استراتيجيات التميز في إدارة شؤون الموظفين

يعد رضا الموظفين مكونًا جوهريًا لنمو المنظمة ونجاحها. عندما تكون العلاقة إيجابية بين الموظفين ومدراءهم وقادة الشركة الآخرين، فإنهم غالبًا ما يعملون بكفاءة أكبر وينتجون عملًا عالي الجودة. إذا كنت تعمل في منصب الموارد البشرية أو القيادية، فيمكنك استخدام أساليب إدارة شؤون الموظفين لتشجيع الممارسات الإيجابية في مكان العمل وبناء علاقة بين الموظفين والمتخصصين في الإدارة.

في هذه المقالة نتكلم بشكل أكثر تحديدًا عن إدارة علاقات الموظفين، ونوضح سبب أهمية هذا المفهوم ونقدم نصائح لبناء علاقات قوية في مكان العمل.

جدول المحتويات:

• ما هي إدارة شؤون الموظفين؟
• ماذا تقدم إدارة شؤون الموظفين لنجاح المنشآت؟
• ما هي مهام إدارة شؤون الموظفين؟
• ما كيفية إدارة شؤون الموظفين بفاعلية؟
• من هو مدير شؤون الموظفين؟
• ما هي مهام مدير شؤون الموظفين؟
• ما المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير شؤون الموظفين؟

ما هي إدارة شؤون الموظفين؟

"يكتسب صوت الموظف وتمكينه أهمية، حيث يرغب الموظفون في أن يكون لهم رأي في صنع القرار ويتوقعون أن تؤخذ ملاحظاتهم على محمل الجد" أنجيلا هود، المؤسس والرئيس التنفيذي لمنصة اكتساب المواهب  ThisWay Global

إدارة شؤون الموظفين هي عنصر من عناصر إدارة الموارد البشرية التي تركز على بناء علاقات قوية وإيجابية بين الموظفين والمنشأة. يمكن لمتخصصي الموارد البشرية والمديرين وقادة الفرق المشاركة في إدارة المخاطر المؤسسية من خلال اعتماد سياسات وإجراءات رسمية، بما في ذلك:

• ساعات اجتماعية مجدولة لأعضاء الفريق
• أنظمة التغذية الراجعة والتقدير لأعضاء الفريق
• برامج التطوير المهني
• برامج الارشاد المهني
• فعاليات مشاركة الموظفين
• مبادرات التنوع

ماذا تقدم إدارة شؤون الموظفين لنجاح المنشآت؟

يمكن أن تضيف إدارة شؤون الموظفين إفادات قيمة للمنشآت وفرق العمل من عدة أوجه، نستعرض أهمها فيما يلي:

دعم تنمية المهارات القيادية

يمكن لاستراتيجيات إدارة شؤون الموظفين الفعالة بناء ثقة الموظفين وتحفيزهم على تولي مهام القيادة. على سبيل المثال: يمكن أن تساعد ندوات التطوير المهني الموظفين على صقل قدرات الموظفين وتعلم مهارات جديدة، مثل إدارة المشاريع وحل النزاعات. يمكن للموظفين استخدام تلك المهارات الجديدة ليصبحوا قادة فريق أو يتطوعون لرئاسة اللجان. يمكن لأنواع أخرى من استراتيجيات إدارة شؤون الموظفين (مثل برامج التوجيه) أن تعطي الموظفين قدوة وتلهمهم لتحمل المزيد من المسؤوليات في عملهم اليومي.

تعزيز التواصل

عندما يكون لدى الموظفين علاقات مهنية إيجابية مع زملائهم في الفريق والمديرين فإنهم يشعرون براحة أكبر في التواصل معهم حول احتياجاتهم وتفضيلات العمل. يمكن أن يساعد التواصل الفعال موظفيك في التعرف على الموارد والأدوات القيمة لعملهم. يمكنه أيضًا منع حوادث مكان العمل ومشكلات العملاء من خلال استشعار المشكلات المحتملة مبكرًا. على سبيل المثال: قد يكون المدير الذي يمارس إدارة شؤون الموظفين الناجحة مرجعًا لأعضاء الفريق، الذين قد يطلبون منهم المشورة حول التعامل مع مواقف العملاء التي يحتمل أن تكون صعبة.

