شؤون الموظفين: مفتاح الإدارة الفعالة لبيئة العمل

هل تساءلت يومًا عن سبب وجود قسم يسمي شؤون الموظفين داخل شركتك داخل إدارة الموارد البشرية؟ يبدو الأمر مربكًا حين تنظر من الخارج، بينما تعتقد أن المصطلحين يشيران إلى الشيء نفسه. في الحقيقة فإن الخلط بين الموارد البشرية وشؤون الموظفين يعد ظاهرة قديمة نسبيًا، إلا أنهما ليسا نفس الشيء.

تعد إدارة الموظفين بفعالية أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي منشأة، حيث تلعب شؤون الموظفين دورًا هامًا في بناء وتطوير الثقافة المؤسسية يركز بشكل أساسي على العلاقة بين المنشأة والموظف، كجزء من الرؤية الأوسع التي ترتكز عليها إدارة الموارد البشرية. يتمحور دور شؤون الموظفين حول تعزيز الروابط بين صاحب العمل والموظفين وجعل الشركة مكانًا أفضل للعمل. تساهم العلاقات القوية داخل المنشأة في بناء وتعزيز مناخ إيجابي في مكان العمل. 

في هذا المقال نستعرض لمحات تفصيلية للتعريف بشؤون الموظفين، أهميتها وآلية عملها وعلاقتها بالموارد البشرية، وغير ذلك من التفاصيل.

جدول المحتويات:

• شؤون الموظفين، التعريف والمفهوم
• مهام شؤون الموظفين
• الفرق بين شؤون الموظفين والموارد البشرية
• مهام شؤون الموظفين والموارد البشرية
• دور شؤون الموظفين
• قسم شؤون الموظفين وموقعه من الهيكل التنظيمي
• مهارات موظف شؤون الموظفين
• برنامج شؤون الموظفين، أهميته ووظائفه

ما هي شؤون الموظفين؟

يشير مصطلح شؤون الموظفين إلى مجموعة المهام المعنية بإدارة العلاقة بين صاحب العمل والموظف، بما يساهم في تحسين الإنتاجية والتحفيز والحفاظ على الرضا الوظيفي بشكل أساسي. تتضمن عمليات شؤون الموظفين إنشاء ثقافة وبيئة إيجابية في مكان العمل والحفاظ عليها، ومعالجة مخاوف الموظفين وشكاواهم وخلافاتهم، ووضع السياسات والإجراءات التي تحكم العلاقة بين الموظف وصاحب العمل.

يشار إلى شؤون الموظفين أحيانًا في بعض المنشآت بأسماء مختلفة مثل: علاقات العمل، علاقات العاملين، علاقات الصناعة.

ما هي مهام شؤون الموظفين في الشركات؟

يلعب أخصائيو شؤون الموظفين دورًا مهما في تعزيز العلاقات الإيجابية بين المنشأة وموظفيها. تتضمن مسؤولياتهم إدارة العلاقة بين الموظف وصاحب العمل والحفاظ عليها، ومعالجة مخاوف الموظفين، وحل النزاعات، وضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل ذات الصلة. فيما يلي بعض الواجبات الرئيسية التي يؤديها محترفو شؤون الموظفين عادة:

تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات

يقوم متخصصو شؤون الموظفين بإنشاء سياسات وإجراءات تحكم العلاقة بين الموظف وصاحب العمل، بما في ذلك إدارة الأداء وحل النزاعات وإجراءات التظلم. إنهم يعملون مع الإدارة والموارد البشرية لضمان توافق هذه السياسات والإجراءات مع أهداف المنظمة وقيمها.

حل نزاعات الموظفين

يعمل متخصصو شؤون الموظفين كوسطاء بين الموظفين والإدارة لحل النزاعات والخلافات، بداية من تلقي الشكاوى والاستماع إلى مخاوف الموظفين، والتحقيق فيها، حتى التنسيق مع جميع الأطراف المعنية لإيجاد حل عادل ومنصف.

تقديم التوجيه والمشورة

يقدم متخصصو شؤون الموظفين التوجيه والمشورة للمديرين والموظفين بشأن الأمور الجوهرية المتعلقة بمكان العمل، مثل المعاملات الرسمية، إجراءات ومسارات طلبات الموظفين، السلوك والمدونة الأخلاقية للمنشأة، وغير ذلك. كما أنها توفر الإرشاد والدعم لمساعدة المديرين والموظفين على التعامل مع هذه المشكلات بفعالية.

ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل

يعمل متخصصو شؤون الموظفين على ضمان امتثال المنشأة لنظام العمل والقوانين واللوائح ذات الصلة. حيث يتعين عليهم البقاء على اطلاع دائم بالتغييرات في القوانين وتقديم المشورة للإدارة والموارد البشرية بشأن قضايا الامتثال.

تعزيز ثقافة مكان العمل الإيجابية

يلعب أخصائيو شؤون الموظفين دورًا رئيسيًا في تعزيز الثقافة الإيجابية لمكان العمل من خلال تعزيز التواصل الفعال، وتعزيز مشاركة الموظفين والحفاظ على معنوياتهم، وضمان بيئة عمل آمنة.

ما الفرق بين شؤون الموظفين والموارد البشرية؟

برغم الخلط الشائع بين شؤون الموظفين والموارد البشرية، فإن الاختلافات الجوهرية بين الوظيفتين لا تنفي اعتبار شؤون الموظفين قسمًا مهمًا من أقسام إدارة الموارد البشرية. وفيما يلي نبين الاختلافات الجوهرية بين شؤون الموظفين والموارد البشرية:

التركيز

ينصب التركيز الأساسي للموارد البشرية على إدارة دورة حياة الموظف بأكملها، بما في ذلك التوظيف والتعويضات والمزايا والتدريب والتطوير. على الجانب الآخر يرتكز دور شؤون الموظفين على إدارة العلاقة بين المنشأة وموظفيها، بما في ذلك حل النزاعات وتظلمات الموظفين وثقافة مكان العمل.

المهارات

عادة ما يتمتع متخصصو الموارد البشرية بمجموعة واسعة من المهارات، بما في ذلك تحليل البيانات والتخطيط الاستراتيجي والامتثال. من ناحية أخرى، يحتاج المتخصصون في شؤون الموظفين إلى مهارات شخصية قوية ومهارات حل النزاعات والقدرة على التواصل بفعالية مع الموظفين على جميع المستويات.

الواجبات

تشمل واجبات متخصصي الموارد البشرية التوظيف والتدريب وإدارة الأداء وإدارة التعويضات والمزايا والامتثال. من ناحية أخرى، فإن واجبات المتخصصين في شؤون العاملين تتمحور حول علاقات الموظفين وحل النزاعات ومعالجة المظالم وتطوير السياسات.

العلاقة مع الموظفين

بينما يعمل كل من متخصصي شؤون الموظفين والموارد البشرية مع الموظفين، فإن طبيعة علاقتهم مختلفة. يشارك متخصصو الموارد البشرية في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموظف، من التوظيف إلى إنهاء الخدمة. ومع ذلك، يتفاعل المتخصصون في شؤون الموظفين عادة مع الموظفين عندما تكون هناك نزاعات أو شكاوى يجب معالجتها.

نطاق العمل

الموارد البشرية هي وظيفة أوسع تشمل العديد من الوظائف الفرعية، بما في ذلك اكتساب المواهب وإدارة المزايا وإدارة الأداء والامتثال، بالإضافة إلى شؤون الموظفين. فإن شؤون الموظفين هي وظيفة تركز فقط على إدارة العلاقة بين المنشأة وموظفيها.

مهام شؤون الموظفين والموارد البشرية

تتداخل كثير من المهام بين قسم شؤون الموظفين وباقي أقسام الموارد البشرية، فعلى سبيل المثال:

• يتولى قسم شؤون الموظفين إدارة سجلات الحضور والإجازات التي ترتبط بشكل مباشر بمهام قسم الأجور والتعويضات والمزايا، وتؤثر بشكل مباشر في عملية إعداد مسير الرواتب وتسويات الإجازات ومستحقات نهاية الخدمة.
• يشارك قسم شؤون الموظفين بدور كبير في عملية تهيئة الموظفين الجدد وإرشادهم من خلال التعريف بسياسات وإجراءات الموارد البشرية، سياسات شؤون الموظفين، واللوائح الداخلية والثقافة العامة للمنشأة.
• يشارك قسم شؤون الموظفين في مهام التدريب من خلال إدارة أدوار الإرشاد الوظيفي، والتدريبات الداخلية المتعلقة بالسلامة المهنية، وغيرها.

