كل ما يهمك عن تقرير الموارد البشرية الشهري

يعتبر تقرير الموارد البشرية الشهري – إلى جانب كونه ملخصًا لعمليات وأحداث الموارد البشرية على مدار الشهر- مرجعًا مهمًا للفريق وللإدارة التنفيذية على السواء، حيث يرصد أهم التغيرات التي حدثت خلال الشهر وملخص العمليات التي أدارها فريق الموارد البشرية، وأهم نتائجها.

في هذا المقال نستعرض بالتفصيل كل ما يتعلق بتقرير الموارد البشرية الشهري.

جدول المحتويات:

• ما هو تقرير الموارد البشرية الشهري؟
• أهداف تقرير الموارد البشرية الشهري
• المقاييس التي يجب تضمينها في نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري
• الفائدة من نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري
• خطوات إعداد نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري

ما هو تقرير الموارد البشرية الشهري؟

ويعرف أيضًا بتقرير نظم المعلومات الإدارية Management Information System (MIS) Report، وهو سجل يقدم البيانات والمعلومات لمساعدة الإدارة التنفيذية على اتخاذ قرارات مستنيرة. يهدف تقرير الموارد البشرية الشهري إلى تقديم بيانات مهمة ومثالية في تكوين منظم، بما يقدم للإدارة التنفيذية عرضًا شاملًا لجوانب مختلفة من أحداث الشهر على صعيد القوى العاملة وإدارة الموارد البشرية.

يتضمن تقرير الموارد البشرية الشهري عادة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والقياسات وغيرها من المعلومات المهمة التي تعكس التفاصيل الوظيفية والمالية الأساسية.

ما أهداف تقرير الموارد البشرية الشهري؟

يستهدف تقرير الموارد البشرية الشهري عدة غايات، من أهمها:

• عرض المؤشرات: يقدم تقرير الموارد البشرية الشهري معلومات حول الوضع الحالي للموارد البشرية في المنشأة. مما يساعد المسؤولين على ملاحظة الأنماط والخصائص والمناطق التي تتطلب التدقيق.
• اتخاذ القرار: يستخدم المسؤولون تقرير الموارد البشرية الشهري لاتخاذ قرارات مستنيرة في ضوء البيانات الدقيقة والحديثة.
• مراقبة الأداء: يمكن تقرير الموارد البشرية الشهري الإدارة التنفيذية من متابعة مدى نجاح إدارة الموارد البشرية في تحقيق أهدافها وغاياتها. من خلال مقارنة الأهداف بما تم تنفيذه فعليًا.
• التخطيط والتنبؤ: يقدم تقرير الموارد البشرية الشهري معلومات موثوقة يمكن استخدامها لترتيب وقياس الأنماط المستقبلية. هذا يساعد المنشأة في توقع الصعوبات والمشاكل التي تحتاج إلى تدخل.

ما هي المقاييس التي يجب تضمينها في نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري؟

ليؤدي التقرير دوره بفعالية، لا بد من تضمين المقاييس الصحيحة التي تكشف حقائق مؤثرة وتدعم الإدارة في اتخاذ قرارات دقيقة. فما هي أهم هذه المقاييس التي ينبغي أن يحتويها نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري؟

أولاً: إحصاءات القوى العاملة

تعداد الموظفين

يجب أن يتضمن التقرير إحصاء لعدد الموظفين الحالي، مقارنة بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية، مع إظهار التغير في عدد الموظفين عبر رسم بياني. كذلك يمكن إضافة إحصاء تفصيلي لأعداد الموظفين حسب الإدارة/ القسم.

يتضمن هذا القسم كذلك:

• عدد وبيان الموظفين الجدد، مع مقارنتهم بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية.
• عدد وبيان الموظفين المغادرين، مع مقارنتهم بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية.
• عدد وبيان الموظفين العائدين من الإجازات السنوية، مع مقارنتهم بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية.
• عدد وبيان الموظفين المغادرين مؤقتًا (الإجازات السنوية)، مع مقارنتهم بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية.
• معدل التغيب، مع مقارنته بالشهر الماضي، أو عدة أشهر ماضية.
• يمكن أن يتضمن هذا القسم أيضًا إحصاءات ديموغرافية للموظفين وفقًا للنوع والجنسية (في حال وجود عدة جنسيات بالمنشأة).