زيادة الإنتاج

يمكن للإدارة الإيجابية لشؤون الموظفين أن تخلق مناخًا معززًا للإنتاجية العالية، مما يشجع الفرق على إنجاز أعمال تفوق المعتاد منهم في نفس الفترة الزمنية. عندما يشعر الناس أن عملهم مهم، فقد يشعرون بمزيد من الدافع لإنهاء مهامهم. يمكن أن تساعد بعض ممارسات شؤون الموظفين (مثل برامج الإرشاد وندوات التطوير المهني) الموظفين على تطوير مهاراتهم. على سبيل المثال: يمكن أن يساعد عقد ندوات أسبوعية للموظفين، على التعرف على البرامج الجديدة والأدوات الموفرة للوقت والجهد، مما يساعد الموظفين والإداريين على تحقيق المزيد.

رفع الروح المعنوية للموظفين

يمكن لاستراتيجيات وسياسات إدارة شؤون العاملين تحسين شعور الموظفين تجاه عملهم وتحفيزهم على النجاح. يمكن أن تؤدي زيادة معنويات الموظفين إلى بناء الثقة وتعزيز فعالية التعاون. على سبيل المثال: قد يظهر قسم المبيعات الذي لديه سياسات قوية لإدارة شؤون الموظفين التقدير لمندوبي المبيعات الذين يستوفون أو يتجاوزون الحصص الأسبوعية والشهرية بهدية أو إشعار رسمي على مستوى الشركة. يمكن أن يساعد هذا التقدير فريق المبيعات على الشعور بالتقدير، مما يرفع معنوياتهم ويشجعهم على تسجيل أرقام قياسية جديدة. تؤدي زيادة أرقام المبيعات إلى زيادة إيرادات الشركة بأكملها.

تقليص معدل دوران

يمكن أن تساعد العلاقات الإيجابية مع الأقران والمديرين الموظف على الشعور بالتقدير في مكان عمله وتشجيعه على بناء مستقبل مهني دائم مع المنظمة. يمكن أن تساعد العديد من العناصر المشتركة لاستراتيجيات إدارة شؤون الموظفين (مثل ورش عمل التطوير المهني ومبادرات التنوع) الموظفين على تطوير مهاراتهم وتعلم مهارات جديدة. يمكن كذلك أن تقوم المنشآت التي لديها سياسات قوية لإدارة شؤون الموظفين باعتماد الترقية من الداخل بدلاً من التوظيف الخارجي للدرجات الوظيفية العليا، مما يمنح الموظفين فرصة للمضي قدمًا في حياتهم المهنية مع البقاء في نفس المنشأة.

ما هي مهام إدارة شؤون الموظفين؟

عندما تحترم المنظمات حقوق الموظفين وتلبي توقعاتهم، فمن غير المرجح ألا تتضخم مشاكل شؤون الموظفين إلى ما هو أسوأ. لذلك فإن إعطاء قدر من الأولوية لأدوار إدارة شؤون الموظفين وتوظيفها جيدًا طوال دورة حياة الموظف. فيما يلي نتناول بشيء من التفاصيل بعض الأدوار الرئيسية لإدارة شؤون الموظفين.

تهيئة الموظفين الجدد Onboarding

تقديم الموظف الجديد لوظيفته وللمنشأة هي النقطة الذي تبدأ عندها علاقة المنشأة والموظف. تقدم التهيئة الشاملة انطباعًا أوليًا إيجابيًا من خلال إظهار حرص المنشأة على اطلاع الموظفين حول بيئة الشركة والتأكد من جاهزيتهم للانطلاق على أرض الواقع في رحلة عملهم الجديد.

إدارة النزاعات في مكان العمل

النزاعات في مكان العمل هو أمر شائع في علاقات الموظفين. في المتوسط، يقضي المدراء أكثر من 4 ساعات في الأسبوع في التعامل مع النزاعات، بينما يعتقد 1 من كل 4 أشخاص أن مديريهم يتعاملون مع النزاعات بشكل سيء.

