«إشعار إنهاء التعاقد» وثيقة رسمية يصدرها صاحب العمل لإبلاغ الموظف بانتهاء علاقة العمل وفقًا لشروط العقد أو القانون. يحدد الإشعار تاريخ سريان إنهاء التعاقد، سبب الإنهاء إن طُلب، وشروط التسوية النهائية مثل الأجور الأخيرة، التعويضات، وإجراءات تسليم ممتلكات الشركة. الإشعار يُعتبر كمرجع قانوني في حال نشوء نزاع لاحق.  

النصيحة العملية أن يتمّ توثيق كل قرار إنهاء كتابيًا فورًا: حتى لو نُقلت المعلومة شفهيًا أولًا، فإن الإشعار يرسّخ القرار ويحدد التزامات الطرفين بوضوح، مثل موعد الانتهاء، تفاصيل الرواتب النهائية أو عروض التعويض. التسجيل الكتابي يحمي الشركة والموظف ويُعد عنصرًا مهمًا في ملف الفصل.  

الإشعار الفعّال يحتوي على عناصر واضحة ومحددة:

• اسم الموظف والوظيفة.
• اسم الجهة الصادرة والتوقيع.
• تاريخ الإصدار و«تاريخ السريان» (أو تاريخ الانتهاء).
• سبب الإنهاء (اختياري حسب السياسات والقوانين).
• تفاصيل التسوية: آخر راتب، مستحقات الإجازات، أي مدفوعات بديلة عن فترة الإشعار أو تعويضات.
• متطلبات إعادة ممتلكات الشركة وإجراء إنهاء النفاذ على الصلاحيات الرقمية.
• معلومات التواصل لقسم الموارد البشرية لإجراءات الاستفسار. 

تفصيل هذه البنود يسهل المتابعة ويجعل المستند قابلاً للاستخدام كدليل عند الحاجة.

تعتمد الإجابة على سياق الإنهاء والقانون المحلي. في حالات الفصل لأسباب تأديبية أو سوء أداء مثبت، يفضّل توثيق ملخّص للأسباب مع المراجع إلى إنذارات سابقة ووثائق ذات صلة. في حالات الفصل بدون سبب (redundancy/without cause) يمكن للحرفية أن تكتفي بعبارات موضوعية دون تفاصيل تُعرض الشركة لمخاطر اتهام بالتشهير أو إدانة غير مبررة. دائماً استشر الشؤون القانونية قبل صياغة نص يذكر أسبابًا حساسة.

• الإشعار/خطاب الفصل: وثيقة أحاديّة يُعلِم فيها صاحب العمل الموظف بقرار الإنهاء وشروطه.
• اتفاق إنهاء (Separation/Termination Agreement): وثيقة تفاوضيّة تشمل غالبًا تعويضات إضافية مقابل توقيع الموظف على إبراء ذمة أو شروط ما بعد الخدمة. 

اختر الشكل المناسب وفق السياق: إشعار للتنفيذ البسيط، واتفاق للانفصال المتفاوض عليه.

تسليم الإشعار يمكن أن يكون شخصيًا مع ختم أو توقيع استلام، أو عبر البريد المُسجّل، أو عن طريق تسليم إلكتروني موثق (بريد إلكتروني مع إيصال استلام أو نظام توقيع إلكتروني). الأهم هو أن توفّر وسيلة توثّق تاريخ ووقت التسليم ووجود مُستلم أو توقيع؛ فذلك يقلّل المنازعات حول ما إذا تم الإبلاغ أم لا.

فترة الإشعار تُحدَّد بموجب العقد أو القانون المحلي (قد تتراوح من أيام قليلة إلى أشهر). في كثير من الأنظمة تتمّ إمكانية الدفع «بدل إشعار» بدلاً من إبقاء الموظف أثناء فترة الإشعار؛ أي يُدفع له أجر الفترة ويصبح التاريخ الساري للانتهاء فورًا. راجع نصوص عقد العمل والقانون المحلي لتحديد الحد الأدنى والمتطلبات.

