رجوع

نموذج تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي

وحِّد طريقة توثيق الحوادث، وأسبابها الجذرية، والإجراءات التصحيحية والوقائية في قضايا الموارد البشرية، قلّل المخاطر القانونية، أغلق القضايا بشكل أسرع، وحوّل المشكلات إلى تحسينات مستدامة.

اطلب العرض التوضيحي

لماذا تستخدم قالب تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي؟

هيكل جاهز للاستخدام: يتضمن حقولًا لملخص الحالة، تحليل السبب الجذري، الإجراءات التصحيحية والوقائية، المسؤولين، المواعيد النهائية، وفحوصات الفاعلية.

قابل للتخصيص لموارد بشرية: مهيأ للشكاوى، نتائج الإجراءات التأديبية، ثغرات الاندماج الوظيفي، الحوادث المتعلقة بالسلامة أو حالات عدم الالتزام بالسياسات.

مدروس قانونيًا: يساعد في ضمان التوثيق الواضح وقابلية التتبع أثناء النزاعات أو التدقيقات.

توفير الوقت: حقول جاهزة تلتقط بالضبط ما تحتاجه فرق الموارد البشرية، الامتثال، والعمليات.

اتباع أفضل الممارسات: يتضمن وصف المشكلة، تحليل السبب الجذري، الإجراءات التصحيحية والوقائية، المسؤولين، المهل الزمنية، وفحوصات الفعالية، وهي الحقول الأساسية المعتمدة في قوالب CAPA الرائدة

حمل نموذج  تقرير طلب إجراء تصحيحي- وقائي المجاني الآن!

حمّل قالب تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي
By Clicking “Register now”, I Agree To The Terms Of Use and Privcy Policy.

الأسئلة الشائعة

ما هو تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي (CAPA) ومتى يجب استخدامه؟

تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي هو وثيقة منهجية تُستخدم لتسجيل مشكلة أو انحراف عن سياسات وإجراءات العمل، وتحديد الأسباب الجذرية لها، ووضع إجراءات تصحيحية عاجلة لمنع تكرار المشكلة، بالإضافة إلى إجراءات وقائية طويلة الأمد لتجنب حدوث مشكلات مشابهة مستقبلًا. يُستخدم هذا النوع من التقارير عندما يتم الكشف عن حوادث تشغيلية، شكاوى موظفين أو عملاء، نتائج تدقيق داخلية أو خارجية، أو أي حالة تؤثر على جودة الأداء أو الامتثال التنظيمي. في سياق الموارد البشرية، يُطبق على قضايا السلوك الوظيفي، أداء الموظفين، حالات غير التزام بالسياسات، أو أنماط شكاوى متكررة تتطلب معالجة نظامية.

ما الفرق بين الإجراء التصحيحي (Corrective Action) والإجراء الوقائي (Preventive Action)؟

الإجراء التصحيحي يهدف إلى معالجة حدث حدث بالفعل، بمعنى إزالة الأسباب الأساسية للمشكلة التي وقعت. بينما الإجراء الوقائي يهدف إلى منع حدوث مشكلة في المستقبل عبر تعديل الأنظمة أو التدريب أو تصميم مراقبة مبكرة. باختصار: التصحيحي يصلح ما حدث، والوقائي يمنع ما قد يحدث، وعادة ما يوثّق التقرير كليهما لأن معرفة السبب الجذري تقود إلى إجراءات وقائية مناسبة.

ما العناصر الأساسية التي يجب أن يحتويها التقرير؟

عادة ما يتضمن التقرير الأقسام الأساسية التالية: تعريف المشكلة ووصفها (ماذا، من، متى، أين، كيف)، تحليل السبب الجذري (مثل أسلوب "5 لماذا")، إجراءات تصحيحية محددة (من المسؤول، ماذا سيفعل، متى)، إجراءات وقائية مقترحة (تغييرات في السياسات، التدريب، المراجعات الدورية)، جداول زمنية ومواعيد نهائية، مالك/مسؤول عن التنفيذ، خطة لفحص الفعالية (مؤشرات قياس وكيف سيتم المتابعة)، وتوثيق المراجعات والموافقات. هذا الترتيب يساعد على تتبع الحالة وتوفير سجلات للتدقيق والمتابعة.

ما منهجيات تحليل السبب الجذري المناسبة للموارد البشرية؟

هناك أدوات فعّالة مثل: تقنية "5 لماذا" للغوص في أصل المشكلة، لتصنيف الأسباب حسب فئات (أشخاص، عمليات، سياسات، بيئة)، تحليل بيانات الحضور والأداء لاكتشاف أنماط، ومقابلات استكشافية مع الأطراف المعنية لجمع دلائل نوعية. اختيار الأداة يعتمد على تعقيد الحالة وكمية البيانات المتاحة.

كيف أربط تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي مع نظام إدارة الموارد البشرية؟

ربط تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي بنظام إدارة الموارد البشرية يحوّل التقرير إلى عملية قابلة للقياس: استحداث نموذج إلكتروني داخل النظام لملء التقرير، رسم مهام وموعد نهائي مرتبط بالمالك، ربط أي تدريب ناتج عن الإجراء بسجل التدريب، وعرض مؤشرات في لوحة القيادة (مثل زمن الإغلاق وعدد القضايا المفتوحة). هذا الربط يسهّل التذكير الآلي والمراجعات الدورية.

من يجب أن يكون مسؤولاً عن فتح وقيادة تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي داخل قسم الموارد البشرية؟

الممارسة الجيدة تكون بتعريف مالك للخطة، عادة مدير الموارد البشرية أو مسؤول الجودة/الامتثال، بينما يفتح البلاغ المشرف المباشر أو فريق خدمة الموظفين. مشاركة أصحاب المصلحة (التدريب، العلاقات العمالية، الإدارة المباشرة) يضمن حلولًا عملية وتطبيقًا فعّالًا.

