إقرار استلام مستحقات هو وثيقة يوقّعها الموظف تفيد بأنه استلم مجموعة من الحقوق المالية أو العينية (رواتب، مكافآت، بدل إجازات، مقابل خدمات، تعويضات نهاية خدمة، سلفة مالية مُسدّدة، إلخ). في بعض الدول يُستخدم مصطلح "مخالصة" للدلالة على الفكرة نفسها لكن في السياق العملي يفضّل توضيح نص التخلي أو التنازل عن أي مطالبات مستقبلية. الفرق العملي: الإقرار يثبت الاستلام بينما المخالصة تحتوي غالبًا على بند صريح للتنازل عن أي مطالبات مستقبلية ويكون لها وزن قانوني أقوى عند صياغتها بشكل صحيح.

 يُنصح بإصدار الإقرار في الحالات التالية:

• عند إنهاء خدمة الموظف (استقالة، فصل، انتهاء عقد، تقاعد).
• بعد صرف مستحقات نهاية الخدمة والحوافز المتوجبة.
• عند تسوية مستحقات مؤقتة (مثل سلف أو بدلات تُسدَّد نهائيًا).
• عند إعادة ممتلكات الشركة وتسوية البدلات العينية.

إصدار الإقرار فورًا بعد الدفع وتوقيع الموظف يحمي الجهة ويقلل مخاطر النزاعات اللاحقة.

تنقسم العناصر إلى بيانات ثبوتية وبيانات مالية ونصوص قانونية. الحد الأدنى يشمل:

• بيانات الموظف: الاسم الكامل، رقم الهوية/الإقامة، المسمى الوظيفي، رقم الموظف.
• بيانات صاحب العمل: اسم الشركة، القسم، جهة الاتصال.
• تاريخ وسند الاستحقاق: الفترة المحسوبة (من - إلى).
• قائمة مفصّلة بالمستحقات: (راتب نهائي، بدل إجازات، مكافأة، تعويض نهاية خدمة، خصومات، سلفة مسددة...) مع المبالغ رقميًا وحروفًا.
• طريقة الدفع: تحويل بنكي (مع رقم العملية)، شيك، نقدًا.
• بند إقرار قانوني: عبارة تفيد بأن الموظف قد استلم المبالغ المذكورة وأنه لا يطالب بمزيد عنها (إن وُجدت صيغة تخلي).
• أماكن للتوقيع: توقيع الموظف، توقيع ممثل الموارد البشرية، اسم الشاهد/التوقيع إن أمكن، تاريخ ومكان التوقيع.
• ملاحق: قسيمة صرف، كشف حساب، إثبات تحويل بنكي أو وصل استلام نقدي.

الإقرار الموقّع يعد دليلاً قوياً أمام الجهات الإدارية والقضائية، لكنه لا يجعل كل بند لا يمكن الطعن عليه. هناك استثناءات شائعة:

• الحقوق النظامية غير القابلة للتنازل: مثل بعض الحقوق التأمينية أو الحقوق المنصوص عليها صراحة في أنظمة العمل المحلية.
• حالات الإكراه أو الغلط الجسيم أو الاحتيال: إذا ثبت أن التوقيع تم تحت ضغط أو بناءً على معلومات مضللة، يمكن الطعن به. 

لذلك يوصى بصياغة بنود واضحة، إرفاق أدلة الدفع، وإتاحة فرصة للموظف للاطّلاع قبل التوقيع. (راجع أمثلة نماذج رسمية وإرشادات محلية).

 يمكن استخدام صيغة واضحة ومحددة مثل:

"أقر بأنني قد استلمت كامل مستحقاتي لدى الشركة حتى تاريخ ____، وبموجب ذلك أتنازل عن أي مطالبات مالية مستقبلية متعلقة بفترة خدمتي المشمولة أعلاه، شريطة استيفاء جميع الحقوق النظامية غير القابلة للتنازل."

تضمين عبارة تحفظ الحقوق النظامية يقلل من مخاطر بطلان البند في حال تعارضه مع قوانين العمل المحلية.

إذا رفض الموظف التوقيع اتّبع الخطوات التالية:

• سجّل رفضه كتابيًا: أعد وثيقة موجزة تفيد أن الموظف رفض التوقيع مع ذكر الأسباب إن توفرت.
• قدّم وسيلة بديلة لإثبات الدفع: إيصال الدفع، إثبات تحويل بنكي، شهود.
• حاول حل الخلاف وديا: اجتمع مع الموظف وبيّن تفاصيل الحسابات والأدلة.
• استشر الشؤون القانونية إن استمر الرفض قبل إقفال الملف أو صرف مبالغ قد تكون محل نزاع.

العديد من الشركات تعتمد قوالب إلكترونية داخل نظام إدارة الموارد البشرية، مع توقيعات رقمية معتمدة. ممارسات جيدة:

• استخدم نظامًا يدعم توقيعات مُعتمدة وقابلة للتدقيق (audit trail).
• احتفظ بنسخة PDF موقّعة مع ختم زمني وإثبات عملية الدفع.
• تأكد من مطابقة المتطلبات المحلية للتوقيع الإلكتروني قبل الاعتداد به كبديل عن التوقيع اليدوي.

