طلب السلفة هو آلية رسمية يتيحها صاحب العمل للموظف للحصول على جزء من راتبه مقدمًا قبل موعد استحقاقه، على أن يتم خصمه لاحقًا من الراتب أو توزيعه على أقساط. يختلف عن القرض الداخلي بأن السلفة عادةً قصيرة الأجل ومتصلة مباشرة بالراتب، بينما القرض قد يكون ذا فترة أطول ويخضع لشروط أكثر تعقيدًا مثل موافقة لجنة أو ربطه بسياسات التمويل الداخلي للشركة.

وفقًا لنظام العمل السعودي، لا يُمنع صاحب العمل من منح سلفة للموظف بشرط:

• أن يتم توثيقها بشكل واضح.
• أن تُخصم من الراتب بطرق مشروعة ومعلنة للموظف.
• ألّا تؤدي إلى اقتطاع أكثر من النسبة المقررة قانونيًا من أجر العامل في الشهر الواحد (عادةً لا تزيد عن 50% من الراتب).

هذا يضمن حقوق الطرفين ويحمي صاحب العمل من أي مطالبات لاحقة.

عادةً يتضمن النموذج البنود التالية:

• بيانات الموظف (الاسم، رقم الهوية، رقم الموظف، القسم).
• قيمة السلفة المطلوبة.
• سبب طلب السلفة (اختياري لكن مفضل للتوثيق).
• آلية السداد (خصم من راتب شهر قادم أو توزيع على عدة أشهر).
• توقيع الموظف على إقرار بالالتزام بالسداد.
• موافقة الإدارة المالية / إدارة الموارد البشرية.
• تاريخ الاستحقاق والخصم.

قسم الموارد البشرية يجب أن يوازن بين:

• سيولة الشركة: هل يسمح التدفق النقدي بتقديم السلفة دون التأثير على الالتزامات الأساسية؟
• عدالة التطبيق: هل الموظف يستحق السلفة مقارنة بغيره وفقًا للسياسات الداخلية؟
• تاريخ الموظف المالي داخل الشركة: هل سبق أن أخذ سلفات والتزم بالسداد؟
• التأثير المعنوي: السلفة قد تساعد في تعزيز ولاء الموظف إذا منحت في ظرف إنساني أو طارئ.

نعم، وجود سياسة مكتوبة يضمن:

• وضوح الشروط للجميع.
• منع الاستثناءات الفردية التي قد تخلق شعورًا بعدم العدالة.
• توحيد الآلية (مثل الحد الأقصى لقيمة السلفة، عدد مرات طلبها في السنة، شروط السداد).
• تسهيل عمل قسم الموارد البشرية بتقليل الاستفسارات الفردية.

إدخال السلفة على نظام الرواتب يتطلب دقة عالية، حيث يجب تسجيلها كـ:

• مبلغ مدفوع مقدّمًا قبل موعد الراتب.
• خصم لاحق يظهر بوضوح في قسيمة راتب الموظف.
• متابعة محاسبية لتسوية السلفة في الشهر أو الأشهر التالية.
  أي خطأ في هذه العملية قد يؤدي إلى مطالبات قانونية أو شكاوى من الموظفين.

• ارتفاع عدد الطلبات في أوقات معينة (مثل بداية المدارس أو المواسم الدينية).
• صعوبة رفض الطلبات دون التأثير على معنويات الموظفين.
• التعامل مع الحالات المتكررة من نفس الموظف.
• ضمان التوازن بين المرونة والالتزام بالسياسة المالية للشركة.

بعض الشركات تفضل تقديم حلول أخرى لتقليل الضغط المالي على الموظفين، مثل:

• برامج السداد المرن: تمكين الموظف من جدولة دفعات معينة عبر الشركة.
• التعاون مع بنوك لتقديم قروض صغيرة ميسرة بضمان الراتب.
• برامج الادخار: اقتطاع نسبة شهرية من الراتب تُسترد في الحالات الطارئة.

• وضع سياسة موحدة معلنة.
• تحديد سقف مالي لكل موظف (مثلاً لا يتجاوز راتب شهر واحد).
• تتبع جميع الطلبات عبر نظام إدارة الموارد البشرية لتجنب التكرار أو المحاباة.
• مراجعة دورية لتقارير السلفات للتأكد من الالتزام بالسياسة.

في هذه الحالة، يحق لصاحب العمل:

• خصم المتبقي من السلفة من مستحقات نهاية الخدمة.
• توثيق العملية ضمن إقرار استلام مستحقات.
• في حال كان الرصيد المتبقي أكبر من المستحقات، يمكن اللجوء إلى إجراء قانوني لتحصيل المبلغ.

• استخدام نماذج جاهزة موحدة تقلل الأخطاء.
• ربط السلفة بأنظمة الرواتب وإدارة الموارد البشرية.
• اعتماد توقيع إلكتروني لتسريع الإجراءات.
• الاحتفاظ بسجلات كاملة للرجوع إليها عند الحاجة.