تؤدي التوترات والخلافات إلى الاستياء في مكان العمل. يمكن أن يؤدي وجود إجراءات رسمية ومتخصصين في إدارة شؤون الموظفين إلى توفير إدارة ممنهجة للنزاعات يكون من شأنها كبح تصاعد الصراعات وتكون الأجواء السلبية.

كما أن أخذ النزاعات وشكاوى الموظفين على محمل الجد من خلال التحقيق في مزاعم سوء السلوك أو المضايقة يدل على أن صاحب العمل ملتزم بالحفاظ على بيئة عمل صحية للجميع.

معالجة نسب التغيب

تؤدي حالات التغيب غير المخطط لها إلى تعطيل سير العمل وتأخر أو عدم إنجاز المهام، بينما يتعين على الآخرين تغطية المهام المعطلة. يمكن أن يحدث التغيب المفرط عندما يشعر الموظفون بعدم التقدير أو الإرهاق أو يعانون من مشاكل صحية أو أمور شخصية.

يقع على عاتق إدارة شؤون الموظفين البحث في أسباب التغيب عن العمل وكيفية معالجتها بدعم الموظفين أو إعادة هيكلة إجراءات العمل.

سوء سلوك الموظفين

عندما يضر سلوك الموظف ببيئة العمل، فإن المعالجة الفورية والفعالة تصبح أمرًا ضروريًا. ويشمل ذلك المخالفات الصغرى، مثل التأخر المستمر عن العمل أو الاجتماعات، وصولاً إلى سوء السلوك الجسيم، مثل التنمر والتحرش.

يقع على عاتق إدارة شؤون الموظفين الفعالة وضع الضوابط السلوكية للمخالفات التي لا يمكن التسامح معها، وذلك من خلال سياسات واضحة وصارمة، وطريقة سرية للإبلاغ عن المخالفات، وإجراءات التحقيق بالشكل الملائم ووضع حد لهذه المخالفات.

رفاهية الموظفين

تتمثل إحدى الطرق الفعالة لإضفاء قيمة حقيقة على العلاقة بين الموظف وصاحب العمل في الاستثمار في رفاهية الموظفين. تظهر برامج مساعدة الموظفين وترتيبات العمل المرنة وعضوية الصالة الرياضية وغيرها من المبادرات المماثلة أن صحة الموظفين وسعادتهم مهمة للمنشأة.

إن تشجيع الروابط القوية بين الموظفين يدعم أيضًا رفاهيتهم لأنهم يستطيعون التواصل الاجتماعي لتخفيف التوتر والاعتماد على بعضهم البعض للحصول على الدعم المعنوي.

الصحة والسلامة في مكان العمل

يعد ضمان السلامة الجسدية والعقلية للموظفين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي منشأة. يتضمن إعطاء الأولوية للصحة والسلامة تنفيذ معايير السلامة وتعزيز بيئة عمل داعمة وخالية من الإجهاد. بالإضافة إلى ذلك، فإن تثقيف الموظفين حول بروتوكولات السلامة والاحتياطات الصحية يعزز مناخًا مفعمًا بالاحترام والرعاية، مما يخلق أرضية للثقة بين صاحب العمل والموظفين.

ما كيفية إدارة شؤون الموظفين بفاعلية؟

يجب أن يكون لدى كل منشأة استراتيجية لإدارة شؤون الموظفين، مبنية على القاعدة التي تقول بأن "الموارد البشرية هي أثمن الأصول لدى المنشأة". فيما يلي نتناول بعض الأساليب لإدارة شؤون الموظفين بفاعلية.

فهم العقد الاجتماعي/ النفسي

يكمن أساس العلاقة بين الموظف وصاحب العمل فيما يمكن وصفه بالعقد الاجتماعي/ النفسي. يتكون هذا العقد من معتقدات حول الالتزامات المتبادلة بين الطرفين.

يمكن أن تتضمن بنود هذا العقد:

• الثقة
• الرضا الوظيفي
• نية البقاء مع المنظمة
• الشعور بالالتزام
• الأداء ضمن مهام الوظيفة والمهام الإضافية

في كثير من الأحيان، يدرك الموظفون أن منشأتهم قد فشلت في الوفاء التام بهذا العقد. يمكن أن يكون لانتهاكات هذا العقد النفسي نتائج كارثية على شئون الموظفين، ذلك فمن المهم أن نفهم متى وكيف تنشأ. وفقًا لدراسة أجراها موريسون وروبنسون، فإن السببين الجذريين لانتهاكات العقد النفسي المحتملة هما الحنث والتناقض.