معدل الدوران

يجب أن يتضمن التقرير معدل الدوران لهذا الشهر، مع مقارنته بالأشهر الماضية في رسم بياني.

يمكن حساب معدل الدوران من خلال المعادلة التالية: (عدد الموظفين المنتهية خدماتهم/ عدد الموظفين في نهاية الفترة) ×100

يمكن كذلك تجزئة معدل الدوران إلى معدل دوران طوعي (الموظفون المستقيلون فقط)، وغير طوعي (الموظفون الذين تم الاستغناء عنهم).

معدل الاحتفاظ بالموظفين

يشير هذا المقياس إلى النسبة المئوية للموظفين الذين يبقون في المنشأة خلال فترة محددة. غالبًا ما يعكس معدل الاحتفاظ المرتفع رضا الموظفين القوي وبيئة العمل الداعمة، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح الأعمال على المدى الطويل.

يمكن حساب معدل الاحتفاظ بالموظفين من خلال المعادلة التالية: [(عدد الموظفين في نهاية الفترة – عدد التعيينات الجديدة) /عدد الموظفين في بداية الفترة] × 100

يمكن من خلال رسم بياني مقارن لمعدل الاحتفاظ بالموظفين خلال الأشهر الماضية أن يظهر مدى نجاح مبادرات تحسين الرضا الوظيفي وجدوى برامج الحوافز والتقدير داخل المنشأة.

ثانيًا: إحصاءات التوظيف

يمكن أن يتضمن هذا القسم مجموعات من البيانات الإحصائية، من أهمها:

الشواغر الوظيفية

يساعد تتبع الوظائف الشاغرة في قياس طلبات التوظيف وتقييم كفاءة جهود التوظيف، كما يوفر نظرة ثاقبة حول الأدوار المطلوبة باستمرار ويحدد الفجوات داخل الفرق. يمكن أن يتضمن التقرير حصرًا للشواغر في بداية الفترة ونهايتها، مع مقارنتها بالأشهر الماضية.

زمن التوظيف

يشير زمن التوظيف إلى متوسط المدة المستغرقة للتوظيف في الوظائف الشاغرة. يساعد هذا المقياس الموارد البشرية على تقييم سرعة وكفاءة عمليات التوظيف، حيث تشير الأوقات الأقصر في كثير من الأحيان إلى طرق التوظيف الفعالة.

يمكن أن يتضمن هذا القسم زمن التوظيف للوظائف التي تم شغلها بالفعل خلال الفترة.

مصادر التوظيف

يمكن أن يكشف تحليل مصادر التوظيف عن أنجح القنوات في عملية التوظيف، سواء كانت لوحات الوظائف أو الإحالات أو وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن لهذا المؤشر تحسين ميزانيات التوظيف من خلال التركيز على القنوات التي تسفر عن أفضل التعيينات.

يمكن إظهار هذا الجزء في شكل جدول يتضمن مصادر التوظيف المستخدمة، وعدد الشواغر التي تم ملؤها من كل مصدر، كما يمكن إظهار مخطط بياني مقارن لإظهار التغير في نتائج مصادر التوظيف على مدار عدة أشهر.

ثالثًا: إحصاءات الأجور والمزايا والتعويضات

يتضمن هذا التقرير بالأساس عرضًا لإجمالي الأجور والتعويضات والمزايا بطرق مختلفة، من بينها:

• إجماليات الأجور والتعويضات والمزايا حسب بند الأجر
• إجماليات الأجور والتعويضات والمزايا حسب الإدارة/ القسم
• إجماليات الأجور والتعويضات والمزايا حسب المشروع/ مركز التكلفة
• إجمالي الزيادات في الأجور الفردية (إن وجدت).
• إجمالي المكافآت والحوافز غير الدورية.
• إجمالي أجر الساعات الإضافية المدفوع حسب الإدارة/ القسم/ المشروع/ مركز التكلفة.

ويمكن عرض مقارنات للإجماليات لإظهار التغير عن الشهر/ الأشهر الماضية.

رابعًا: إحصاءات التدريب والتطوير

يمكن أن يتضمن هذا القسم الإحصاءات التالية:

ساعات التدريب

يظهر إجمالي ساعات التدريب التزام الشركة بنمو الموظفين وتطوير المهارات. تعكس ساعات التدريب الأعلى الاستثمار في قدرات القوى العاملة، وتعزيز الإنتاجية والقدرة على التكيف.

