لماذا يجب أن تكون مسيرات الرواتب مؤتمتة؟ دليل شامل

هل ما زلت تستخدم الوسائل التقليدية وتعتقد أنك لا تحتاج فعليًا لأتمتة مسيرات الرواتب؟ وتقضي الساعات الطويلة والمرهقة وتحشد طاقتك القصوى وتركيزك لهذا النوع من المهام؟

تشير دراسة أجرتها مؤسسة ديلويت أن 57% من وقت عمل فرق الموارد البشرية يتم استخدامه في إجراءات إدارية تقليدية، بينما تشير نتائج أبحاث مؤسستي فورستر-دييل أن الشركات التي قامت بأتمتة وظائف مسير الرواتب قد نجحت في توفير وقت العمل بواقع 37%.

فهل أنت منهم؟

إذا كنت لا تزال تهدر وقتك فأنت بحاجة إلى قراءة هذا المقال.

جدول المحتويات:

• تعريف مسيرات الرواتب
• مفهوم أتمتة مسير الرواتب
• لماذا تحتاج المنشآت إلى أتمتة مسير الرواتب؟
• كيف تتأكد من اختيارك لأفضل حلول أتمتة مسيرات الرواتب؟
• إعداد مسيرات الرواتب: بين اليدوي و"تالنتو"
• كيف يوفر تالنتو تقارير دقيقة لمراقبة الرواتب شهريًا؟
• حل مشاكل تأخير الرواتب وعدم الدقة مع تالنتو
• دور تالنتو في تحسين شفافية الرواتب داخل المؤسسة

ما هي مسيرات الرواتب Payroll؟

مسير الرواتب مصطلح يشير إلى نتاج العمليات التي يتم بموجبها تحديد وصرف الأجور والتعويضات والمستحقات المالية الدورية للعاملين، ويتم ذلك في أغلب الأحوال بصفة شهرية باستثناء بعض الحالات التي يتقاضى فيها العاملون أجورهم بالإنتاج أو بالأجر اليومي أو غير ذلك.

بعبارة أخرى يمكن تعريف مسير الرواتب بأنه عملية سداد ما يستحقه العامل من الأجر المتعاقد عليه مقابل ما أداه فعليًا من عمل. ويتضمن ذلك مقابل ساعات العمل الرسمية، إضافة إلى ساعات العمل الإضافية، وما استحقه العامل من مكافآت أو عمولات إضافية، بعد خصم الالتزامات والاستقطاعات مثل الغياب والتأمينات الاجتماعية والضرائب والمديونيات والجزاءات إن وجدت.

ماذا يُقصد بأتمتة مسيرات الرواتب؟

يشير مصطلح أتمتة الرواتب إلى توظيف التقنيات التي تقلص من الإجراءات اليدوية في معالجة مسيرات الرواتب عبر كافة مراحله إلى الحد الأدنى منها. 

وفقًا لأبحاث فورستر-دييل، فإن أتمتة مسير الرواتب قد حققت تحسنًا في إدارة الرواتب وبيانات الموظفين بنسبة 46%، كما أنها قد أسهمت في تحسين تجربة الموظفين عبر مواقع العمل المتباعدة جغرافيًا بنسبة 41%، وساعدت الأتمتة أيضًا في جعل اتخاذ القرارات المتعلقة بالأجور أيسر بنسبة 38%، كما خفضت الأتمتة من وقت إدارة مسير الرواتب بنسبة 37%.

تبدأ عملية أتمتة مسيرات الرواتب من أتمتة تسجيل الحضور والانصراف واحتساب أوقات العمل آليًا، من خلال تقنيات متنوعة (مثل أجهزة تسجيل الحضور ببصمات الأصابع أو بصمة العين، أو من خلال تطبيقات الهواتف الجوالة، أو غير ذلك من التقنيات).

تتطلب معالجة المدخلات المؤثرة على مسيرات الرواتب وجود نظام مركزي لإدارة الموارد البشرية يتوافق مع تقنيات تسجيل الحضور ويتيح وضع ضوابط وإعدادات معالجة تلك المدخلات وفقًا لسياسة المنشأة.