يقصد بالحنث عندما يعترف ممثل المنشأة بوجود التزام ولكنه يتخلى - عمدًا- عن الوفاء بهذا الالتزام. على سبيل المثال: عندما يقدم مسؤول التوظيف وعدًا صريحًا لموظف جديد بأنه سيتم ترقيته في غضون ثلاث سنوات ثم لا يتم الوفاء بهذا الوعد.

أما التناقض فيحدث عندما يكون لدى الموظف وممثل المنشأة فهمان مختلفان حول وجود التزام معين، أو حول طبيعة التزام معين. مثال على ذلك عندما يذكر مسؤول التوظيف بشكل غامض أن الأشخاص عادة يترقون بسرعة داخل المنشأة، وغالبا في غضون ثلاث سنوات، ويفسر الموظف الجديد هذا على أنه وعد.

لذلك فإن استراتيجيات التميز في إدارة شئون العاملين تتضمن اعتماد مبدأين مهمين:

• حافظ على وعودك: لا تفرط في تقديم الوعود للمرشحين أو الموظفين، مما قد يؤدي إلى خيبة الأمل وجميع الآثار السلبية الأخرى المذكورة أعلاه في حال لم تستطع الوفاء بما وعدت.
• كن واضحًا وأمينًا في تواصلك: يمكن أن يؤدي ضعف التواصل إلى الاختلاف. إذا أدركت- لسبب ما- أنك لن تكون قادرًا على الوفاء بالتزام معين، فكن صادقًا حيال ذلك وأبلغ الناس عاجلاً وليس آجلاً.

ضمان التواصل بنزاهة

كما أشرنا مسبقًا، فإن التواصل الصادق وفي الوقت المناسب هو أساس إدارة لشؤون الموظفين بنجاح. يجب أن يكون التواصل واضحًا ومباشرًا ومستشعرًا لطريقة تأثيره على الموظفين.

يجب على المدراء مشاركة التحديثات التنظيمية مع الموظفين، وإبلاغهم في أقرب وقت ممكن بمغادرة الأشخاص، وبناء بيئة يمكن للجميع فيها التحدث بصراحة أو طرح الأسئلة. من المهم أن يكون التواصل الفعال في مكان العمل ذا اتجاهين، حيث أن منح الموظفين فرصة لمشاركة ملاحظاتهم يعد أمرًا ضروريًا لإدارة شؤون الموظفين.

يمكن أن يساعد بناء الشفافية وقنوات الاتصال المفتوحة (مثل استطلاعات النبض وأنظمة التغذية الراجعة) الشركات على معالجة مخاوف الموظفين وتعزيز الثقة.

الترويج لرؤية الشركة

شارك بشكل متكرر مهمة المنظمة ورؤيتها واشرح كيف يرتبط كل ما يفعله الموظفون بهم. من المهم للغاية إطلاع الموظفين بوضوح على أهداف المنظمة وقيمها وخططها وتحدياتها.

عندما يفهم الجميع ما تحاول الشركة تحقيقه وتمثيله، سيشعرون بالدافع ويدعمون رسالة المنشأة. سيشعر الناس أنهم جزء من شيء كبير ويلعبون دورًا نشطًا في تحقيق هذا الهدف.

ثق بالناس

كافح الإدارة المصغرة! يريد موظفوك أن يتم تمكينهم من إدارة عملهم واتخاذ القرارات. وجدت الأبحاث التي أجراها بول ج. زاك من مركز دراسات الاقتصاد العصبي أن بناء ثقافة الثقة يؤثر على شعور الموظفين تجاه صاحب العمل.

أظهرت الدراسة أن مشاعر الموظفين بالمنشآت عالية الثقة تنطوي على حب أكبر لوظائفهم بنسبة 60٪ أكثر، مقارنة بموظفي المنشآت منخفضة الثقة، وكان لدى موظفي الشركات عالية الثقة بموظفيها ارتباط أعلى بنسبة 70٪ بأهداف الشركة، وشعروا بأنهم أقرب بنسبة 66٪ إلى زملائهم في العمل.

