تدقيق الموارد البشرية: الرقابة الذاتية مفتاحٌ للنجاح

هل تدقيق الموارد البشرية ضروري؟ في الواقع يمكن للممارسات الخاطئة في إدارة الموارد البشرية أن يكون لها تأثير سلبي خطير على منشأتك بأكملها، ليس فقط منظور الحفاظ على القُوَى العاملة والاستثمار فيها، ولكن يمكن أن يمتد هذا التأثير إلى علاقات المنشأة بعملائها، فضلًا عن التبعات غير المرغوبة لعدم الامتثال القانوني. لذلك فإن إجراء تدقيق الموارد البشرية يساعدك على التأكد من جاهزية موظفيك ومنشأتك لتحقيق النجاح والامتثال على المدى الطويل.

في هذا المقال نستعرض كل ما يهمك حول تدقيق الموارد البشرية، أنواعه، لماذا نقوم به، ما هو الوقت المناسب لإجرائه، وخطوات إجراء تدقيق فعال للموارد البشرية.

إذا كنت مهتمًا بالبحث في أسباب المشاكل المزمنة في إدارة الموارد البشرية لديك، أو كنت مهتمًا بتطوير مستوى أداء إدارة الموارد البشرية وتحسين الامتثال القانوني فيها فهذا المقال يهمك.

جدول المحتويات:

• ما هو تدقيق الموارد البشرية؟
• ما أهمية تدقيق الموارد البشرية؟
• متى يجب عليك إجراء تدقيق الموارد البشرية؟
• ما أنواع أنشطة تدقيق الموارد البشرية؟
• ما كيفية التدقيق على قسم الموارد البشرية؟
• ما طريقة إعداد تقرير تدقيق الموارد البشرية؟
• أفضل 8 ممارسات لإنشاء تقرير فعال لتدقيق الموارد البشرية

ما هو تدقيق الموارد البشرية؟

تدقيق الموارد البشرية هو تقييم منهجي لسياسات وممارسات وإجراءات واستراتيجيات الموارد البشرية في المنشأة، بغرض تقييم فعاليتها وامتثالها القانوني ومواءمتها مع الأهداف التنظيمية. يتضمن تدقيق الموارد البشرية مراجعة شاملة لوظائف الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، التدريب، الأجور والتعويضات، إدارة الأداء، شؤون الموظفين، والامتثال التنظيمي.

يستهدف تدقيق الموارد البشرية تحديد المجالات التي قد تحتاج إلى تحسين والمجالات التي تعمل بشكل جيد. يمكن للمنشآت الاعتماد على تدقيق الموارد البشرية لضمان الامتثال ومواءمة برامج الموارد البشرية مع أهداف العمل.

يتشابه تدقيق الموارد البشرية إلى حد كبير مع عمليات التدقيق الداخلي، يؤدي إجراء تدقيق لقسم الموارد البشرية لديك أيضًا إلى اكتشاف مخالفات الامتثال ومعالجتها لتقليل المخاطر التي تتعرض لها المنشأة. بمجرد الانتهاء من التدقيق، يقوم فريق الموارد البشرية عادة بإعداد تقرير تدقيق الموارد البشرية لتقديم النتائج والخطوات التالية إلى قيادة المنظمة وأصحاب المصلحة الآخرين.

بشكل أساسي، يعد تدقيق الموارد البشرية فرصة لرفع مستوى انضباط العمليات بحيث تحظى جوانب مثل التوظيف، والاحتفاظ، التهيئة، التدريب، المزايا والتعويضات ومسيرات الرواتب، وإدارة الأداء بالاهتمام الذي يحتاجون إليه.

ما أهمية تدقيق الموارد البشرية؟

تكمن أهمية عمليات تدقيق الموارد البشرية في قدرتها على تبسيط عمليات الموارد البشرية، والتخفيف من المخاطر، وتعزيز النمو التنظيمي. فيما يلي بعض من الأسباب التي تجرى من أجلها عمليات تدقيق الموارد البشرية.

