«إخلاء الطرف» هو وثيقة رسمية تُثبت أن الموظف المغادر سلّم ممتلكات الشركة وأن جميع التزامات الطرفين المتعلقة بعلاقة العمل قد تمّ تسويتها أو توثيقها بشكل كافٍ قبل منح التسوية النهائية. أهميته تنبع من حاجتنا لتقليل المخاطر: تسجيل من استلم أو سلّم الأجهزة، ما إذا كانت هناك سلفات أو أقساط مستحقة، وإثبات خطوات إقفال الحسابات والوصول للنظام. وجود سجل مرتب يسهّل إجراءات الرواتب، المحاسبة، ويقلّل فرص النزاع بعد المغادرة.

يُستخدم النموذج في كل حالة انفصال موظف/موظفة، سواءً استقالة، إنهاء خدمة، تقاعد أو انتقال إلى جهة أخرى. يختلف النص أحيانًا لو كان الانفصال خلال فترة التجربة أو إنهاء بالأثر الفوري، لكن المبدأ ثابت: استكمال إخلاء الطرف شرط مهم قبل صرف المستحقات النهائية وتحويل حالة الموظف في سجلات العمل.

نموذج إخلاء الطرف الفعّال يغطي عادة:

• بيانات الموظف: الاسم، رقم الموظف، القسم وتاريخ الانفصال.
• قائمة ممتلكات الشركة المسلّمة (حاسوب محمول، هاتف، بطاقات دخول، سيارة، أدوات حماية شخصية، إلخ).
• حالة الحسابات المالية: سلفات، سداد قروض، مستحقات آخر راتب، إجازات مصروفة أو مستحقة.
• تأكيد إغلاق الصلاحيات الرقمية (حسابات البريد، الوصول إلى أنظمة داخلية).
• توقيعات الجهات المعنية: المدير المباشر، قسم الموارد البشرية، مسؤول IT، المالية، وأي مسؤول آخر حسب العمليات.

تفصيل هذه البنود يجعل النموذج قابلاً للاستخدام كدليل في حالات المطالبات أو التدقيق.

الفرق بسيط وعملي: قائمة المراجعة (Exit Checklist) هي آلية تشغيلية تُستخدم للتحقّق خطوة بخطوة من الأعمال المطلوبة، بينما «نموذج إخلاء الطرف» هو المستند النهائي الذي يُوقّع ويشهد بأن كل البنود المطلوبة قد أنجزت أو تم توثيقها. غالبًا ما تبدأ العملية بقائمة مراجعة وتُنتهي بتوقيع إخلاء الطرف كإثبات إغلاق الملف.

الجهات الشائعة للمصادقة تشمل:

• المدير المباشر: يؤكد اكتمال التسليم الوظيفي.
• الموارد البشرية: تتأكد من حسابات نهاية الخدمة والإنهاءات الإدارية.
• المالية/الرواتب: تؤكد وجود أو غياب سلفات ومواعيد الدفع.
• تقنية المعلومات (IT): توثيق إغلاق الحسابات واستلام الأجهزة.
• الأمن والمرافق: استلام بطاقات الدخول والمفاتيح ومعدات السلامة.

ذكر أسماء وموقّعي كل جهة داخل النموذج مهم لإثبات أن كل قسم قد أنجز مهامه.

للوافدين، الانتهاء من إجراءات الإخلاء في الشركة غالبًا يسبق أو يوازي إجراءات الخروج النهائي من المملكة (Final Exit)، لأن السلطات تتطلب أن تكون الكفالة والحالة الإدارية واضحة قبل إصدار تأشيرات الخروج. لذلك التنسيق بين قسم الموارد البشرية وقسم الكفالات ضروري لضمان عدم حدوث تعارض بين إصدار الإشعارات، صرف المستحقات، وإجراءات مكتب الجوازات والهجرة. تأخيرات في التسليم أو في تسوية المستحقات قد تؤخر إصدار تأشيرات الخروج وتسبب تكاليف إضافية.

من الممارسات الجيدة أن تكون حسابات نهاية الخدمة، الأجور المستحقة، التعويضات، وخصومات السلفات موثقة بدقة، وأن يتضمن النموذج جدولًا يلخص الحسابات: أجور عن الأيام المستحقة، بدلات غير مصروفة، تعويض نهاية خدمة إن وجد، وخصومات واضحة إن وُجدت. إرفاق قسائم صرف أو فواتير دفع يسهل عملية المراجعة المحاسبية لاحقًا.

أنسب طريقة هي إنشاء ملف رقمي مركزي لكل موظف يحتوي على: نسخة موقعة من نموذج الإخلاء، مرفقات الإثبات (صور الأجهزة، إيصالات السداد)، وملاحظات المتابعة. في الأنظمة الحديثة يمكن ربط هذه الملفات بمهام تلقائية (مثلاً: إيقاف الوصول إلى البريد فور توقيع IT). أرشفة مرتبة تسرع الاستجابة للمراجعات أو طلبات الجهات الرقابية.

• قبول إخلاء غير كامل دون إثبات استلام فعلي للممتلكات.
• عدم إغلاق الصلاحيات الرقمية قبل دفع المستحقات.
• تسجيل حسابات مالية غير دقيقة أو عدم احتساب بدلات الإجازات المتراكمة.
• تجاهل العوامل الخاصة بالوافدين (تأشيرات وكفالات) التي تؤثر في إجراءات الخروج. 

تجنب هذه الأخطاء يتطلب سياسة واضحة وقالبًا موحّدًا ومراجعة نهائية قبل صرف المستحقات.

نعم، التوقيع الإلكتروني المقبول قانونيًا/إجرائيًا يمكن أن يكون كافيًا، شرط أن يكون نظام التوقيع يسجّل دلائل التوثيق (طابع زمني، هوية المُوقّع، وسجل الأنشطة). العديد من الشركات تستخدم التوقيع الإلكتروني داخل نظام إدارة الموارد البشرية لسرعة الدورة وتقليل الورق، لكن في حالات معينة (مثل معاملات قانونية خاصة أو مطالبات كبيرة) قد يُطلب توقيع ورقي أو توثيق رسمي.

المدة تعتمد على متطلبات التدقيق والالتزامات القانونية في البلد، لكن الاحتفاظ لمدة لا تقل عن 3-5 سنوات شائع للمسائل المالية والقانونية. احتفظ أيضًا بتفاصيل السجلات المتعلقة بأي نزاعات أو دعاوى لفترة أطول إذا دعت الحاجة.

1. اعتمد نموذجًا موحّدًا يتضمن حقولًا إجباريّة لا يمكن تجاهلها.
2. فعّل سير الموافقات داخل نظام إدارة الموارد البشرية مع تذكيرات آلية في اليوم الأخير للعمل.
3. احتفظ بإثباتات الاستلام (صور، إيصالات، توقيع شاهد).
4. راجع الحسابات مع المالية قبل توقيع الإخلاء نهائيًا.
5. درّب المديرين وموظفي الاستقبال على إجراءات التسليم والتحقّق.