بمجرد التأكد من أن الناس يعرفون ما يحتاجون إلى القيام به، وما هو متوقع منهم، ونطاق الدعم المتاح لهم، ثق بهم ودعهم يعملون. درِّب مدراءك على نقل التوقعات بوضوح والتوازن عند تقديم التوجيه والملاحظات.

تحسين التقدير لموظفيك

التقدير هو الحافز الأكثر أهمية لإنتاج عمل رائع. يعد الاعتراف بجهود الموظفين وإظهار اهتمامك لهم أمرًا أساسيًا لبناء علاقات قوية مع الموظفين في إدارة الأداء.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تطبيق الثناء العلني في مكان عملك:

• شجع الاجتماعات المنتظمة على مستوى الفريق في جميع إدارات المنشأة. هذه اللحظات غير الرسمية يكون الوقت ملائمًا لإظهار التقدير للعمل الجيد والتعرف على الأهداف التي تم تحقيقها، مما يظهر لأعضاء الفريق مدى قيمتهم.
• عقد اجتماعات على مستوى المنشأة للاعتراف بالإنجازات عبر الأقسام والاحتفاء بها. يعتاد الموظفون خلال هذه الفعاليات أن مساهماتهم جزء من صورة أكبر وتعمل على تحقيق هدف مشترك.

النظر في الجوانب القانونية لشؤون الموظفين

جميع مراحل علاقة العمل لها معايير قانونية، مثل القوانين واللوائح المتعلقة بما يلي:

• الأجور والعمل الإضافي
• التمييز
• السلامة في مكان العمل
• الفصل التعسفي

يجب على أصحاب العمل فهم اللوائح والالتزام بها، وكذلك التأكد من أن الموظفين على دراية بالحقوق والمزايا التي يحق لهم الحصول عليها.

ضع سياسة علاقات الموظفين

إن توقع ووجود خطة لمعالجة قضايا علاقات الموظفين يضع الأساس لجهود إدارة شؤون الموظفين في المنشأة. تساعد السياسات التي تعزز العدالة والرفاهية على منع النزاعات وحلها لخلق تفاعلات إيجابية في مكان العمل.

لا يوجد نموذج موحد لسياسات شؤون الموظفين، إذ يجب أن تكون سياسات شؤون الموظفين فريدة لكل منشأة، ولكن هناك العديد من العناصر المشتركة التي يمكن الاستفادة منها، بما في ذلك:

• مقدمة عن المنشأة وأهدافها المرجوة عبر وضع سياسات شؤون الموظفين.
• المبادئ التوجيهية للشركة (القيم الأساسية، بيان المهمة).
• قسم عن الامتثال القانوني.
• قسم عن إجراءات النزاعات والشكاوى.
• السياسات والإجراءات المتعلقة بسوء السلوك والإجراءات التأديبية.

مراقبة شؤون الموظفين

يقصد بذلك قياس تأثير جهود شؤون الموظفين أين توجد نقاط القوة والضعف. من خلال إجراء الاستطلاعات وتتبع البيانات وطلب التعليقات وتحليلها، يمكنك تحديد مجالات التحسين والتخطيط لكيفية معالجتها.

تشمل قياسات شؤون الموظفين التي يجب أخذها في الاعتبار ما يلي:

• درجات مشاركة الموظفين
• معدل التغيب عن العمل
• معدل دوران
• معدل الاحتفاظ بأفضل أداء
• معدلات رضا الموظفين
• عدد الشكاوى وأوقات الرد
• نسبة التعليقات الإيجابية والسلبية على المواقع الداخلية والخارجية

يساعد استخدام التكنولوجيا أيضا في تتبع حالة علاقات الموظفين في مؤسستك، حيث يمكن لاستخدام نظام جيد ومتكامل لإدارة الموارد البشرية، مع أدوات ذكية للخدمة الذاتية وشؤون الموظفين أن تحصل على قياسات دقيقة ومفيدة لمراقبة فعالية إدارة شؤون الموظفين لديك، وبحث إمكانيات تحسينها.