ضمان الامتثال

تساعد عمليات تدقيق الموارد البشرية في ضمان امتثال المنشأة لنظام العمل والعمال، واللوائح ومعايير الصناعة. وهذا يشمل الالتزام بعقود العمل ولوائح السلامة في مكان العمل والمتطلبات القانونية الأخرى. من خلال تحديد مجالات عدم الامتثال، يمكن للمنشأة اتخاذ إجراءات تصحيحية للتخفيف من المخاطر القانونية وتجنب العقوبات.

إدارة المخاطر

يتيح الإجراء المنتظم لعمليات تدقيق الموارد البشرية للمنشآت تحديد المخاطر والالتزامات المحتملة المتعلقة بشؤون الموظفين والتعويضات والمزايا ومهام الموارد البشرية الأخرى. من خلال معالجة هذه المخاطر بشكل استباقي، مثل المشكلات المتعلقة بدوران الموظفين أو المضايقات أو التدريب غير الكافي، يمكن للمنشآت تقليل الاضطرابات وحماية سمعتها.

الكفاءة التشغيلية

تتضمن عمليات تدقيق الموارد البشرية تقييم فعالية وكفاءة عمليات وممارسات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف والتهيئة وإدارة الأداء والتدريب. من خلال تحديد مجالات عدم الكفاءة أو ازدواجية الجهود، يمكن للمنشآت تبسيط عمليات الموارد البشرية الخاصة بها وتقليل التكاليف وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

مشاركة ورضا الموظفين

من خلال الاستطلاعات والمقابلات ومجموعات التركيز، تقوم عمليات تدقيق الموارد البشرية بتقييم رضا الموظفين ومشاركتهم واستقراء معنوياتهم. من خلال فهم احتياجات الموظفين واهتماماتهم، يمكن للمنشآت إنشاء بيئة عمل داعمة، وتحسين التواصل، وتعزيز مشاركة الموظفين، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتقليل معدل دوران الموظفين.

تكامل وأمن البيانات

تقوم عمليات تدقيق الموارد البشرية بتقييم دقة وسرية وأمن بيانات الموظفين وأنظمة معلومات الموارد البشرية. يعد ضمان سلامة البيانات وأمانها ضروريين لحماية معلومات الموظفين الحساسة والامتثال للوائح حماية البيانات والحفاظ على الثقة مع الموظفين.

المواءمة الاستراتيجية

تساعد عمليات تدقيق الموارد البشرية في مواءمة ممارسات الموارد البشرية مع الأهداف والغايات الاستراتيجية للمؤسسة. من خلال تقييم وظائف الموارد البشرية في سياق مهمة المنظمة ورؤيتها وقيمها، يمكن لقادة الموارد البشرية تطوير استراتيجيات لدعم نمو الأعمال والابتكار والاستدامة على المدى الطويل.

متى يجب عليك إجراء تدقيق الموارد البشرية؟

لا يفترض بصناع القرار ومسؤولي الموارد البشرية انتظار ظهور المشكلات قبل إجراء تدقيق الموارد البشرية. دائمًا ما يكون اتباع نهج استباقي أفضل من النهج التفاعلي. تقول لورين براون، وهي مساهمة في مدونة Bernard Health: ”يعتمد تحديد أفضل وقت من السنة لإجراء تدقيق الموارد البشرية في المقام الأول على احتياجات المنشأة وجدولها الزمني. قد يكون الوقت الأبطأ من العام أكثر إنتاجية من الموسم المزدحم للمؤسسة. وبالمثل، يمكن أن تكون فترات نهاية العام أو بدايته مناسبة للمنشأة في قياس التحسينات عامًا بعد عام“.

ما أنواع أنشطة تدقيق الموارد البشرية؟

1. عمليات تدقيق الامتثال

تركز عمليات تدقيق الامتثال على ضمان امتثال سياسات وممارسات الموارد البشرية لنظام العمل والقوانين المحلية ذات الصلة، بالإضافة إلى لوائح ومعايير السلامة والصحة المهنية.

