الإجراء الذاتي هو التزام موثق يتخذه الموظف (أو يتفق عليه مع المدير) لتنفيذ نشاط أو تعديل سلوك أو تطوير مهارة خلال فترة قصيرة محددة. وجود نموذج رسمي يسهّل تسجيل هذا الالتزام، تحديد تاريخ إنجازه، وتتبعه لاحقًا. الحاجة تنبع من الرغبة في تحويل النقاشات الشفوية في اجتماعات المتابعة إلى نتائج قابلة للقياس والمراجعة، وبالتالي تعزيز المساءلة وتحسين الأداء.

يُستخدم النموذج في مواقف متعددة، منها:

• بعد محادثات الأداء القصيرة (1:1) لتحديد خطوات تطوير فورية.
• كجزء من خطة تحسين سريعة عندما يحتاج الموظف إلى تصحيح سلوك معين خلال فترة محددة.
• لتوثيق التزامات مرتبطة بمشروعات قصيرة الأمد أو مهام محددة.
• عند الاتفاق على تعلم مهارة أو إتمام تدريب صغير ضمن إطار زمني محدد.

باختصار، النموذج مناسب لكل موقف يتطلب التزامًا قصير المدى وقابلاً للقياس.

الفارق الأساسي في النطاق والمدة والهدف: الإجراء الذاتي قصير المدى ومحدد بوضوح (أسابيع إلى أشهر قليلة) ويركز على خطوة أو سلوك واحد أو عدد محدود من الإجراءات. بينما خطة التطوير الفردية (PDP) عادةً أكبر، استراتيجية وتمتد لفترات أطول وتتضمن مسارات تعلم وتطوير متعددة. خطط التصحيح الرسمية (Performance Improvement Plan) قد تكون أكثر رسمية وذات تداعيات إدارية أقوى؛ الإجراء الذاتي غالبًا أقل رسمية ويهدف للتمكين وليس للعقاب تلقائيًا.

من الجيد أن يكون النموذج بسيطًا وعمليًا؛ العناصر الشائعة: وصف الإجراء المنشود، سبب الإجراء (لماذا)، مخرج أو معيار نجاح (كيف يُقاس النجاح)، تاريخ البداية وتاريخ الاستحقاق، صاحب المسؤولية (الموظف) وأي دعم مطلوب من المدير، وآلية المتابعة (موعد مراجعة). عند الحاجة يمكن إضافة حقل للملاحظات أو توقيع الموافقة.

المدير يسهّل الحوار، يساعد على صياغة إجراء واقعي وقابل للقياس، ويوفر الموارد أو الدعم اللازم. الموارد البشرية توفر الإطار والسياسة، تضمن التوثيق والأرشفة، وتزود المدراء بأدوات التوثيق ومقاييس المتابعة. الموارد البشرية أيضًا تساعد إذا تطلب الموقف موارد تدريبية أو تعديلًا في الأهداف الوظيفية.

التوقيع أو تأكيد إلكتروني يعطي طابعًا رسميًا للاتفاق ويزيد فرص الالتزام. لكنه وحده لا يكفي؛ الأهم أن يكون الإجراء واضحًا، واقعيًا، ومراقبًا بمتابعة فعلية. التوقيع يساعد في توثيق أن النقاش تمّ وأن الطرفين متفقان على الخطوات والمواعيد.

من الأفضل تحديد مواعيد متابعة قصيرة (أسبوعية أو نصف شهرية) ضمن نموذج المتابعة أو عبر نظام إدارة الموارد البشرية. جلسات المتابعة القصيرة تتيح التحقق من الحواجز، تقديم الدعم، وإعادة جدولة الخطوات إذا لزم. توثيق كل مراجعة يخلق سجلًا مفيدًا لعملية اتخاذ القرار مستقبلاً.

المؤشرات تعتمد على نوع الإجراء، لكنها يجب أن تكون واضحة وقابلة للقياس. أمثلة: إغلاق مهمة محددة بنسبة 100% قبل تاريخ كذا، تقليل معدل الأخطاء الشهري من X إلى Y، إتمام دورة تدريبية وحصول على شهادة، أو قياس تحسّن رضا زبون داخلي بنسبة مئوية محددة. اجعل المؤشرات بسيطة ومباشرة.

أولًا، راجع أسباب التأخير، هل المشكلة موارد؟ أولوية متغيرة؟ أم ضعف التزام؟ استخدم المتابعة لتقييم الحاجات: قد تحتاج إلى مدّ المهلة، إعادة صياغة الإجراء أو الانتقال إلى خطوات إدارية أكثر رسمية إذا تكرر الإخفاق. الهدف المبدئي هو الدعم والتحسين، لكن تكرار الفشل دون مبرر يقتضي تدخل الموارد لتقييم المسار.

الإجراء الذاتي ليس بالضرورة أداة تأديبية، بل أداة تمكينية للتطوير والمساءلة. مع ذلك، إذا تواتر الاتفاق ثم الفشل بشكل متكرر، قد يُدرج في الملف الإداري كدلائل على المحاولات السابقة قبل اتخاذ إجراءات رسمية. الشفافية والنية (تحسين مقابل عقاب) يجب أن تكون واضحة من البداية.

حفظ السجلات داخل نظام إدارة الموارد البشرية أو نظام داخلي مؤمن أفضل من حفظها في ملفات محلية غير مراقبة. حدّد من يمكنه الوصول إلى السجل (المدير المباشر، الموارد البشرية، أو لجنة محددة)، واحتفظ بسجل نشاط لتتبع من اطلع أو عدّل المستند.

دمجه يوفر: تذكيرات تلقائية لمواعيد المتابعة، ربط الإجراءات بالأهداف السنوية أو ملفات الأداء، تقارير مجمعة عن أنواع الإجراءات وتأثيرها، وإمكانية استخراج بيانات لتحديد احتياجات التدريب. الربط يجعل العملية أقل اعتمادًا على الورق وأكثر قابلية للمراجعة والتحليل.

أبرز الأخطاء: صياغة إجراءات غامضة أو غير قابلة للقياس، عدم توفير موارد أو دعم، متابعات متقطعة، واستخدام النموذج كأداة عقابية فقط. لتجنّبها: صغ الإجراءات بوضوح، احصل على توافق واقعي من الموظف، خطط لمتابعات منتظمة، ووضّح أن الهدف تحسين الأداء لا معاقبة الفرد مباشرة.

إذا توافقت الإجراءات مع أهداف استراتيجية أو أظهرت تحسينًا مستدامًا، فتوثيق النتائج يمكن أن يُستخدم كدليل في قرارات التقدير أو المكافآت. لكن لا يجب ربط كل إجراء قصير بترقية فورية؛ الأثر المستدام والمتكرر هو المعيار.

• صِغ قالبًا بسيطًا وواضحًا.
• درّب المدراء على كيفية صياغة إجراءات قابلة للقياس.
• اجعل المتابعة دورية قصيرة ومحددة زمنياً.
• احتفظ بالبيانات داخل نظام إدارة الموارد البشرية للوصول إلى تقارير تساعد في تحسين السياسات.

نموذج الإجراء الذاتي أداة عملية وبسيطة لتعزيز المساءلة، تسريع التعلم، وتحسين نتائج العمل القصيرة المدى. عندما يكون القصد تمكينيًا والاتفاق واقعيًا والمتابعة منتظمة، يصبح هذا النموذج نقطة وصل فعّالة بين ثقافة الأداء الفردي وأهداف المنظمة.