من هو مدير شؤون الموظفين؟

مدير شؤون الموظفين هو المسؤول عن إدارة العلاقة بين الشركة وموظفيها من اللحظة الأولى لانضمامهم وحتى مغادرتهم. لا يقتصر دوره على تنفيذ الإجراءات الإدارية كالحضور والانصراف أو إعداد العقود، بل يتعداه ليكون حلقة الوصل التي توازن بين أهداف الإدارة واحتياجات الموظفين. يشرف على تطبيق السياسات الداخلية، ويتأكد من الامتثال للقوانين، ويعالج النزاعات، ويعمل على خلق بيئة عمل محفزة ومستقرة.

يمتلك مدير شؤون الموظفين نظرة شاملة تُمكّنه من فهم ديناميكيات الفريق، وتوجيه القرارات بما يخدم ثقافة العمل، ويعزز رضا الموظفين وإنتاجيتهم. باختصار، هو حجر الأساس في استقرار الموارد البشرية داخل المؤسسة، والداعم الأول لصوت الموظف في مواجهة التحديات اليومية.

ما هي مهام مدير شؤون الموظفين؟

يُعد مدير شؤون الموظفين أحد الأعمدة التنظيمية التي لا غنى عنها في أي مؤسسة. فهو لا يكتفي بإدارة شؤون العاملين من النواحي الإدارية والروتينية، بل يلعب دورًا حيويًا في ضمان بيئة عمل صحية، متوازنة، ومتوافقة مع اللوائح والقوانين. تتطلب هذه الوظيفة وعيًا تنظيميًا عاليًا، وفهمًا عميقًا للسلوك البشري، وقدرة على مواءمة مصالح الموظفين مع أهداف المؤسسة.

تطوير السياسات والإجراءات المتعلقة بالتوظيف

يتولى مدير شؤون الموظفين مسؤولية إعداد وتحديث السياسات التي تنظّم آليات التوظيف داخل المؤسسة، بما يشمل تحديد مصادر الاستقطاب، ومعايير اختيار المرشحين، وطرق إجراء المقابلات واتخاذ قرارات التعيين. يحرص على أن تكون هذه السياسات منصفة وفعّالة، وتعكس قيم المنظمة ورؤيتها طويلة المدى.

كما يعمل على مراجعة هذه السياسات بشكل دوري، استجابةً لتغيرات سوق العمل، أو تطورات داخلية في هيكل المؤسسة، لضمان استمرارية جذب الكفاءات وتحقيق التوازن بين السرعة والكفاءة في عملية التوظيف.

ضمان الالتزام بالأنظمة والقوانين

من صميم مهامه التأكد من امتثال المؤسسة لكافة الأنظمة العمالية والتشريعات ذات العلاقة، من عقود العمل إلى أنظمة الإجازات والفصل. ويُعد مرجعًا للإدارة في تفسير النصوص النظامية وتطبيقها بشكل يضمن حقوق المؤسسة وموظفيها.

ويمتد دوره إلى مراجعة سياسات الشركة للتأكد من تطابقها مع القوانين السارية، وتحديثها عند صدور تعديلات نظامية جديدة، مما يقي المؤسسة من المخاطر القانونية والنزاعات المحتملة.

التعامل مع الشكاوى والنزاعات الداخلية

يشكّل مدير شؤون الموظفين خط الدفاع الأول في حالات الخلافات أو سوء التفاهم بين الموظفين أو بينهم وبين الإدارة. يتعامل مع هذه القضايا بروح الحياد والموضوعية، ويستمع لجميع الأطراف بعناية، ثم يعمل على تهدئة النزاع من خلال الحلول العملية والتسويات المنصفة.

كما يحرص على توثيق جميع مراحل التعامل مع النزاعات، ويعزز ثقافة الحوار والانفتاح، بما يحول بيئة العمل إلى ساحة للنمو والتفاهم بدلًا من التوتر والمواجهة.

الإشراف على التحقيقات الإدارية

عند ظهور شكاوى تتعلق بسلوك غير مهني، مثل المخالفات السلوكية أو التمييز أو التحرش، يقود مدير شؤون الموظفين التحقيقات الداخلية. يبدأ بجمع المعلومات، وإجراء مقابلات مع المعنيين، وتوثيق الشهادات، مع ضمان أقصى درجات السرية والاحترام.