2. عمليات تدقيق السياسات والإجراءات

يقيم هذا النوع من التدقيق فعالية واتساق سياسات وإجراءات الموارد البشرية داخل المنشأة. ويتطرق هذا النوع من التدقيق إلى جوانب مثل كتيبات الموظفين وعمليات التوظيف وإدارة الأداء والإجراءات التأديبية وممارسات إنهاء الخدمة لضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية والمتطلبات القانونية.

3. عمليات تدقيق التوظيف والاختيار

وتهدف إلى تقييم فعالية عمليات التوظيف والاختيار في المنشأة، من خلال تقييم استراتيجيات التوظيف، وإعلانات الوظائف، وأنظمة تتبع المرشحين، وتقنيات إجراء المقابلات، والتحقق من الخلفية، وقرارات التوظيف، وذلك من أجل تحديد مجالات التحسين في جذب واختيار المرشحين المؤهلين.

4. عمليات تدقيق التدريب والتطوير

يركز هذا التدقيق على تقييم برامج التدريب والتطوير في المنشأة، ويتضمن دراسة تقييمات الاحتياجات التدريبية، وطرق تقديم التدريب، وملاءمة المحتوى التدريبي، وعمليات تقييم التدريب، وتأثير التدريب على أداء الموظفين وتطويرهم.

5. عمليات تدقيق الأجور والتعويضات والمزايا

يفحص هذا النوع دقة ونزاهة عمليات حساب وصرف الأجور والتعويضات والمزايا، والتحقق من عدالة وتنافسية الأجور والتعويضات والمزايا في المنشأة، والامتثال لمواد نظام العمل المتعلقة بالأجور والتعويضات والمزايا. تتضمن العملية مراجعة هياكل الرواتب، مقارنة عينات من مسيرات الرواتب الماضية، مطابقة حساب وقت العمل بالأجر المدفوع، برامج الحوافز، وعروض المزايا، والمساواة في الأجور، والالتزام بالمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.

6. عمليات تدقيق شؤون الموظفين

تقوم عمليات تدقيق علاقات الموظفين بتقييم ممارسات المنشأة لإدارة قضايا شؤون الموظفين وتعزيز بيئة عمل إيجابية. ويشمل ذلك مراجعة إجراءات التظلمات وآليات حل النزاعات وآليات ملاحظات الموظفين واستراتيجيات الاتصال والجهود المبذولة لتعزيز مشاركة الموظفين ومعنوياتهم.

7. عمليات تدقيق أمن البيانات والخصوصية

مع الاعتماد المتزايد على أنظمة إدارة الموارد البشرية وبيانات الموظفين، تعد عمليات التدقيق التي تركز على أمن البيانات والخصوصية أمرًا ضروريًا. تقوم عمليات التدقيق هذه بتقييم سياسات حماية البيانات الخاصة بالمنشأة، وضوابط الوصول إلى البيانات، والامتثال لقوانين خصوصية البيانات، وتدابير حماية معلومات الموظفين الحساسة.

هل تشعر بالقلق بشأن سرية بيانات الموارد البشرية لديك؟ اكتشف ميزات تالنتو المتطورة لإدارة أمن البيانات وحماية سرية معلومات موظفيك، اطلب العرض التجريبي الآن!

8. عمليات تدقيق تخطيط التعاقب الوظيفي

تهتم عمليات تدقيق تخطيط التعاقب بتقييم استعداد المنظمة لشغل الأدوار الرئيسية والمناصب القيادية في حالة وجود وظائف شاغرة أو احتياجات التعاقب الوظيفي. يقومون بتقييم فعالية عمليات تخطيط التعاقب الوظيفي، وتحديد المواهب، ومبادرات تطوير القيادة، واستراتيجيات الاحتفاظ بأفضل المواهب وتطويرها.

