الأجل

يعد تخطيط القُوَى العاملة لمدى زمني يزيد عن عشر سنوات هو تخطيط طويل الأجل للقوى العاملة. تستخدم معظم الشركات تخطيط القُوَى العاملة على المدى الطويل للتنبؤ بنمو الشركة والتخطيط لمزيد من التوسعات. كجزء من تخطيط القُوَى العاملة طويل الأجل، يتم اتخاذ القرارات الأساسية المتعلقة بالاستثمارات والاستحواذ وعمليات الاندماج.

ما هي أفضل ممارسات التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة؟

يمكن أن يساعدك التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة في ضمان أن يكون لدى منشأتك دائمًا الأشخاص الذين تحتاج إليهم -كمًا وكيفًا- لتحقيق أهدافها. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها للحصول على أفضل فرصة للنجاح.

شاهد ما يفعله منافسوك

من المحتمل أن يواجه منافسوك بعضًا من التحديات والفرص التي تواجهك. ويمر الكثير منهم أيضًا بنفس العملية لتحديد الشكل الذي ستبدو عليه احتياجاتهم المستقبلية.

يمكنك الحصول على نَظْرَة ثاقبة لما يفعله منافسوك من خلال التحقق من صفحات LinkedIn والوظائف الخاصة بهم لمعرفة الأدوار والمهارات التي يوظفون لها. يمكنك أيضًا استخدام LinkedIn لاستكشاف مهارات موظفيهم الحاليين ومعرفة ما إذا كان لديهم شيء تفتقده حاليًا.

استثمر في الاحتفاظ بالموظفين

تخطيط القُوَى العاملة يتعلق في المقام الأول بالمستقبل. ولكن يمكن أن تذهب خططك أدراج الرياح إذا غادر أفضل موظفيك آخذين مهاراتهم ومعرفتهم معهم. هذا يعني أنك ستحتاج إلى وضع استراتيجيات لتعزيز الاحتفاظ بالأشخاص والحفاظ على موظفيك لفترة أطول.

تتمثل إحدى الطرق الجيدة للبدء في إجراء استطلاعات منتظمة لمشاركة الموظفين، والتي يمكن أن تساعدك في اكتشاف المشكلات قبل أن تتطور الأمور وتؤدي إلى مغادرة الموظفين. من الجيد أيضًا إجراء مقابلات الخروج عندما يغادر الموظف. يساعدك هذا على معرفة سبب مغادرة الأشخاص بالضبط، وإيجاد طرق لمنع حدوث ذلك في المستقبل.

على سبيل المثال: إذا غادر عدد كبير من الأشخاص لأنهم يشعرون أنه ليس لديهم طريقة للتقدم داخل المنظمة، فقد يكون هذا مؤشرًا على خلل يجب معالجته في خُطَّة القوى العاملة لمنشأتك لكي تتمكن من تصحيح المسار.

مراجعة خطتك وتقييمها بانتظام

مهما بذلت من جهد في تخطيط القُوَى العاملة، فلا أحد يستطيع التنبؤ بكل شيء. إذا تغيرت الظروف، يجب أن تكون مستعدًا لإعادة تقييم خطتك. قد تجد -مثلًا- أن الاستراتيجيات التي تطورها في مرحلة التخطيط ليس لها التأثير الذي توقعته. في هذه الحالة، من المهم إعادة تقييم عملياتك وتعديلها.

من المهم أيضًا تحديد المقاييس الرئيسية التي ستقيس من خلالها نجاح خطتك في وقت مبكر من العملية. بهذه الطريقة، ستتمكن من معرفة ما إذا كانت استراتيجيتك لا تعمل كما هو متوقع وتعديلها وفقًا لذلك.

تخصيص الوقت للموارد البشرية الاستراتيجية

يعد التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة جزءًا حيويًا من الإدارة الاستراتيجية الشاملة للموارد البشرية يستهدف مساعدة المنشآت على الاستمرار في مواكبة تغيرات السوق والتكنولوجيا الجديدة والعوامل الأخرى التي يمكن أن تؤثر على الأداء. ولكن التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة يستغرق كذلك الكثير من الوقت والتركيز - وهو ما لا تمتلكه فرق الموارد البشرية في كثير من الأحيان.

اكتشف كيف يمكن أن يساعدك نظام تالنتو لإدارة الموارد البشرية في تقليص الوقت والجهد لفريق الموارد البشرية. اطلب العرض التجريبي الآن

وفي ختام الحديث عن تخطيط القوى العاملة

يجب على أي منشأة تتوقع نموًا مستقبليًا أو توسعًا مستدامًا لأعمالها أن تستثمر في تخطيط القُوَى العاملة. عندما يتم القيام بتخطيط الموارد البشرية بشكل صحيح، يمكن أن يمثل ذلك استراتيجية قوية لتغذية نمو منشأتك وتطوير القُوَى العاملة لديك. باستخدام الأساليب المناسبة واتباع مراحل تخطيط القُوَى العاملة يمكنك الحفاظ على توازن القُوَى العاملة لديك، والتأكد من وجود الأشخاص المناسبين في الأماكن المناسبة، وفي الوقت المناسب.

وباستخدام نظام تالنتو لإدارة الموارد البشرية، ستتمكن من الحصول على البيانات الدقيقة التي تساعدك في إجراء التنبؤات والتحليلات التي يحتاج إليها فريقك لإجراء تخطيط فعال وجيد للقوى العاملة لمنشأتك.