معدلات المشاركة

تظهر معدلات المشاركة في البرامج التدريبية مشاركة الموظفين في فرص التطوير. يساعد تتبع هذا المعدل على فهم البرامج الأكثر فاعلية، وأين قد تكون هناك حاجة إلى تحسينات.

مقاييس تنمية المهارات

تقيس مقاييس تنمية المهارات تأثير التدريب، وتسلط الضوء على المهارات المكتسبة أو المحسنة. تضمن هذه البيانات توافق البرامج التدريبية مع الأهداف التنظيمية وتلبية احتياجات تطوير الموظفين.

خامسًا: مشاركة ورضا الموظفين

يمكن أن يتضمن هذا القسم الإحصاءات التالية:

نتائج الاستطلاعات

تلخص نتائج الاستطلاع التعليقات على المشاركة أو الرضا، مما يعطي لمحة عن مشاعر الموظفين. تساعد هذه الأفكار الموارد البشرية على معالجة المجالات التي تحتاج إلى تحسين في ثقافة العمل ومعنويات الفريق.

معدلات المشاركة

تشير معدلات المشاركة في مبادرات المشاركة إلى اهتمام الموظفين بالأنشطة في مكان العمل، مما يدل على مستوى مشاركتهم في البرامج الثقافية والاجتماعية للشركة.

تجاهات التغذية الراجعة

يساعد تحليل اتجاهات التغذية الراجعة الموارد البشرية على فهم أنماط معنويات الموظفين، وتقديم توصيات قابلة للتنفيذ لتحسين السياسة وثقافة إيجابية في مكان العمل.

ما الفائدة التي يقدمها نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري؟

لماذا تهتم بإنشاء نموذج التقرير الشهري للموارد البشرية؟ إليك العديد من الفوائد التي يمكنك الحصول عليها:

• مؤشرات البيانات: يوفر بيانات مهمة لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحليل الاتجاهات.
• المساءلة: يحمل الموارد البشرية المسؤولية عن تحقيق الأهداف والمواءمة مع الأهداف التنظيمية
• الشفافية: أن تُبقي أصحاب المصلحة على اطلاع وتشجع على التغذية الراجعة للتحسينات
• فهم المشاعر: يحدد مجالات التحسين في رضا الموظفين والاحتفاظ بهم
• تتبع الامتثال: يساعد في مراقبة الالتزام بقوانين العمل وتحديد المخاطر المحتملة

هل أنت مهتم بمعرفة المزيد حول تقارير الموارد البشرية؟ اقرأ: 10 أنواع من تقارير الموظفين الأكثر تأثيرًا

ما خطوات إعداد نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري بفاعلية؟

يتضمن إعداد نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري بعض الخطوات التي تهدف إلى تجميع بيانات الموارد البشرية ذات الصلة وتفكيكها وعرضها بصورة مفيدة يسهل تصفحها. فيما يلي خطة عامة للوسائل التي يمكنك اتباعها لعمل نموذج تقرير الموارد البشرية الشهري.

الخطوة 1: تحديد الأهداف والقياسات

ابدأ بتحديد الغرض من تقرير الموارد البشرية الشهري. حدد الأهداف التي تتوقع تحقيقها. يمكن أن تنتقل هذه الأهداف من متابعة إدارة العاملين، أو تحليل وتجزئة معدلات دوران الموظفين، أو تقييم كفاية الاستعداد. عندما تحدد الأهداف، قم بتمييز القياسات الحيوية وتركيز المعلومات التي ستساعد في تقدير التقدم نحو تلك الأهداف.

الخطوة 2: تجميع المعلومات المهمة

اجمع المعلومات من مصادر مختلفة داخل قسم الموارد البشرية، مثل سجلات العاملين والمعلومات المالية وسجلات الحضور وتقارير التهيئة وتقييمات الإنجاز. تأكد من أن المعلومات دقيقة ومحدَّثَة وقابلة للتطبيق فيما يخص أهداف تقرير الموارد البشرية الشهري.

الخطوة 3: اختر التقنيات المناسبة

حدد الأجهزة أو البرامج المناسبة لفرز معلوماتك وتحليلها بشكل فعال. إذا لم يكن لديك نظام لإدارة الموارد البشرية يمكنه أتمتة البيانات التي تحتاج إليها جهز جداول البيانات بالمعادلات اللازمة، وتأكد من صحتها وجاهزيتها للتعامل مع المدخلات.