المستحقات تعتمد على السجلات: آخر أجر أساسي، أي بدلات مستحقة، تعويض عن الإجازات غير المستهلكة، ومكافآت قابلة للدفع وفق سياسات الشركة. احتفظ بحسابات واضحة وأوفِر وثائق تبين أساس الحساب. في حالات التعويض أو التسوية، ضع شروط الدفع والجدول الزمني في الإشعار أو الاتفاق المنفصل.

نعم ، لا سيما في حالات الإنهاء التأديبي أو الأدائي. احتفظ بسجل يحتوي الإنذارات الخطية، محاضر اجتماعات الأداء، نتائج تقييمات، ومراسلات التوجيه. توثيق السلسلة يساعد على الدفاع عن القرار في حال دعاوى عدم إنصاف أو فصل تعسفي. توثيق الأحداث فورًا وبصورة منظمة هو أفضل ممارسة يوصي بها الخبراء.

في حالة الإنهاء أثناء فترة التجربة، اعرض نصًّا واضحًا يذكر انتهاء التعاقد استنادًا إلى بند التجربة، مع بيان تاريخ السريان وأي مستحقات نسبية. راجع نص العقد والالتزامات القانونية الخاصة بفترات التجربة في نظم العمل قبل الإرسال؛ بعض الأنظمة تتطلب إشعارًا قصيرًا أو لا شيء، وبعضها يفرض حماية إضافية حتى خلال التجربة.

أدرِ الحوار بهدوء واحتراف: قدّم الموظف قناة اتصال مع موارد بشرية أو جهة قانونية داخل الشركة، واعرض مراجعة السجلات إن لزم. احتفظ بسجلات كل المحادثات. في حال وجود خلاف محتمل، ضع عملية داخلية للبتّ أو الاقتراح بتسوية تفاوضية عندما يكون ذلك مناسبًا.

• صياغة غامضة أو متناقضة قد تُفتح الباب للطعن
• إدراج تعليقات شخصية أو تحقيرية
• الإخفاق في توثيق المبررات والإجراءات السابقة
• عدم ذكر معلومات التسوية بوضوح (الرواتب، العودة للممتلكات). 

تجنّب هذه الأخطاء عبر استخدام قالب موثّق ومراجعة قانونية قبل الإرسال. 

نعم، حضور ممثل من الموارد البشرية أو المستشار القانوني يوفّر توثيقًا فوريًا ويضمن أن عملية التبليغ تجري باحترام ومهنية. في حالات حساسة يُعدّ وجود شاهد أو تسجيل إجراءات التسليم مفيدًا للحماية القانونية.

وفِقًا للتشريعات عادةً تُلزم الشركات بإشعارات خاصة وإجراءات استباقية (مثل إشعارات جماعية، استشارات، أو خطط تعويضية). في مثل هذه الحالات، اعمل مع الشؤون القانونية والقيادات لصياغة إشعارات موحّدة، وضع حزم دعم (إعادة توظيف، برامج تدريب، استشارات مهنية) لمعالجة الأثر.

نعم، قالب واحد لا يكفي لكل الحالات. من الممارسات الجيدة أن تجهّز نماذج مختلفة: فصل بتأديب، فصل لأسباب اقتصادية (redundancy), إنهاء خلال التجربة، إنهاء باتفاق، ووثائق تسوية. هذا يُسهل التطبيق ويقلّل الخطأ في الصياغة.

• راجع العقد واللوائح في قانون العمل.
• اجمع كل الوثائق الداعمة.
• احرص على وضوح التواريخ وأرقام الحسابات للمستحقات.
• افتح قناة دعم للموظف للمعلومات والمستحقات.
• احتفظ بنسخة مؤرشفة في نظام إدارة الموارد البشرية مع ملاحظات الوقت والتسليم.