9. عمليات تدقيق تحليلات القوى العاملة

تركز عمليات تدقيق تحليلات القوى العاملة على تقييم قدرة المؤسسة على جمع بيانات الموارد البشرية وتحليلها واستخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة. يتضمن ذلك تقييم جودة مقاييس الموارد البشرية والتحليلات، ودقة البيانات، وقدرات إعداد التقارير، وتكامل بيانات القوى العاملة مع الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية.

قد يهمك: 10 أنواع من تقارير الموظفين الأكثر تأثيرًا

ما كيفية التدقيق على قسم الموارد البشرية؟

حدد ما ترغب في تدقيقه

كما ذكرنا أعلاه، هناك العديد من الأنواع المختلفة من عمليات تدقيق الموارد البشرية التي يمكنك التركيز عليها. ستحتاج إلى تحديد أهداف التدقيق لمنشأتك بوضوح. لا تحاول أن تقوم بكل شيء دفعة واحدة. قم بتعيين جدول زمني للإكمال.

احصل على موافقة من الإدارة

الطريقة الوحيدة لإجراء تغيير دائم من شأنه أن يؤثر بشكل إيجابي على منشأتك هي التأكد من إشراك ودعم فريق الإدارة التنفيذية. ستحتاج إلى هذا الدعم بشدة، خاصة إذا طلبت الاستعانة بطرف ثالث لإجراء التدقيق.

حدد من سيجري التدقيق

هل ستحاول إجراء التدقيق بنفسك، أم ستستعين بأطراف أخرى من خارج المنظمة؟ حدد من المسؤول عن المهام إذا كان جهدًا مشتركًا. ضع توقعات لتقييمك من البداية.

اجمع البيانات

ستحتاج في البداية إلى جمع كافة البيانات ذات الصلة التي تتعلق بما تقوم بتدقيقه. على سبيل المثال: يمكنك استخدام البيانات من نظام تتبع المرشحين الخاص بك إذا كنت تقوم بمراجعة عمليات التوظيف. تأكد من أن لديك تصريحًا لاستخدام البيانات.

راجع النتائج التي توصلت إليها

خذ الوقت الكافي لتنظيم وتحليل المعلومات التي اكتشفتها. حاول تحديد أية مشكلات محتملة وما هي احتمالات معالجتها.

خطط ونفذ التحسينات الخاصة بك

أعط الأولوية للمجالات الأكثر صعوبة، على سبيل المثال: تلك التي يمكن أن تضع منشأتك في أكثر المشاكل القانونية خطورة. ثم شق طريقك إلى أسفل قائمة أولوياتك لتحسين العمليات والسياسات الضعيفة والتي تحتاج إلى معالجة.

التزم الشفافية بشأن التغييرات

سيهتم الموظفون بمعرفة التغييرات والتحسينات التي تجريها على عمليات الموارد البشرية. ابحث عن طرق لإبلاغهم بهذه التغييرات واطلب من المديرين إخطار الموظفين.

ما طريقة إعداد تقرير تدقيق الموارد البشرية؟

تقرير تدقيق الموارد البشرية الفعال لا يقدم فقط تقريرًا عن النتائج، بل يهدف إلى توجيه استجاباتك ونتائجك الاستراتيجية. اتبع بنية المحتوى التالية لإنشاء تقرير يوفر الوضوح والعمق والرؤى المؤثرة:

ملخص تنفيذي

نظرة عامة موجزة على الغرض من تدقيق الموارد البشرية، والنتائج الرئيسية، وأية مخاطر رئيسية تم تحديدها، وتوصياتك الأكثر أهمية. يجب أن يكون هذا القسم سهل الفهم للمديرين التنفيذيين المشغولين، لذا ركز على تقديم لمحة عالية الوضوح عن أقسام تقريرك.

نطاق التدقيق وأهدافه

حدد بوضوح الغرض من التدقيق وما يتضمنه. قم بتضمين سياسات الموارد البشرية المحددة والعمليات والإدارات التي قمت بمراجعتها (على سبيل المثال: التوظيف والأجور والامتثال)، والفترة الزمنية التي يغطيها التدقيق، وأهدافك الشاملة (على سبيل المثال: تحديد المخاطر أو تحسين الممارسات أو التحقق من الامتثال أو تحسين الكفاءة).