وبعد استيفاء الأدلة، يوصي بالإجراءات المناسبة بالتنسيق مع الإدارات القانونية والتنفيذية، بما يضمن تطبيق العدالة وحماية حقوق الأفراد، دون المساس بسير العمل أو سمعة المؤسسة.

قياس رضا الموظفين وتعزيز مشاركتهم

يُعنى مدير شؤون الموظفين بتتبع مؤشرات الرضا الوظيفي، من خلال أدوات مثل استطلاعات الرأي، أو المقابلات الشخصية، أو تحليلات الأداء. ويستخلص من هذه البيانات جوانب القوة والقصور في بيئة العمل.
بناءً على ذلك، يُطلق مبادرات تُعنى برفاهية الموظف، وتحسين التواصل الداخلي، وزيادة فرص المشاركة في القرارات، مما يعزز من انتماء العاملين ويقلل من معدلات الدوران الوظيفي.

دعم عمليات التوظيف والاستقطاب والمغادرة

يشارك في مراحل التوظيف المختلفة، من فحص السير الذاتية إلى حضور المقابلات وتقديم التوصيات المناسبة، استنادًا إلى فهمه لطبيعة الفرق ومتطلبات الوظيفة. وعند مغادرة الموظف، يشرف على إنهاء العلاقة التعاقدية بشكل يحترم كرامة الفرد ويضمن تسليم العهد وسلامة الإجراءات القانونية، مع إجراء مقابلة خروج لاستخلاص الملاحظات والتحسينات الممكنة.

الحفاظ على بيئة عمل آمنة وصحية

يتعاون مع إدارات السلامة المهنية لتطبيق أعلى معايير الصحة والسلامة في مقر العمل، سواء من خلال التدريبات الوقائية أو معالجة المخاطر المحتملة. كما يعمل على تعزيز الجوانب النفسية والاجتماعية في بيئة العمل، عبر مبادرات تهدف للحد من التوتر، ومتابعة مؤشرات الإرهاق المهني، وتوفير الدعم المناسب عند الحاجة.

المساهمة في إعداد أنظمة الرواتب والمزايا

يقدم دعمًا تحليليًا في تصميم هيكل الرواتب والحوافز، بحيث يحقق العدالة الداخلية، ويتماشى مع متوسطات السوق في القطاع. كما يشارك في تقييم المزايا الأخرى مثل التأمين الصحي أو الإجازات المدفوعة. ويلعب دورًا في مراقبة مدى رضا الموظفين عن نظام التعويضات، ويقترح التعديلات اللازمة لضمان الاستبقاء والتحفيز في آن واحد.

تحسين قنوات التواصل وعلاقات العمل

يُشرف على بناء وتفعيل قنوات اتصال واضحة بين الإدارة والموظفين، مثل الاجتماعات الدورية، والنشرات الداخلية، وسياسات الباب المفتوح. كما يتدخل عند الحاجة لاحتواء أي احتكاكات تنظيمية، ويعمل على تحسين جودة العلاقة بين الفرق التنفيذية والعاملين، مما يدعم ثقافة الاحترام والشفافية.

تطوير برامج المكافآت والتحفيز

يساعد في ابتكار برامج تقدير ومكافأة تعزز من روح المنافسة الصحية، وتُظهر التقدير الحقيقي لجهود الموظفين، مثل جوائز الأداء أو الإشادات العلنية أو الحوافز المالية. وتُدار هذه البرامج وفق معايير واضحة وموضوعية، بما يضمن شعور الجميع بالعدالة ويعزز من التحفيز الداخلي والانتماء.

دعم التوازن بين الحياة المهنية والشخصية

يساهم في وضع سياسات مرنة مثل خيارات العمل عن بُعد أو تعديل ساعات الدوام، استجابةً لاحتياجات الموظفين المختلفة. كما يقيس أثر هذه السياسات بشكل مستمر، ويعمل على تحسينها بما يحقق التوازن بين متطلبات العمل واحتياجات الفرد، ويساعد على تحسين جودة الحياة الوظيفية.