دور شؤون الموظفين

نظرا لأن الموظفين هم القوة الدافعة لأي منشأة، فمن الضروري الحفاظ على علاقات جيدة بين الموظف وصاحب العمل، وكذلك بين الموظفين وبعضهم البعض.

تترجم الإدارة الفعالة لشؤون الموظفين إلى المزايا التالية:

تواصل أكثر فعالية في مكان العمل

يشجع تعزيز العلاقة بين المنشأة والموظفين على التواصل المفتوح في جميع أنحاء المنشأة على نطاق واسع وعلى المستوى الشخصي. يتيح ذلك للموظفين فهم التوقعات والأهداف والغايات بشكل أفضل وإدراك كيف تحدث مساهماتهم فارقًا.

توتر أقل في مكان العمل

تخلق العلاقات القوية بين الإدارة والموظفين مناخًا يشجع الحوار والمحادثات الصادقة التي يمكن أن تحل المشكلات قبل أن تتحول إلى نزاعات، وحتى عند حدوث النزاعات، فإن وجود جهة لمعالجتها يضمن الاستماع إلى الموظفين ويجعل حل النزاعات سريعًا وفعالًا.

ارتفاع معنويات الموظفين وولائهم

إن النظر إلى الموظفين كشركاء في علاقة العمل يظهر لهم الاحترام والتقدير. عندما يشعر الموظفون بعلاقة إيجابية مع المنشأة فإن ذلك يجعلهم أكثر رضا وإنتاجية في وظائفهم. بيئة العمل ذات الروح المعنوية العالية تحافظ على الناس أكثر رضا وتفانيًا في العمل.

سمعة أفضل كصاحب عمل

إذا كنت مهتمًا بالهوية التوظيفية لمنشأتك فإنك بالتأكيد ستهتم بوجود دور فعال لشؤون الموظفين لديك. الموظفون الذين يشعرون بالتقدير في مكان العمل سيتحدثون عن جهة عملهم بشكل إيجابي مع الآخرين. غالبًا ما تتمتع الشركات ذات الإدارة القوية لشؤون الموظفين بسمعة أفضل بين الموظفين المحتملين والعملاء والمستثمرين وغيرهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة فرص العمل للمنشأة وتحسين هويتها التسويقية والتوظيفية على السواء.

تحسين الأداء التنظيمي

يعد الحفاظ على رضا الموظفين وتحفيزهم عاملًا حاسمًا في الأداء التنظيمي العام. عندما يشعر الموظفون بالارتباط بصاحب العمل فإنهم يتفوقون في أداء أعمالهم، يصبحون أكثر إنتاجية وإلهامًا للمساهمة في نجاح الأعمال على المدى الطويل.

قسم شؤون الموظفين وموقعه في الهيكل التنظيمي

تعتبر وظيفة قسم شؤون الموظفين جزءًا لا يتجزأ من مهام الموارد البشرية الرئيسية، برغم وجود تداخلات بينه وبين وظائف أقسام أخرى كالشؤون الإدارية، الصحة والسلامة المهنية وغيرها، إلا إنه يصعب فصله عن إدارة الموارد البشرية.

وتختلف هيكلة قسم شؤون الموظفين حسب حجم المنشأة وطبيعة نشاطها، ففي المنشآت صغيرة الحجم يكون هناك موظف شؤون موظفين أو أكثر، وفي المنشآت المتوسطة يكون هناك وحدة أو قسم شؤون الموظفين، يترأسها مشرف أو مدير شؤون الموظفين، وفي بعض المنشآت العملاقة قد تكون هناك حاجة لوجود مساعد مدير شؤون الموظفين، كما يتم تقسيم مهام قسم شؤون الموظفين إلى وحدات فرعية.

مهارات موظف شؤون الموظفين

لاختيار فريق العمل في قسم شؤون الموظفين، ستحتاج إلى مراعاة المهارات والمواصفات التالية:

• الإلمام التام بقوانين ولوائح العمل
• الخبرة في حل النزاعات والوساطة
• مهارات تواصل ومهارات شخصية قوية
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة
• خبرة في استراتيجيات إدماج الموظفين والاحتفاظ بهم
• القدرة على تحليل البيانات وتقديم اقتراحات للتحسين
• خبرة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية
• مهارات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرار

برنامج شؤون الموظفين: أهميته ووظائفه

قد يكون الاستماع لموظفيك أكثر أهمية مما تعتقد. وفقا لإحدى الدراسات، فإن 75% من الموظفين سيبقون لفترة أطول مع المنشآت التي تجيب على تساؤلاتهم.