فترة الاحتفاظ تعتمد على متطلبات القانون المحلي وسياسة الشركة.

كشف التسوية يجب أن يكون مُفصّلًا ويسهل على الموظف مراجعته، ويتضمن:

• العنوان والوصف لكل بند (مثلاً: راتب أساسي، بدل إجازات، خصومات قوانين، سلفة...).
• المبالغ بالرقم وبالكلمة.
• صافي المبلغ المدفوع.
• مرفقات: قسائم الرواتب، حساب الاستقالة، إفادة بنكية.

 وجود هذا الكشف يقلّل من سوء الفهم ويعزز من شأن الإقرار الموقّع.

نعم. إذا كان الموظف لا يجيد اللغة الرسمية المتداولة في البلد، قدّم نسخة ثنائية اللغة (العربية/الإنجليزية أو لغة الموظف) مع نص يحدد أي نسخة تُعتمد في حال النزاع (ينصح عادة باعتماد النسخة باللغة الرسمية القانونية).

قائمة شائعة للمستحقات تشمل، على سبيل المثال:

• الراتب الشهري المستحق حتى آخر يوم عمل.
• بدل إجازات غير مستنفدة (مع حساب الأيام بالسعر المتفق عليه).
• مكافآت أو حوافز مُستحقة.
• تعويض نهاية الخدمة أو مكافأة نهاية العقد.
• بدلات سفر أو سكن غير مستردة.
• خصومات (سلفة، قروض موظف، بدلات مُعاد خصمها).

يجب توضيح كل بند وطريقة حسابه.

إذا وُجد خطأ حسابي واضح بعد التوقيع:

• اعتمد المراجعة الداخلية وواصل التواصل مع الموظف.
• إذا كان الخطأ لصالح الموظف، صحّح المبلغ فورًا وصدر إيصالًا جديدًا أو قيدًا محاسبيًا.
• إذا كان الخطأ لصالح الشركة فراجع الجانب القانوني قبل اتخاذ إجراء قسري، فالتصرف أحادي الجانب قد يسبب دعاوى.

• أنشئ قالبًا يحتوي الحقول الإلزامية.
• اربط الحقول مع نظام الرواتب لسحب المبالغ تلقائيًا.
• أرفق مرفقات الدفع تلقائيًا (قسيمة تحويل).
• فعل نهج التوقيع الإلكتروني مع توثيق زمني.
• خزّن المستند مع ملف الموظف وإصداره عبر البريد الإلكتروني مع تأكيد الاستلام.

 

• صيغة بند إثبات الدفع: "أقر بأنني قد استلمت من شركة/جهة ______ مبلغًا وقدره ______ (بالأرقام وبالحروف) مقابل المستحقات المبينة أعلاه، وتم الدفع عبر ______ (تحويل بنكي/شيك رقم ____) بتاريخ ____، وأعتبر هذا الإيصال دليلاً قاطعًا على سداد تلك المستحقات."
  
  
• صيغة بند توضيح الحساب: "أرفق بهذا الإقرار كشف التسوية المفصّل الذي يوضح عناصر المستحقات والخصومات وطريقة الحساب، والموقع من قسم الرواتب."

 

1. التحقق من هوية الموظف ومطابقتها مع سجلات الشركة.
2. تأكيد الحسابات والأرقام مع قسم المحاسبة والرواتب.
3. إرفاق قسائم الصرف أو صور التحويل البنكي.
4. التأكد من أن البند القانوني يراعي الحقوق النظامية غير القابلة للتنازل.
5. تزويد الموظف بنسخة من كشف التسوية قبل التوقيع بمدة كافية للمراجعة.
6. حفظ الملفات إلكترونيًا وورقيًا إن تطلب الأمر.

عادةً يُحسب على أساس الأجر اليومي: الأجر اليومي = الأجر الشهري ÷ عدد أيام العمل المعمول به. ثم قيمة الإجازات = الأجر اليومي × عدد أيام الإجازة غير المستنفدة. احرص على توضيح طريقة الحساب في كشف التسوية لتفادي الالتباسات.

• إصدار الإقرار قبل دفع المستحقات فعليًا.
• عدم إرفاق دليل الدفع.
• استخدام صياغات مبهمة تسمح بتأويل البنود.
• الضغط على الموظف للتوقيع دون منحه وقتًا لمراجعة الحسابات.

في بعض الحالات قد يُطلب إضفاء صفة رسمية إضافية على الإقرار عبر توقيعه أمام كاتب عدل أو توثيقه وفق إجراءات البلد (خاصة عندما تتعلّق مبالغ كبيرة أو مزاعم تسوية شاملة). تتفاوت المتطلبات بين دول الخليج والمنطقة، لذا يُنصح بالتنسيق مع القسم القانوني أو مستشار قانوني محلي.

• اليوم 0: تقديم طلب التسوية من الموظف/قسم إنهاء الخدمة.
• اليوم 1-3: قسم الرواتب يحسب المستحقات ويعد كشف التسوية.
• اليوم 4: إرسال كشف التسوية والمستندات للموظف للمراجعة.
• اليوم 5-7: معالجة إجراءات الدفع (تحويل بنكي/شيك) وتقديم إثبات الدفع.
• اليوم 7-10: توقيع إقرار استلام المستحقات وأرشفة الملف.