خطاب التفويض هو مستند يُخوّل شخصًا آخر (المفوَّض إليه) القيام بإجراء أو مجموعة إجراءات نيابةً عن المفوِّض (فردًا أو شركة). في مؤسسة، يُستخدم الخطاب لإعطاء صلاحية محدودة زمنياً أو بحسب مهام معينة: استلام مستندات، توقيع أوراق، تنفيذ معاملات حكومية أو بنكية، استلام رواتب/مستحقات، أو تمثيل الموظف في مقابلة أو تدريب. الوظيفة العملية للخطاب هي نقل السلطة المؤقتة مع تحديد نطاقها بوضوح لتقليل اللبس والمسؤولية غير الواعية.

تكثر الحاجة لخطاب التفويض في حالات مثل:

• غياب مدير أو موظف بسبب سفر أو إجازة، وتوجب متابعة إجراءات فورية (تجديد تأشيرة، توقيع عقود).
• تفويض موارد بشرية محليًا لاستلام مستندات من جهة حكومية أو بنكية.
• تفويض شخص لاستلام راتب أو مستحقات في حال عدم تواجد الموظف.
• تفويض مدير فرعي للتوقيع على عقود داخلية محددة الصلاحية.

باختصار: كلما كان هناك إجراء لا يمكن إتمامه لغياب المصدر، يلزم تفويض موثق.

صياغة سليمة تتضمن:

• هوية المفوِّض: الاسم الكامل، رقم الهوية/الإقامة، الوظيفة إن كان تابعًا لمنشأة.
• هوية المفوَّض إليه: الاسم، رقم الهوية/الإقامة، صلة العمل أو جهة الاتصال.
• نطاق التفويض بدقة: ما هو العمل المسموح، ما ليس مسموحًا به.
• فترة الصلاحية: تاريخ البداية وتاريخ الانتهاء أو شرط الإنهاء.
• شروط الأداء (مثلاً: إرفاق صورة هوية، وجود شاهد، إثبات استلام).
• عبارة إبراء أو تحديد مسؤولية إذا رغبت الشركة بذلك (بحذر قانوني).
• توقيع المفوِّض و(إن لزم) ختم المنشأة، وتوقيع الشاهد أو توثيق "كاتب العدل" عند الحاجة.

ليست كل التفويضات تحتاج توثيقًا بالضرورة؛ البساطة العملية قد تكتفي بتوقيعات موثقة داخليًا وصورة من هوية المفوَّض إليه. مع ذلك، لإجراءات حسّاسة (تحويلات بنكية كبيرة، إنجازات عقارية، معاملات قانونية) يُطلب عادة توثيقًا رسميًا (توثيق عام أو محامي أو كاتب عدل) حسب متطلبات الجهة المستقبلة للخطاب. كقاعدة: كلما كانت النتيجة المحتملة للتفويض ذات أثر مالي أو قانوني كبير، زادت ضرورة التوثيق الرسمي والتحقق القانوني.

استخدم لغة دقيقة ومقيدة: اذكر الإجراء بالاسم (مثلاً: «استلام وثائق هوية وطنية من فرع وزارة العمل بتاريخ...»)، ولا تستخدم عبارات عامة مثل «كل ما يلزم» ما لم تكن هناك حاجة مبررة. أضف شروطًا: «التفويض لا يشمل توقيع شيكات أو تحويلات مالية تتجاوز مبلغ X»، أو «لا يحق للمفوَّض إليه نقل الكفالة دون موافقة كتابية جديدة». القيود الواضحة تحمي الشركة من التفويض الزائد.

المفوَّض عليه مسؤول أمام المفوِّض عن تنفيذ ما فوض له وفق الصلاحيات المحددة. إذا تجاوز الصلاحية، قد يترتب مسؤولية قضائية أو تعويضية. المنشأة تتحمل مسؤولية اختيار مفوِّض ذي ثقة ووضع ضوابط داخلية للمراجعة والتحقق. دائمًا احتفظ بسجل التحقق (صور الهوية، محاضر الاستلام، إيصالات) داخل نظام إدارة الموارد البشرية.

أنشئ نموذجًا على ورقة الشركة الرسمية (Letterhead) يتضمن حقولًا قابلة للتعبئة: بيانات المفوِّض والمفوَّض إليه، تفاصيل المهمة، مدة التفويض، توقيع المفوِّض، وخانة للمصادقة من قسم الموارد البشرية أو الشؤون القانونية. اعتمد مسارًا للمراجعة: توقيع المدير -اعتماد الموارد البشرية- ختم الشركة إن لزم. خزّن النسخة الممسوحة ضوئيًا في نظام إدارة الموارد البشرية واحتفظ بسجل النسخ الموزعة للجهات المستفيدة.

• تفويض لاستلام مستندات الموظف من الجهات الحكومية أو مؤسسات التدريب.
• تفويض لاستلام رواتب أو مستحقات عند غياب الموظف.
• تفويض لترتيب إجراءات إنهاء الخدمة أو إخلاء الطرف.
• تفويض لحضور مقابلات توظيف أو توقيع عقود عمل محدودة الصلاحية.

هذه الحالات شائعة وتتطلب دقّة في الصياغة لتفادي النزاعات.

في الشركات الدولية أو عند التعامل مع جهات أجنبية، من المستحسن إصدار نسخة عربية ورسمية ونسخة إنجليزية مترجمة ومصدّقة إذا لزم. في المملكة، المستندات الرسمية عادةً بالعربية، لكن بعض البنوك أو الشركات متعددة الجنسيات قد تطلب نسخة إنجليزية.

• احصر الصلاحيات زمنياً ومهامياً.
• دوّن إجراءات التحقق بخطوات واضحة (هوية، توقيع، شاهد).
• اجعل نماذج التفويض متاحة داخل نظام إدارة الموارد البشرية، مع تسجيل تاريخ الإصدار والمسؤول.
• درّب موظفي الاستقبال/المخازن/الخدمات على التحقق من التفويضات.
• استشر الشؤون القانونية عندما يتضمن التفويض معاملات مالية كبيرة أو نقل كفالات.

تختلف المدد حسب سياسة الشركة ومتطلبات التدقيق، لكن الاحتفاظ لمدة لا تقل عن 3-5 سنوات شائع للأغراض المحاسبية والقانونية. سجّل أيضًا كل الإلغاءات والمراسلات ذات الصلة.