تقرير عن وفاة الموظف هو مستند رسمي يوثق وفاة موظف داخل المنشأة، يتضمن بياناته الشخصية، تاريخ الوفاة، القسم الذي كان يعمل فيه، وأي معلومات ضرورية لمعالجة المستحقات والتأمينات الاجتماعية والرواتب النهائية. الهدف من هذا التقرير هو ضمان الامتثال القانوني، دعم ذوي المتوفى، وتسهيل إدارة العمليات المؤسسية بعد الوفاة.

يجب إعداد التقرير فور تلقي المنشأة خبر وفاة الموظف، سواء كانت الوفاة أثناء العمل أو خارجها، وذلك لضمان:

• معالجة مستحقات الموظف وحقوق العائلة بسرعة.
• إخطار الجهات الرسمية إذا تطلب القانون ذلك، مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أو شركات التأمين.
• تسجيل الحدث في سجلات إدارة الموارد البشرية للامتثال والتقارير الداخلية.

عادةً يكون قسم الموارد البشرية المسؤول الرئيسي عن إعداد تقرير وفاة الموظف، بالتعاون مع الإدارة المباشرة للموظف، قسم الشؤون القانونية، وشركات التأمين أو مزودي الخدمات المالية المعنيين.

يجب أن يشمل التقرير المعلومات التالية:

• بيانات الموظف: الاسم الكامل، رقم الهوية الوطنية أو الإقامة، الرقم الوظيفي، القسم.
• تاريخ ووقت الوفاة.
• سبب الوفاة إذا كان مناسبًا ووفقًا للخصوصية.
• بيانات جهة الاتصال للأقارب أو المستفيدين.
• حالة الحقوق المستحقة: الراتب الأخير، المكافآت، التعويضات، التأمين الصحي والتقاعد.
• أي ملاحظات إضافية حول ممتلكات الموظف أو مسؤولياته المؤسسية.
• توقيع المسؤول عن التقرير وموافقات الإدارة العليا.

بمجرد إعداد التقرير، يقوم مسؤول الموارد البشرية بتفعيل الخطوات التالية:

• التحقق من الحقوق المالية المتبقية للموظف.
• إخطار قسم الرواتب بتحضير التسويات النهائية.
• التواصل مع شركات التأمين لمعالجة المطالبات، إذا كان الموظف مشمولًا بتغطية تأمينية.
• إعلام المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (إذا كان الموظف وافدًا أو سعوديًا) لضمان تسوية حقوق الورثة.

وفقًا لنظام العمل السعودي، يتعين على الشركات:

• توثيق وفاة الموظف وتقديم المستندات المطلوبة للجهات الرسمية.
• معالجة حقوق الورثة وفقًا للأنظمة المالية والتأمينية.
• احترام الخصوصية وحماية البيانات الشخصية للمتوفى وأسرته.
• عدم الالتزام بهذه الإجراءات قد يؤدي إلى مشكلات قانونية أو نزاعات مع الورثة أو الجهات الرسمية.

نعم، يمكن استخدام نظام إدارة الموارد البشرية لإعداد التقرير وحفظه إلكترونيًا، مع إمكانية إرسال نسخة رقمية للجهات المعنية داخليًا وخارجيًا، مع حفظ سجل مراجعة وموافقة لضمان الامتثال القانوني والشفافية.

يجب على مسؤول الموارد البشرية التعامل مع الأمر بحساسية واحترام:

• الاتصال مباشرة بالأقارب المسجلين في بيانات الموظف.
• تقديم معلومات واضحة عن المستحقات والإجراءات المتبعة.
• توفير دعم نفسي أو مشورة إن لزم الأمر بالتنسيق مع إدارة الشؤون الاجتماعية أو برامج الدعم المؤسسي.

التقرير الداخلي: يهدف إلى توثيق الحادث داخل المنشأة وتنظيم متابعة المستحقات والتأمينات الداخلية.

التقرير القانوني: يتم تقديمه للجهات الرسمية مثل التأمينات الاجتماعية أو الجهات القضائية إذا تطلب القانون، ويجب أن يحتوي على تفاصيل دقيقة مع تواريخ وموافقات رسمية.

• 
  استخدام نموذج موحد لتسهيل المعالجة وضمان اتساق المعلومات.
• تدوين كل الملاحظات المهمة بشكل دقيق ومهني.
• الحفاظ على سرية بيانات الموظف وذويه.
• التحقق من المستندات الداعمة مثل شهادات الوفاة أو الوثائق الرسمية.
• حفظ النسخ الأصلية والإلكترونية في نظام إدارة الموارد البشرية مع التواريخ والتوقيعات اللازمة لضمان إمكانية التدقيق والمراجعة.

في حال وجود خطأ في البيانات أو الحسابات:

• يجب إصدار تعديل رسمي موثق بالتوقيع والموافقة.
• إخطار جميع الجهات التي استلمت النسخة الأصلية بالتصحيح.
• تحديث السجلات في نظام إدارة الموارد البشرية لضمان اتساق البيانات ومستندات التدقيق.

توثيق وفاة الموظف بشكل صحيح يقلل من المخاطر القانونية عن طريق:

• إثبات الامتثال للالتزامات المالية والقانونية تجاه الورثة.
• حماية المنشأة من المطالبات المحتملة بسبب التأخر أو الأخطاء في معالجة المستحقات.
• توفير سجل مراجعة واضح لأي جهة حكومية أو محكمة.