وتنتهي عملية أتمتة مسير الرواتب بالحصول على المخرجات اللازمة، والتي تتضمن:

• إتمام عملية تحويل الرواتب من حساب المنشأة إلى حسابات الموظفين
• إرسال إشعارات لكافة الموظفين بتفاصيل رواتبهم.
• إصدار المستندات التي توثق إجراء دفع الرواتب، لأغراض الامتثال القانوني، واستكمال الإجراءات ذات الصلة مثل سداد الاشتراكات التأمينية والاستقطاعات الضريبية، والتقارير المالية مثل: توزيع تكلفة الأجور على مراكز التكلفة (في المنشآت التي تحتاج إلى هذا النوع من التقارير).
• إصدار تقارير المعلومات الإدارية المتعلقة بالرواتب، والبيانات الإحصائية التي يحتاج إليها صانع القرار داخل المنشأة.

لماذا تحتاج المنشآت إلى أتمتة مسير الرواتب؟

لا يمكن إنكار أفضلية برامج مسيرات الرواتب على الإجراءات اليدوية في اختصار الكثير من الوقت والجهد لإدخال أوقات عمل الموظفين وساعات العمل الإضافي. يمكن أن يكون ذلك في حد ذاته سببًا كافيًا لنختار الأتمتة، إلا أنَّ ذلك لا يعني تجاهل المزيد من المزايا الأخرى التي تجعل الاستثمار في أتمتة مسيرات الرواتب ضرورة ملحة، مثل زيادة الكفاءة والإنتاجية وكذلك تعزيز الربحية.

ولكن كيف ذلك؟

تقليل الأخطاء

تُعد أتمتة مسيرات الرواتب حلًا مثاليًا للتخلص من أخطاء كشوف المرتبات التقليدية، والتي تتطلب العمل على العديد من جداول البيانات والمستندات الداعمة وبطاقات الحضور، بما يعني أنك تتعامل مع عدد كبير من الملفات والأنظمة المختلفة، حيث يمكن أن يؤدي خطأ صغير إلى عدة ساعات من العمل الإضافي، ناهيك عن الإجهاد والإرهاق الذي يسببه.

تساعد أنظمة مسيرات الرواتب على الحد من الأخطاء، وتُسهّل تحديث وإدارة البيانات المتعلقة بالموظفين في قواعد بيانات مركزية موحدة يتم من خلالها إدارة كافة الإجراءات والتفاصيل المتعلقة بالموظفين ومستحقاتهم وتفاصيل تاريخ خدمتهم، كما أنها تُبقي الموظفين على إطلاع دائم على بياناتهم المسجلة في النظام من خلال خواص الخدمة الذاتية، مما يسمح لهم بالمساهمة في تحديث بياناتهم ومراجعتها.

تعزيز الامتثال القانوني

بخلاف ما يخص تقليل الأخطاء الإجرائية التي تؤدي غالبًا إلى إهدار ساعات لا حصر لها من المراجعة والتصحيح، فإن أتمتة مسيرات الرواتب تساعد الشركات أيضًا على تعزيز امتثال المنشأة لنُظم العمل والقوانين المتعلقة بحماية حقوق العاملين. ذلك لأن أخطاء كشوف المرتبات لا تستغرق الكثير من الوقت لتصحيحها فحسب، بل إنها تُشكِّل أيضًا مخاطر امتثال كبيرة.

إذا كانت حسابات مسيرات الرواتب غير صحيحة، فهذا يعني بالضرورة وجود أخطاء في حساب الضرائب، وهو ما من شأنه أن يؤدي إلى غرامات كبيرة تفرضها السلطات القانونية المختصة.

الحفاظ على أمن المعلومات

تعتبر تفاصيل الأجور من البيانات التي تتسم بحساسية شديدة، والتي ينبغي التعامل معها بقدر كبير من السرية والخصوصية. بخلاف ما قد يسببه تسرب بيانات الرواتب من أزمات داخلية وتوتر داخل المنشأة، فإن بيانات الرواتب تعد جزءًا من الاستراتيجية التنافسية للمنشأة.