المنهجية

صف نهجك والخطوات المتخذة لإجراء التدقيق. يتضمن ذلك شرح عملية جمع البيانات (على سبيل المثال: مراجعة المستندات، وتحليل البيانات، واستطلاعات الموظفين، والمقابلات مع المديرين والموظفين)، والأدوات المستخدمة، وكيفية تحليل البيانات للوصول إلى استنتاجاتك. إن توفير الشفافية حول منهجيتك يعزز مصداقية تقريرك.

ملخص النتائج

يعد تقديم ملاحظاتك واكتشافاتك التفصيلية جوهر تقرير تدقيق الموارد البشرية. قم بهيكلة نتائجك بشكل منطقي، حسب وظيفة الموارد البشرية أو مجال التدقيق، على سبيل المثال: التوظيف والتهيئة، الأجور والتعويضات والامتثال، شؤون الموظفين، إدارة الأداء. يجب أن تكون كل نتيجة من النتائج التي توصلت إليها مدعومة بالأدلة والبيانات التي تعكس الوضع الحالي بشكلٍ واضح.

تقييم المخاطر

قم بتقييم المخاطر المرتبطة بالنتائج التي توصلت إليها. صف طبيعة كل خطر وتأثيره المحتمل على المنشأة (على سبيل المثال: المخاطر المالية، القانونية، التشغيلية، سمعة المنشأة) وجسامتها (على سبيل المثال: عالية ومتوسطة ومنخفضة). سيساعدك هذا القسم على تحديد أولويات المشكلات التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

نقاط القوة والفرص

سلط الضوء على المجالات التي تعمل فيها وظائف الموارد البشرية بشكل جيد من خلال إظهار قيمتها وفعاليتها. من الضروري الاعتراف بنقاط القوة وتحديد الفرص لضمان الحفاظ عليها وتطويرها ودعمها من خلال خطط العمل لتعظيم تأثيرها الإيجابي.

خطة العمل

هذا القسم هو لُبُّ التقرير، حيث أن مجرد إظهار النتائج دون اتخاذ إجراء يعد مضيعة للوقت والفرص. يجب أن تحدد خطتك مبادرات محددة لتعزيز وظائف الموارد البشرية وتحقيق نتائج أفضل. يجب أن تحدد كل نقطة عمل بإيجاز ما هي المسؤوليات والموارد والجداول الزمنية الواقعية ومؤشرات الأداء الرئيسية للنجاح.

تتبع التقدم ومراجعته

حدد كيف ومن سيراقب التقدم المحرز في خطة العمل الخاصة بك، وقم بتعيين مدير مشروع. تحديد تاريخ لإجراء تدقيق الموارد البشرية للمتابعة المستقبلية، وذلك لتقييم تأثير التغييرات التي تم إجراؤها نتيجة للتوصيات الواردة في هذا التقرير.

المرفقات (اختياري)

هذا القسم مخصص للوثائق الداعمة، مثل جداول البيانات أو نتائج الاستطلاع أو نصوص المقابلات. يساعد نقل المعلومات التكميلية إلى ملحق في الحفاظ على تقريرك الرئيسي موجزًا ومركزًا على النتائج والتوصيات الأساسية.

أفضل 8 ممارسات لإنشاء تقرير فعال لتدقيق الموارد البشرية

1. وضع المتلقي في الاعتبار:

عند التواصل مع فئات مختلفة من المتلقية، مثل المديرين التنفيذيين (مجلس الإدارة) أو زملاء الموارد البشرية أو غيرهم من المعنيين، من المهم تخصيص لغتك ومستوى التفاصيل وفقًا لاحتياجات كل فئة منهم.