ما هي مؤشرات الأداء (KPIs) المناسبة لقياس فعالية تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي في الموارد البشرية؟

مؤشرات مفيدة تشمل: متوسط زمن إغلاق القضايا، نسبة الإجراءات المكتملة في موعدها، نسبة عدم تكرار المشكلة خلال فترة متابعة (مثلًا 6 أشهر)، عدد القضايا التي تطورت إلى إجراءات تأديبية، ومستوى رضا الأطراف عن عملية المعالجة. هذه المؤشرات تدعم تحسينات واضحة ومؤشّرة.

كيف أكتب وصف المشكلة بشكل فعّال؟

اكتب وصفًا محددًا وموضوعيًا: من المتورط، ماذا حدث، متى وأين، وما هي الأدلة (سجلات، مراسلات، شهادات). استخدم الأرقام إذا وُجدت (عدد الشكاوى، نسبة الحضور، معدل الأخطاء) وتجنّب الأحكام الشخصية أولًا. وصف واضح يسرّع تحليل السبب الجذري.

ما العلاقة بين تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي والتقارير التأديبية؟

يركز تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي على الإصلاح النظامي والعملياتي، بينما التقرير التأديبي يختص بمحاسبة موظف فردي عند إخلال بالسياسات، وفي بعض الحالات يتقاطعان: مشكلة متكررة قد تبدأ كتقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي(نظرًا لخلل في التدريب)، ثم تُتخذ إجراءات تأديبية إذا ثبت التكرار أو التعمد.

كم تستمر المتابعة بعد التنفيذ؟

يفضل مرحلتين: متابعة قصيرة (30–90 يومًا) للتحقق من التنفيذ، ثم متابعة طويلة (6–12 شهرًا) لقياس عدم التكرار، التوقيت قابل للتعديل حسب التعقيد وخطورة القضية.

ما الأخطاء الشائعة وكيف نتجنبها؟

أخطاء نمطية: عدم تحديد سبب جذري صحيح، إجراءات عامة وغير قابلة للقياس، غياب مالك واضح أو مواعيد تنفيذ، وتجاهل فحص الفعالية. للتفادي: استخدم أدوات تحليل مناسبة، ضع إجراءات قابلة للقياس، عيّن مالكين واضحين، وحدد معايير نجاح.

هل هناك متطلبات تنظيمية يجب أخذها بالاعتبار؟

في قطاعات معيّنة (مثل الرعاية الصحية أو التصنيع) توثيق تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي قد يكون خاضعًا لمتطلبات ISO أو لوائح الجهات الرقابية. وفي الموارد البشرية يجب مراعاة قوانين العمل وحماية البيانات، لذا احتفظ بتوثيق كافٍ واستشر شؤون قانونية عند الحاجة.

كيف أضمن سرية وخصوصية الوثائق؟

استخدم معرفات داخلية بدل الأسماء عند الإمكان، احفظ الملفات في نظام مؤمن بصلاحيات وصول، وتأكد من أن سياسة الاحتفاظ بالبيانات تتوافق مع قوانين حماية البيانات المحلية.

ما مثال عملي لإجراء تصحيحي ووقائي قابل للقياس؟

مثال: ارتفاع التأخر بنسبة 15%. تصحيح: توجيهات فردية وتعديل جدول مؤقت خلال أسبوع. وقائي: نظام إنذار مبكر للتأخر + ورشة توعية شهرية، مؤشر الأداء: خفض التأخر إلى أقل من 5% خلال ثلاثة أشهر.

ما أفضل ممارسات الحوكمة؟

اعتمد سياسة تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي رسمية تحدد صلاحيات الفتح، أطر زمنية، متطلبات التوثيق، ولجنة مراجعة للحالات الخطرة. درّب المشرفين وقدم تقارير دورية للإدارة العليا للحفاظ على الدعم والموارد.

كيف أستخدم البيانات التاريخية لتحسين تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي؟

راجع سجلات الماضي لاكتشاف أنماط متكررة، ذلك يساعد على توجيه إجراءات وقائية أعمق مثل تحسين برامج التوظيف أو التصميم الوظيفي.

ما الوثائق المطلوبة لحماية المنظمة عند تدقيق خارجي؟

احتفظ بنسخ من التقارير الأصلية، نتائج تحليل السبب، خطط التنفيذ، سجلات التنفيذ، نتائج فحص الفعالية، ومراسلات الموافقات ،كلها مرتبة زمنيًّا ومؤمّنة لعرضها عند الحاجة.

متى نحيل قضية إلى تحقيق رسمي أو لجنة تأديب؟

إذا دلّ التحقيق على مخالفة جسيمة أو تعمد أو خرق قانوني، فيجب فتح تحقيق رسمي أو إحالة للجنة التأديب بالتوازي أو بعد إجراءات تقرير طلب إجراء تصحيحي وقائي.

هل هناك قالب قياسي موصى به؟

لا يوجد قالب واحد يصلح لكل الحالات. اختر قالبًا يغطي الحقول الأساسية وكيّفه ليتماشى مع حجم المؤسسة وقوانين القطاع، وادخله داخل نظام إدارة الموارد البشرية لسهولة التطبيق والقياس.

ما النصائح الختامية لتطبيق ناجح؟

اجعل التقارير بسيطة وواضحة، عيّن مالكين محددين، اجعل الفحوصات قابلة للقياس، وادمج العملية ضمن نظام إدارة الموارد البشرية للحصول على تذكيرات ومقاييس تلقائية.