تُشكّل جداول البيانات المطبوعة والنسخ الورقية لتفاصيل الدفع وغيرها من المعلومات الحساسة مخاطر أمان يمكن تجنبها بسهولة من خلال عمليات مسيرات الرواتب الرقمية والآلية.

تستخدم مسيرات الرواتب المؤتمتة تقنيات متطورة لضمان حماية البيانات السرية في جميع الأوقات. كما أن أتمتة مسيرات الرواتب تساعد على تتبع وتخزين واسترجاع التفاصيل المهمة لعمليات الرواتب بحيث تكون المنشأة مستعدة دائمًا لعمليات التدقيق المحتملة في أي وقت.

المساهمة في توسُّع ونمو المنشأة

تُعد أتمتة عمليات مسيرات الرواتب شرطًا أساسيًا لتوسيع نطاق عمل المنشأة، حيث أن العمليات اليدوية ليست مناسبة للحفاظ على نمو الأعمال على المدى الطويل.

يجب أن يصاحب نموَ أعمالِ المنشأةِ توسعٌ جوهريٌ في إجراءات وعمليات مسيرات الرواتب لاستيعاب كميات إضافية من تفاصيل بيانات الموظفين الجدد، وبالتالي فإن أتمتة عمليات مسيرات الرواتب هي الطريقة الوحيدة لإدارة عمليات الأجور والتعويضات بشكل يتسم بالمرونة والاستجابة السريعة لنمو المنشأة وتوسعاتها.

الاستعداد الجيد للمستقبل

تُعدّ أتمتة مسيرات الرواتب رُكنًا مُهمًا في عملية التحول الرقمي والذي هو بدوره أمر بالغ الأهمية لتحضير المنشآت لدخول المستقبل والتعامل مع متغيراته. بالنظر إلى كثير من الوقائع الحالية في عالم الموارد البشرية التي لم تكن شائعة في الماضي، فإن كثيرًا من تلك الوقائع لم تكن عملية الإدارة اليدوية التقليدية للموارد البشرية مؤهلة لاستيعابها والتعامل معها، مثل الاتجاه إلى التوظيف عن بعد، وأوقات العمل المرنة وغيرها. مع الخطوات السريعة للتقنية في عالم الأعمال، فإن إدارة عمليات الموارد البشرية يجب أن تتسم بأكبر قدر من المرونة لتحقيق أكبر قدر من الكفاءة ومساندة تطور المنشآت بما يدعم زيادة الإنتاج وبالتالي تحقيق زيادة في الأرباح.

يتضمن الاستعداد الجيد للمستقبل كذلك قابلية عمليات الموارد البشرية ومسيرات الرواتب لمواكبة أحدث التدابير التشريعية ومتطلبات الامتثال مثل نُظم حماية الأجور.

كيف تتأكد من اختيارك لأفضل حلول أتمتة مسيرات الرواتب؟

• إذا كان مسير الرواتب قابلاً للتكيف والتوسع ويتلاءم مع تحديات عملك.
• إذا كان مسير الرواتب متوافقًا مع متطلبات الامتثال والأنظمة الحكومية ذات الصلة، مثل التأمينات الاجتماعية، ونظام مدد لحماية الأجور في المملكة العربية السعودية.
• إذا كان مسير الرواتب يتسم بواجهة واضحة وتبويب بديهي للأوامر والخيارات، وأن يكون سهل الاستخدام.
• إذا كان مسير الرواتب يتسم بخيارات أتمتة مرنة وموسعة وقابلة للتخصيص.
• إذا كان مسير الرواتب يوفر خيارات متعددة وواسعة للتقارير والمخرجات.
• إذا كان مسير الرواتب يوفر عوامل كافية للأمن المعلوماتي وحماية البيانات.
• إذا كان مسير الرواتب يتيح لك إمكانية استخدامه من مواقع متعددة عبر متصفحات الويب (Software as a Service -SaaS).
• إذا كان مزود الخدمة يوفر لك مستوى عالي الجودة من المتابعة وخدمة العملاء