غالبًا ما ينشغل كبار المدراء التنفيذيين بالعروض التقديمية ويقدرون الملخصات رفيعة المستوى، التي تسلط الضوء على المخاطر الرئيسية والفرص والآثار الاستراتيجية والبحث في تأثير الأعمال وعائد الاستثمار. عند مخاطبة المدراء التنفيذيين ركز على الإيجاز والرؤى القابلة للتنفيذ والعناصر المرئية الواضحة لجعل تقريرك متميزًا ومؤثرًا. من ناحية أخرى، قد يحتاج زملاؤك في الموارد البشرية إلى معلومات أكثر تفصيلاً حول العمليات.

2. الوضوح والتنظيم

استخدم تنسيقًا متسقًا مع عناوين واضحة وعناوين فرعية وترقيم منضبط، وقوائم نقطية، ومساحة بيضاء واسعة قدر الإمكان. سيؤدي ذلك إلى تسهيل استعراض تقريرك واستيعابه، حتى لا تضيع رسالتك في الزخم النصي الكثيف.

3. تسليط الضوء على الأمور الأكثر أهمية

ضع النتائج عالية الخطورة أو عالية التأثير في موضع متقدم من التقرير، وقم دائمًا بتضمين هذه العوامل في ملخصك التنفيذي. يضمن ذلك أن المواضيع الأكثر أهمية تحظى بالاهتمام والفهم الفوريين.

4. دعم النتائج بالأدلة

يجب دائمًا دعم استنتاجاتك وتوصياتك بالبيانات أو الوثائق أو مراجع السياسة أو أمثلة محددة ذات الصلة. سيؤدي ذلك إلى زيادة مصداقية تقريرك وتسهيل اكتساب الدعم لنتائجك.

5. الموازنة بين الشفافية والحساسية

كن صادقًا وموضوعيًا بشأن نقاط الخلل ومجالات التحسين، مع الحرص على تجنب اللغة التي تلقي باللوم على الأفراد أو فرق العمل. استخدم صياغة محايدة وركز على حلول المشكلات النظامية بدلًا من ذلك. يجب أن يكون الهدف دائمًا هو التحسين وليس الانتقاد.

6. الحفاظ على السرية والدقة

بصفتك قائدًا للموارد البشرية، فأنت تعلم مدى أهمية توخي الحذر عند عرض المعلومات الحساسة للموظفين والمنشآت، خاصة إذا كان التقرير سيتم توزيعه على نطاق واسع. تحقق جيدًا من جميع الحقائق والأرقام والاقتباسات ومراجع السياسة للتأكد من دقتها قبل وضع اللمسات الأخيرة على التقرير، وإخفاء البيانات التي تتطلب السرية حيثما أمكن ذلك.

7. التركيز على الحلول، وليس فقط المشكلات

في حين أن تحديد المشكلات أمر أساسي، وازن بين نقاط التركيز في تقريرك ليشمل أيضًا حلولًا قابلة للتنفيذ والتأثير الإيجابي لهذه الحلول. قم بتأطير النتائج التي توصلت إليها كفرص للنمو والتحسين.

8. تضمين آلية للمتابعة

لا يكتمل تقرير تدقيق الموارد البشرية بدون خطة واضحة لمراجعة التقدم المحرز في خطة العمل. يجب أن يشمل ذلك عمليات تسجيل وصول منتظمة وعمليات تدقيق للمتابعة ومدير مشروع معين لضمان المساءلة.

وفي ختام الحديث عن تدقيق الموارد البشرية

يجب أن يتجاوز تقرير تدقيق الموارد البشرية مجرد الإبلاغ عن البيانات والنتائج. تكمن القيمة الحقيقية لتدقيق الموارد البشرية في تسليط الضوء على نقاط القوة وتحديد نقاط الضعف وتحديد الفجوات وعرض الفرص داخل عمليات الموارد البشرية وبياناتها ونظمها.

باتباع منهج مهني منظم لتوثيق مخرجات تدقيق الموارد البشرية وعرضها، يمكنك تحويل العقبات المحتملة إلى محفزات للنمو وتعزيز الامتثال وترسيخ دور الموارد البشرية كشريك وداعم لنمو منشأتك.