هل ما زلت تستخدم جداول البيانات حقًا؟ لماذا لا تختصر وقتك وجهدك باستخدام نظام تالنتو؟ اكتشف الميزات الرائعة والمرنة لنظام تالنتو، وكيف تساعدك على إعداد تقرير الموارد البشرية الشهري بسرعة ودقة. اطلب العرض التوضيحي الآن!

الخطوة 4: تخطيط تنسيق التقرير

يمكن أن يساعد التقرير المنظم جيد التنسيق ذو التصميم الجذاب على تحسين الفهم واستيعاب المحتوى. ضع في اعتبارك إبراز العناصر التالية:

• ملخص تنفيذي: عرض مختصر لأبرز إنجازات وأهم أنشطة قسم الموارد البشرية خلال الشهر.
• المؤشرات والأرقام الرئيسية: تحليل كمي لأهم المقاييس، مثل أعداد التعيينات، ومعدلات ترك الخدمة، ومستويات مشاركة الموظفين، بالإضافة إلى أنشطة التدريب.
• أبرز الأنشطة والمبادرات: استعراض لأهم المشاريع والفعاليات التي نُفذت، بما في ذلك عمليات التوظيف الجديدة والترقيات ودورات التدريب.
• التحديات والمخاطر: بيان بالصعوبات أو المخاطر التي تمت مواجهتها والإجراءات التي تم تنفيذها أو التخطيط لها للتغلب عليها.
• الاتجاهات والقضايا المستجدة: مناقشة للاتجاهات الحديثة أو القضايا التي بدأت بالظهور داخل بيئة العمل وتحتاج إلى مراقبة أو تحليل أعمق.

الخطوة 5: فحص وفهم المعلومات

تحقق من دقة المعلومات المدخلة وكذلك المخرجات، حاول إجراء مراجعة إضافية لتقليص الكميات غير الضرورية من المعلومات المفرطة. كن على وعي تام بما يتضمنه تقريرك، وكن مستعدًا لمناقشة ما جاء فيه.

الخطوة 6: استخدم المكونات البصرية

قم بتحويل المعلومات الأولية إلى مخططات ورسوم بيانية وجداول جذابة المظهر. تعمل العروض البصرية على تحسين عرض البيانات المعقدة، مما يجعل الأمر أكثر وضوحًا للمتلقين لفهم الأنماط والوصول إلى الاستدلالات بشكل أسرع.

الخطوة 7: جهز التوضيحات

ضع المعلومات في سياقها من خلال إعطاء توضيحات لأي مؤشرات أو أنماط غير مألوفة. على سبيل المثال: في حالة حدوث ارتفاع غير متوقع في معدل دوران العاملين، ضع في اعتبارك فهم ما إذا كان ذلك متوقعًا بسبب مؤثرات خارجية أو تغييرات في استراتيجيات المنشأة أو أية عوامل أخرى.

الخطوة 8: ركز على عرض ما ينبغي ملاحظته

استخلص من فحص وتحليل معلومات التقرير مقترحات جديرة بالملاحظة. وَضِّح كيف يمكن لقسم الموارد البشرية والمنشأة بشكل عام الاستفادة من مخرجات التقرير. صمم مقترحاتك لمعالجة الصعوبات الواضحة.

خلاصة الحديث عن تقارير الـHR الشهرية

لا شك إن تقرير الموارد البشرية الشهري يعد من الأدوات الأساسية للإدارة المرنة القائمة على المعلومات. باتباع الدليل الذي تضمنه هذا المقال يمكنك إعداد تقارير تقدم مؤشرات مهمة، وتدعم اتخاذ قرارات مستنيرة، وتؤطر الجهود التي يقدمها قسم الموارد البشرية كشريك استراتيجي في نجاح المنشأة. تذكر أن الهدف النهائي هو تحويل المعلومات الأولية إلى مخرجات معرفية واضحة وجديرة بالملاحظة تدعم تحسين إدارة الموظفين والتزامهم والأداء المؤسسي بشكل عام.

هل أنت بحاجة إلى نظام لإدارة الموارد البشرية يساعدك على انتاج تقارير مفيدة؟ لماذا لا تتعرف إلى تالنتو؟ أطلب العرض التوضيحي المجاني الآن!