إعداد مسيرات الرواتب: بين اليدوي و"تالنتو"

خلال سنوات قليلة، ستكون حكاية مدهشة تحكيها لموظفي الموارد البشرية الجدد عن حياة ما قبل أتمتة مسيرات الرواتب، وخاصة إذا كان موظفوك الجدد قد بدأوا رحلتهم في عالم الموارد البشرية من خلال نظام متطور مثل تالنتو فستبدو لهم حكايتك كأنها قادمة من عصر الديناصورات. 

يمكنك أن تحتفظ بجدول المقارنة التالي لاستخدامه في الحكاية:

ترصيد ساعات وأيام العمل

الطريقة اليدوية

• جمع بطاقات/كشوف الحضور واعتمادها من المشرف المباشر لكل قسم. 
• إعداد جدول بيانات لتفريغ البيانات، وحساب ساعات العمل والغياب والأجر الإضافي.
• احتساب الاستقطاعات والخصومات.
• مراجعة سجلات الغياب والإجازات السابقة للموظفين ومقارنة الحالات بالسياسات لتطبيق الإجراءات اللازمة.

تالنتو

• اعتماد سجلات الحضور بنقرة زر.
• نقرة زر تفريغ البيانات وحساب ساعات العمل والغياب وتطبيق السياسات التي أعددتها مسبقًا.

تعديلات حركة الموظفين 

الطريقة اليدوية

• مراجعة طلبات الإجازات والاستقالات، وإشعارات العودة من الإجازات وإشعارات مباشرة العمل للموظفين الجدد، وجمعها والتأكد من إدخال كافة المعلومات إلى جدول مسير الرواتب.
• مطابقة العدد الفعلي للموظفين مع نظيره من الشهر الماضي بعد خصم/إضافة الحركات.
• إعداد تسويات منفصلة للموظفين المغادرين في إجازات سنوية أو المنتهية خدماتهم.

تالنتو

• يتم تسجيل قيود الحركات فور اعتمادها، وتحتسب تلقائيًا داخل النظام.

الاعتمادات

الطريقة اليدوية

• يتم إرسال نُسخ ورقية معززة بالمستندات الداعمة إلى المدراء المعنيين لاعتماد مسير الرواتب.

تالنتو

• يمكن للمدراء المعنيين الاطلاع على مسير الرواتب واعتماده عبر النظام.

إشعارات الرواتب

الطريقة اليدوية

• يتم ربط جدول مسير الرواتب بنموذج الإشعار عن طريق خاصية الدمج البريدي وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
• يحتاج الموظف لطلب نسخ إضافية من إشعارات الراتب السابقة في أحيان كثيرة لإجراء بعض المعاملات الرسمية أو تعاملات البنوك.

تالنتو

• نقرة زر لإرسال الإشعارات بالبريد الإلكتروني والجوال، ويمكن للموظف الاطلاع على الإشعار واسترجاعه وطباعته وقتما شاء دون الحاجة لمراجعة الموارد البشرية.

 وقت العمل على مسير الرواتب

الطريقة اليدوية

• 7-10 أيام شهريًا في المتوسط.

تالنتو

• 1-3 أيام شهريًا بحد أقصى.

كيف يوفر تالنتو تقارير دقيقة لمراقبة الرواتب شهريًا؟

يوفر "تالنتو" تحليلات قيّمة حول الحضور الانصراف شاملة، أو مخصصة حسب القسم أو الموظف. لضمان الالتزام بساعات العمل وتحديد الاتجاهات التي قد تؤثر على الإنتاجية، كما يساعدك على ضمان الشفافية المالية والامتثال من خلال تقارير مفصلة تتبع نفقات الموظفين القابلة للاسترداد. من خلال الميزات التالية:

• مراقبة النفقات اليومية، مثل المواصلات والوجبات والسكن.
• تحليل الفواتير المقدمة ومطالبات الاسترداد لضمان دقتها وامتثالها.
• إعداد تقارير دورية تلخص إجمالي النفقات لكل قسم ولكل موظف.