بدون الأدوات المناسبة، قد يعاني قسم شؤون الموظفين لمعالجة مشكلات الموظفين في الوقت المناسب وبطريقة شاملة وحساسة. تفيد برامج شؤون الموظفين المؤسسات من جميع الأحجام من خلال تبسيط عمليات التعامل مع الشكاوى والتحقيق فيها.

أهمية استخدام نظام شؤون الموظفين

كشفت الدراسة المعيارية السنوية الخامسة لشؤون الموظفين والتي أجرتها HR Acuity عن تزايد مهام تحليلات البيانات التي يقوم بها قسم شؤون الموظفين بمقدار 13 نقطة إلى 86٪.

بالرغم من ذلك، فقد أظهرت الدراسة أن العديد من أقسام شؤون الموظفين لا تزال تتعامل مع الأساليب اليدوية القديمة أو في أحسن الأحوال مع أنظمة جاهزة غير قابلة للتعديل ولا تتناسب مع حجم المهام الفعلي.

في المؤسسات التي لا تعتمد على برنامج شؤون الموظفين تقوم فرق العمل بربط العمليات معًا باستخدام مجموعة من الموارد اليدوية والأدوات البسيطة لتطبيقات MS-Office وما إلى ذلك، ومحاولة اكتشاف طريقة لتسيير الأمور بشكل أو بآخر.

في تلك الحالات يصعب على فرق العمل تكوين صورة شاملة لما يحدث في جميع أنحاء المنشأة، وتفتقر نواتج أعمالهم إلى النظرة الشاملة لجميع بيانات عمليات الموظفين، والتي تظل أمرًا بالغ الأهمية لفهم المشكلات وتحديد الاتجاهات وتتبع المؤشرات التنبؤية. وفي نهاية المطاف سنجد في تلك الحالات أن متخصصي شؤون الموظفين ما زالوا يهدرون الكثير من الوقت والجهد في التعامل مع الحلول البديلة.

مع تزايد أهمية التقارير الإلكترونية وزيادة الحاجة إلى البيانات، يصبح من الصعب على صناع التقارير الإلكترونية مواكبة تلك الاحتياجات، ويصبح التعامل مع مشكلات شؤون الموظفين باستمرار في هذه الحالة تحديًا هائلًا، مما يقوض ثقة الموظفين في كفاءة إدارة المنشأة. عندما لا تدار مهام شؤون الموظفين بالتكنولوجيا اللازمة لتبسيط العمليات وإنتاج التحليلات بسرعة ودقة وسلاسة، فإن التداعيات السلبية لذلك تنسحب على المنشأة بأكملها.

باختصار يساهم نظام شؤون الموظفين على تحسين عمليات الموارد البشرية من خلال أتمتة تلقي الطلبات وإحالة المهام وعمليات إعداد التقارير، حيث يقلل من عبء العمل اليدوي، ويضمن الاتساق في تنفيذ المعاملات، ويوفر بيانات قيمة من خلال التحليلات. تتيح ميزات مثل التعاون الآمن والوصول من أي مكان لفرق شؤون الموظفين حل الحالات بسرعة والحفاظ على الامتثال، حتى في بيئات العمل عن بعد أو المختلطة.

أبرز المهام التي يعالجها برنامج شؤون الموظفين

يفترض ببرنامج شؤون الموظفين أن يحتوي على عدد من الوظائف المهمة ليؤدي الدور المطلوب منه على الوجه الأكمل، ومن بينها:

• معالجة/مراجعة الطلبات الواردة من نظام الخدمة الذاتية
• الحضور والانصراف
• التغيب والإجازات
• إدارة الملفات الإلكترونية للموظفين
• إدارة الشكاوى والتحقيقات الإدارية
• التنبيهات المتعلقة بالامتثال (مثل صلاحية الإقامات وعقود العمل والوثائق الخاصة بالموظفين)
• الإجراءات التأديبية والسياسات المتعلقة بها

مميزات برنامج شؤون الموظفين

لكي يقوم برنامج شؤون الموظفين بالدور المنوط به، فإنه من الضروري أن تتوافر به خصائص رئيسية لا يمكن الاستغناء عنها، ومن أهمها:

تكامل مستمر مع قواعد بيانات الموارد البشرية

عند استخدام جداول البيانات أو الأنظمة الورقية، يتعين على الموظفين كتابة معلومات الموظف أو نسخها عند إنشاء معاملة جديدة. يمكن إنفاق هذا الوقت بشكل أفضل في مهام أخرى بما يوفر وقت الموظف والشركة.

