نموذج طلب تدريب هو مستند رسمي (ورقي أو إلكتروني) يستخدمه الموظف أو مديره لطلب المشاركة في برنامج تدريبي معيّن، أو تخصيص معالجة تدريبية لحل مشكلة معينة تتعلق بالأداء سواء كان داخل الشركة أو خارجيًا.

1. تحديد احتياج التدريب: يوضح السبب الذي يجعل التدريب ضروريًا (مثل تحسين مهارة، سد فجوة في الأداء، الاستعداد لترقية).
2. تحديد تفاصيل البرنامج: مثل اسم البرنامج، مدته، الجهة المقدمة، التكلفة، ومكان انعقاده.
3. الحصول على موافقات: يمر النموذج غالبًا عبر المدير المباشر، ثم قسم الموارد البشرية، وأحيانًا الإدارة العليا للموافقة على الحضور والميزانية.
4. تسهيل المتابعة والتوثيق: ليكون هناك سجل واضح بالتدريبات التي حصل عليها كل موظف ضمن خطة التطوير المهني.

يمكن لأي موظف أو مدير أو طرف معني تقديمه – عادةً الموظف بموافقة مديره. ويمكن لقسم الموارد البشرية تقديم الطلبات نيابةً عن الفرق

• بيانات مقدم الطلب (الاسم، القسم، المسمى الوظيفي، معلومات التواصل)
• مبرر الحاجة للتدريب (فجوة مهارات، مشكلة أداء، هدف استراتيجي)
• نوع التدريب (داخلي/خارجي، أونلاين/حضوري)
• التواريخ المقترحة، عدد المشاركين، التكلفة، معلومات المزوّد
• الفوائد المتوقعة والنتائج القابلة للقياس على مستوى العمل أو الأداء
• توقيعات الموافقة من المدير وقسم الموارد البشرية أو التوقيع الإلكتروني

استخدام نموذج طلب تدريب موحد يضمن أن تكون الطلبات مكتملة، قابلة للتتبع، ومتوافقة مع استراتيجية الشركة. كما يقلل من الطلبات العشوائية أو المرسلة بطرق مشتتة (بريد، محادثة)، ويختصر أوقات الاستجابة، ويحسن الإشراف والتحليل.

عدل حقول نموذج طلب تدريب بما يتوافق مع سياساتك: ضبط خيارات أنواع التدريب، آلية الموافقة (مثلًا ، موافقة المدير أو الموارد البشرية)، إضافة قوائم منسدلة أو حقول مشروطة. أضف العلامة التجارية للشركة، وخيارات التوجيه التلقائي، وأدوات التحليل إن توفرت.

أضف أسئلة استراتيجية مثل:

• هل هذه مشكلة متكررة أم حالة معزولة؟
• هل توجد مواد أو برامج تدريبية متاحة بالفعل؟
• ما النتائج المتوقعة وتأثيرها على العمل؟
• هل يمكن أن تكون هناك حلول بديلة أكثر فعالية  (توجيه، موارد)؟

عند تقديم الطلب، يتّبع مسار موافقات محدد داخل نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS):

• يقوم المدير بمراجعته والموافقة عليه أو طلب تعديلات.
• يقوم مدير التدريب أو الموارد البشرية بمراجعة التوافق مع الميزانية والجدول الزمني.
• ترسل الإشعارات الآلية إلى مقدم الطلب بحالة الطلب.
• يتم تتبع التدريب المعتمد وتسجيله على ملف الموظف.

تُستخدم البيانات من أجل:

• تحليل الطلبات التدريبية على مستوى المؤسسة وتحديد فجوات المهارات. 
• ترتيب أولويات البرامج التدريبية وفقًا لقيمتها الاستراتيجية.
• متابعة إتمام التدريب، وقياس العائد على الاستثمار، وأداء الموظفين بعد التدريب.
• الاحتفاظ بسجل تدريبي لكل موظف للأغراض الرقابية وخطط التطوير.

أفضل الممارسات الموصى بها:

• تقييم على مستوى الشركة مرة سنويًا.
• مراجعات على مستوى القسم أو الفريق كل ستة أشهر.
• تقييم إضافي عند حدوث تغييرات كبيرة (أنظمة جديدة، لوائح، إعادة هيكلة).

نعم، نموذج طلب التدريب يمكن تصميمه بحيث يخدم أنواع مختلفة من الموظفين أو الفرق في أكثر من دولة أو لغة، وليس فقط فريق واحد بنفس الظروف.

يمكن استخدام:

• الحقول الذكية (Conditional Logic): يعني أن الحقول في النموذج تتغير أو تظهر/تختفي بناءً على إجابة المستخدم. مثال: إذا اخترت "قسم المبيعات" تظهر لك قائمة دورات تخص المبيعات، وإذا اخترت "الإدارة" تظهر دورات القيادة.
• حسب نوع التدريب: إذا كان التدريب المطلوب "التزام قانوني" (Compliance) تظهر حقول معينة، وإذا كان "قيادة" (Leadership) تظهر حقول أخرى.
• دعم فرق متعددة اللغات أو دول مختلفة: يمكن أن يظهر النموذج بلغة الموظف أو يراعي اختلاف العمل بين دولة وأخرى.
•  مزايا إضافية في أدوات النماذج الحديثة:
  • تحديد حدود ميزانية للتدريب حسب الموظف أو القسم.
  • عمل موافقات جماعية (مثلاً موافقة أكثر من مدير).
  • دمج البيانات مع لوحة معلومات الموارد البشرية (HR Dashboard) لسهولة التتبع والتحليل.

يكون النموذج ذكيا ومرنا، يتكيف مع نوع المستخدم أو موقعه أو نوع التدريب المطلوب.