حل مشاكل تأخير الرواتب وعدم الدقة مع تالنتو

تعتبر مشاكل تأخر الرواتب وعدم دقتها من أهم الإشكاليات القانونية التي تصادفها من خلال عمل مسيرات الرواتب، إضافة إلى ما يترتب عليها من تراجع ثقة الموظفين في المنشأة، وانخفاض الرضا الوظيفي والاندماج.

ومع استمرار العمل بالوسائل التقليدية تظل احتمالات حدوث الخطأ البشري، أو التأخر في تسليم الرواتب قائمة بنسب لا يمكن تجاهلها أو إنكارها، ومهما كان مستوى فريق الموارد البشرية لديك رائعًا ومهنيًا، فإن هذا لا يعني بالضرورة انخفاض احتمالات الخطأ أو التأخير إلى مستويات آمنة.

في الواقع، يتجاوز الأمر عوامل الخطأ البشري إلى عوائق قد تكون خارجة عن السيطرة في أحيان كثيرة، مثل تزامن العطلات الرسمية الطويلة مع فترة إعداد مسير الرواتب، أو حدوث نقص مفاجئ في فريق العمل لظروف قهرية.

لذلك يظل قرار التحول الرقمي إلى نظام متكامل لإدارة الموارد البشرية خيارًا حتميًا وإن تأجل لبعض الوقت.

إذ يمكن للأتمتة من خلال نظام جيد أن تُقدم خيارات متعددة لتسهيل المهام واختصار وقت العمل وكذلك تقليص الأخطاء إلى الحد الأدنى، وكذلك اختصار الجهد والوقت المطلوبين للمراجعة والتدقيق، بما يعني أن النتائج تكون أقرب ما تكون إلى الخلو من الأخطاء.

من خلال خاصية الإعداد المسبق للسياسات، وأتمتة الإجراءات المترتبة عليها في "تالنتو"، فإن عوامل الخطأ الناتجة عن عدم دقة الحسابات أو السهو تكاد تكون معدومة.

كما أن تقليص الوقت الضروري لمراجعة مسيرات الرواتب تضمن أن تكون عملية المراجعة أسرع وأكثر دقة، بما يساعد في تقليل الوقت الإجمالي لإجراءات صرف الرواتب مع احتمالات ضئيلة لوقوع أخطاء.

دور تالنتو في تحسين شفافية الرواتب داخل المؤسسة

عندما تكون كافة المعاملات المتعلقة بالرواتب محفوظة مركزيًا داخل نظام واحد، مع صلاحيات للاطلاع والتدقيق، وحزمة شاملة من التقارير والإحصاءات التي ينتجها نظام "تالنتو"، فإن ذلك بلا شك يُعزّز من الشفافية والرقابة على إجراءات الرواتب.

كما أن وجود خاصية الخدمة الذاتية للموظفين تُمكّن الموظفين من البقاء على اطلاع بتفاصيل ومفردات رواتبهم الشهرية، ومعرفة الاستقطاعات والإضافات التي تمت على الراتب كل شهر.

في الختام..

لم تعد أتمتة مسيرات الرواتب خيارًا أو كمالية، بل ضرورة حتمية لكل منشأة تسعى للكفاءة والدقة في إدارة مواردها البشرية. مع نظام "تالنتو"، يمكنك تحويل العمليات المعقدة الطويلة والمرهقة إلى نظام سلس، دقيق، وآمن. سواء كنت ترغب في تقليل الأخطاء، تعزيز الشفافية، أو ضمان الامتثال القانوني، فإن الحلول الرقمية توفر لك كل ذلك وأكثر. استثمر في التكنولوجيا اليوم، واجعل إدارة الرواتب جزءًا من نجاح مؤسستك غدًا. اطلب العرض التجريبي الآن!