ما المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير شؤون الموظفين؟

نجاح مدير شؤون الموظفين لا يعتمد على الخبرة الإدارية فحسب، بل يتطلب مهارات متعددة تشمل التواصل، والقيادة، والتحليل، والقدرة على بناء الثقة. فدوره يتقاطع مع جميع الإدارات، ويتطلب منه مرونة عالية، وذكاء في التعامل مع المواقف المعقدة.

مهارات الاستماع والتعاطف وفهم السلوك البشري

الاستماع النشط من أهم المهارات التي تُمكّن المدير من فهم دوافع الموظفين واحتياجاتهم. كما يساعده الذكاء العاطفي على التعامل مع المشكلات الشخصية أو السلوكية بدقة وإنصاف. هذه المهارات تجعل الموظفين أكثر استعدادًا للبوح بمشكلاتهم، وتعزز من ثقتهم بالإدارة، مما يدعم بيئة عمل منفتحة ومتفهمة.

الاحتراف في إدارة النزاعات

يتعين على مدير شؤون الموظفين أن يتعامل مع الخلافات المهنية بمنهجية، دون انحياز. وتشمل مهاراته في هذا الجانب التحليل الدقيق، وتقديم حلول وسط ترضي جميع الأطراف، وتقود إلى قرارات مستدامة. كما يُتوقع منه التدخل الاستباقي قبل تصاعد الأزمات، والتمكن من تحويل النزاع إلى فرصة لبناء علاقات أقوى وأكثر نضجًا.

المعرفة العميقة بالقوانين والتشريعات العمالية

يُعد الإلمام بالقانون ضرورة لا رفاهية في عمله، بدءًا من نظام العمل المحلي، وصولًا إلى اللوائح الداخلية للمؤسسة. تُمكنه هذه المعرفة من اتخاذ قرارات سليمة، وتقديم المشورة القانونية للإدارة، والتعامل مع الجهات الرسمية باحترافية ووضوح.

مهارات التفاوض وحل المشكلات

يحتاج المدير إلى القدرة على التفاوض، سواء عند معالجة مطالب الموظفين أو عند تطبيق قرارات حساسة مثل النقل أو الترقية. أما مهارة حل المشكلات فتتيح له التعامل مع التحديات اليومية بحكمة، واستباق العقبات، وقيادة فرق العمل نحو الحلول لا نحو التوتر.

إتقان أنظمة الموارد البشرية والتحليلات

تمكّنه الأدوات الرقمية من تنظيم المعلومات، ومتابعة الأداء، وتحليل معدلات الدوران، والغياب، والرضا الوظيفي، مما يساعد في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة. كما يساهم إلمامه بهذه الأنظمة في تبسيط الإجراءات وتقليل الأخطاء وتحسين تجربة الموظف.

التركيز على بيئة العمل ورفاهية الموظفين

يرى المدير الناجح أن البيئة الصحية ليست ترفًا بل أداة استراتيجية لرفع الإنتاجية. فيطلق مبادرات تعزز من رفاهية الموظفين نفسيًا وجسديًا. كما يحرص على خلق بيئة عمل تحفّز الابتكار، وتقلل من التوتر، وتزيد من شعور الأمان والانتماء بين العاملين.

وفي ختام حديثنا عن إدارة شؤون الموظفين

لا شك إن الإدارة السليمة لشؤون الموظفين هي أساس ثقافة تنظيمية صحية ومنتجة. من خلال الاستثمار في التواصل الجيد وحل النزاعات والتقدير والتغذية الراجعة، يمكن للمنشآت تعزيز الثقة والمشاركة والتعاون.

تحتاج الإدارة الفعالة لشؤون الموظفين إلى فهم موظفيك وتوقعاتهم من وراء العقد النفسي بينك وبينهم، والاستجابة السريعة لمطالبهم وشكاواهم، والحرص على رفاهيتهم، ووضع وتوضيح السياسات والضوابط القانونية التي تنطوي عليها علاقة العمل بين الموظف والمنشأة. من المهم أن يشعر الموظفون بالتقدير والدعم والتمكين للقيام بعملهم على أفضل وجه. عندما يشعر الموظفون بالرعاية الحقيقية، فإنهم يهتمون أكثر، مما يؤدي إلى زيادة الولاء والإنتاجية وتحسن الأداء.