نموذج استلام السكن هو وثيقة رسمية تُستخدم عند تسليم مسكن للموظف (Move-In) وعند استلامه عند انتهاء الأشغال (Move-Out). يسجِّل النموذج حالة الوحدة، مفاتيحها، قائمة الأثاث والمحتويات، قراءات العدادات، وأي ملاحظات على الأضرار أو النواقص. هذه الوثيقة تحمي الطرفين: الموظف من تحميله تكاليف ليست من فعلِه، والشركة من مطالبات لاحقة غير مبرّرة. استخدام نماذج تفصيلية عند الانتقال إلى المسكن وعند مغادرته يُعدُّ ممارسة قياسية في إدارة العقارات ويقلّل النزاعات، كما أوصت به إرشادات فنية في قطاع الإسكان.

ينبغي أن يغطي النموذج عناصر واضحة تُسهِم في توثيق الحالة، مثل:

• بيانات الوحدة (عنوان، رقم الشقة، الطابق).
• عدد ومفاتيح الدخول المسلمة وتواريخها.
• قائمة أهم الأثاث والمحتويات مع حالة كل عنصر.
• قراءات عدادات الماء والكهرباء والغاز عند التسليم والاستلام.
• وصف حالة الجدران، الأرضيات، الأجهزة، والسباكة.
• مساحة لإرفاق صور توثيقية (صور أمامية/تفصيلية).
• توقيع الموظف وممثل الشركة وتاريخ الفحص. 

وجود هذه الحقول يجعل النموذج قابلاً للاستخدام القانوني كمرجع عند الفصل في أي مطالبة مالية.

الممارسة الفضلى أن يقوم الفحص ممثل عن قسم الموارد البشرية أو الصيانة بمرافقة الموظف أو ممثله. حضور الطرفين يضمن توثيقًا متفقًا ويُقلّل فرص النزاع لاحقًا. في بعض الحالات، قد تحضر جهة ثالثة محايدة لتوثيق الحالة إن كان الخلاف متوقعًا أو لمتطلبات الامتثال.

نعم، الصور ضرورية. التقط صورًا عامة للغرف وصورًا تفصيلية لأي تلف أو عيب. الأفضل أن تكون الصور مؤرخة وتخزن مع النموذج الموقَّع داخل ملف الموظف أو نظام إدارة الموراد البشرية، تُعتبر الصور تعمل دليلًا مرئيا لا يمكن دحضه بسهولة عند فصل الخلافات حول حالة الوحدة.

سجِّل قراءات الكهرباء والماء والغاز عند الاستلام وبنفس الطريقة عند الاستلام النهائي. هذه القراءات ضرورية لفصل استهلاك الموظف عن استهلاك الوحدة قبل التسليم وتحديد أي مبالغ مستحقة. العديد من نماذج الاستلام تتضمن حقلًا مخصصًا لذلك لضمان الدقة.  

النموذج هو المرجع القضائي عند المطالبة بخصم من الوديعة لتغطية أضرار. وثّق الحالة الأولية بدقة: أي تلف يُنسب عادةً للاستخدام العادي لا يبرر خصمًا، بينما الأضرار التي تتجاوز الاستعمال الاعتيادي يمكن أن تُخصم وفق سياسات الشركة أو العقد. التوثيق الدقيق يقلّل المنازعات ويوفّر أساسًا شفّافًا لأي خصومات.

نعم: عند وجود أثاث ومحتويات، يزداد حجم قائمة الجرد وتصبح الحاجة لتوثيق حالة كل عنصر أكبر. في الشقة غير المؤثثة، يتركز الفحص على البنية التحتية (السباكة، الكهرباء، التشطيب). ضع جداول منفصلة للحالة والكمّية عندما يكون السكن مؤثثًا.

من الأفضل إجراء فحص الإستلام فور تسليم المفتاح، أو خلال 24–72 ساعة، حتى يتم توثيق أي خلل أو نقص مبكرًا قبل أن يبدأ الموظف في استخدام المسكن بكثافة. الفحص المتأخر يفتح مجالًا لادعاءات متبادلة ويُصعّب الفصل في المسؤولية.

نعم، وتحويل النموذج إلى صيغة رقمية (نموذج إلكتروني، تطبيق موبايل، أو نموذج HRMS) يوفر فوائد كبيرة: جمع البيانات في قاعدة مركزية، إرفاق الصور أو مقاطع الفيديو، توقيع إلكتروني، وإرسال إشعارات تلقائية لمسؤولي الصيانة أو الشؤون المالية. النموذج الرقمي يسرّع عملية المعالجة ويقلل الأخطاء اليدوية.

دوّن وصفًا واضحًا لما لوحظ: موقع العطل، طبيعته، ومدى تأثيره على صلاحية الاستخدام. في كثير من المنظمات، تقدَّم جهة الصيانة تقديرًا منفصلًا لتكلفة الإصلاح ولا تُدرج قيمة مالية مباشرة في نموذج الاستلام إلا بعد تقييم متخصص. تجنّب تقديرات سطحية على النموذج نفسه؛ ضَع بدلًا من ذلك ورقة عمل لفريق الصيانة تربطها بالسجل.

ارصد سبب الرفض كتابيًا، واطلب توقيع شاهد (ممثل الموارد البشرية أو شاهد محايد). احفظ نسخة من السجل مع ملاحظة الرفض والصورة الفوتوغرافية للحالة. وجود إجراءات واضحة للتعامل مع رفض التوقيع يحمي الشركة ويُظهر حسن النية في محاولة التوثيق.

احتفظ بسجلات الاستلام في ملف الموظف أو داخل نظام إدارة الموارد البشرية وفق سياسات الاحتفاظ بالبيانات المحلية. راجع السجلات سنويًا أو عند تغيير السياسات للتعرّف على نمط الأعطال المتكرر أو مشكلات البنية التي تتطلب استثمارًا في الصيانة. تتبع مؤشرات مثل عدد مطالبات الخصم من الودائع أو متوسط تكاليف الإصلاح يساعد على التخطيط طويل الأمد.

التزامات قانونية مثل قوانين الإيجار المحلية أو قوانين حماية المستهلك قد تفرض متطلبات توثيق أو قواعد للتعامل مع الودائع والخصومات. استشر الجهة القانونية أو المستشار المحلي للتأكد من أن النموذج يتوافق مع تشريعات بلد العمل، واحتفظ بسجلات واضحة للمساعدة في أي فحص قانوني لاحق.  

• عدم توثيق الصور أو تسجيل قراءات العدادات.
• ترك حقل الملاحظات فارغًا أو غامضًا.
• عدم تحديد مالك واضح لحالة الإصلاح أو متابعة الصيانة.
• الاحتفاظ بسجلات ورقية فقط بدون نسخة رقمية.

تجنّب هذه الأخطاء عبر إجراءات ضبط جودة داخلية وتدريب للفاحصين.

• درّب فريق  الموارد البشرية والصيانة على معايير التقييم الموحدة.
• استعمل نموذجًا موحّدًا ومتوافقًا مع نظامك الرقمي.
• افرض توقيعين: موظف + ممثل الشركة، واحتفظ بصورة لكل صفحة عند الإمكان.
• عرف سياسة واضحة للودائع والخصومات وشاركها مع الموظف عند التسليم.