يجب أن يتكامل برنامج علاقات الموظفين مع آليات نظام إدارة الموارد البشرية، وأن يحتوي على آلية مبسطة لتلقي الطلبات والشكاوى والاستعلامات.

إنتاج تقارير مفصلة لاتخاذ قرارات أفضل

يعد إعداد التقارير من أكثر المهام صعوبة في عمل شؤون الموظفين. يوفر برنامج شؤون الموظفين الوقت من خلال تبسيط إعداد التقارير. يمكن لبرنامج شؤون الموظفين الجيد استدعاء جميع التفاصيل في تقرير شامل يمكن للمسؤولين مشاركته مع المديرين والهيئات ذات الصلة في ثوانٍ معدودات.

يساعد برنامج شؤون الموظفين فرق الموارد البشرية على إجراء تحليلات متعمقة لاتجاهات الشركة. باستخدام الرسوم البيانية والخرائط والتحليلات الرقمية، يمكن للمحققين تحديد مجالات المخاطر وفرص التحسين. تساعد هذه الميزة في تركيز الجهود الوقائية، مثل تغييرات السياسة والتدابير الجديدة وتحديثات التدريب.

الحفاظ على المسار الزمني الصحيح للمعاملات

هناك العديد من الخطوات لكل معاملة، وغالبًا ما يكون لدى محترفي شؤون الموظفين أكثر من خطوة يتم إجراؤها بشكل متزامن. مع استمرار الاعتماد على الأنظمة الورقية وجداول البيانات يكون أعضاء الفريق مسؤولين عن تتبع مهامهم الخاصة، مما قد يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية وفقدان الكثير من التفاصيل والخطوات أثناء زحام العمل.

من ناحية أخرى، ينبه برنامج شؤون الموظفين على المواعيد النهائية القادمة ويسمح لمحترفي شؤون الموظفين بتحديد الجدول الزمني لخطوات كل مهمة لإبقائهم على المسار الصحيح.

الوصول من أي مكان باستخدام برنامج شؤون الموظفين المستند إلى الويب

أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا من أي وقت مضى. بالإضافة إلى ذلك، غالبا ما يضطر محترفو شؤون الموظفين إلى التنقل عبر مواقع المنشأة المختلفة. إذا اضطروا إلى الانتظار لتسجيل الملاحظات حتى يعودوا إلى المكتب، فإنهم يخاطرون بفقدان التفاصيل المهمة.

يتيح برنامج شؤون الموظفين المستند إلى الويب والمتوافق مع الأجهزة المحمولة لأعضاء الفريق العمل من أي مكان مع اتصال بالإنترنت. يمكن تحديث البيانات آنيًا، وهو أمر مهم بشكل خاص للمسائل العاجلة.

وفي ختام الحديث عن شؤون الموظفين

يمكن لشؤون الموظفين أن تكون عنصرًا حاسمًا في تحقيق جودة بيئة العمل أو عدمها، وهو ما ينعكس مباشرة وبقوة على الأداء التنظيمي للمنشأة. ويمكن القول بأن التواجد الفاعل والمؤثر لشؤون الموظفين، بفريق يتم اختياره بعناية، مدعومًا ببرنامج قوي لإدارة شؤون الموظفين في مؤسستك يعتبر أحد أهم محددات تحقيق النجاح على المدى الطويل.

نظام تالنتو للموارد البشرية يساعدك على تحقيق هذه المعادلة الصعبة ويضمن لك الإدارة الفعالة لشؤون الموظفين لديك، مع التكامل السلس والفعال ضمن نظام إدارة الموارد البشرية ذي الخيارات الموسعة والميزات المتطورة. اطلب نسختك التجريبية الآن!