الدليل الشامل لتحليل الوظائف في الموارد البشرية

مع تغير القوى العاملة لاستيعاب التكنولوجيا وأساليب الأداء، يحتاج أصحاب الأعمال إلى تحديث فهمهم وتوقعاتهم للوظائف. يسمح تحليل الوظائف في الموارد البشرية لكل من الموظف وصاحب العمل بالتعرف إلى المهارات والمهام الضرورية لتولي وظيفة معينة. يمكن أن يؤثر هذا النوع من الفحص الدقيق للوظائف على كل شيء من عملية التوظيف إلى الأجور والتعويضات والمزايا.

في هذا المقال نستعرض بالتفصيل كل ما يهم محترفي الموارد البشرية وصناع القرار في المنشآت حول تحليل الوظائف في الموارد البشرية، أهميته، واستخداماته، وكيفية إجرائه.

جدول المحتويات:

• ما هو تحليل الوظائف في الموارد البشرية؟
• ما هي أنواع البيانات التي تنتجها عملية تحليل الوظائف؟
• ما هي أهداف تحليل الوظائف في الموارد البشرية؟
• أهمية تحليل الوظائف في الموارد البشرية؟
• هل هناك طرق مختلفة لتحليل الوظائف؟
• كيف يطبق التحليل الوظيفي في الموارد البشرية؟

ما هو تحليل الوظائف في الموارد البشرية؟

تحليل الوظائف في الموارد البشرية هو عملية منهجية لتعريف وتحديد مسؤوليات ومتطلبات وطبيعة الوظائف بالتفصيل. يتضمن تحليل الوظيفة تقسيم الوظيفة إلى وحدات أصغر، وجمع البيانات عن كل وحدة، ثم تحليل البيانات لتحديد تحديد المهارات والكفاءات التي تتطلبها الوظيفة.

من الضروري أن نفهم جيدًا أن تحليل الوظائف يعنى بـ "الوظائف" ذاتها، وليس الأشخاص الذين يشغلونها، وبالتالي فإن محصلة تحليل الوظائف هي وصف "العمل" وليس "من يقوم به".

ما هي أنواع البيانات التي تنتجها عملية تحليل الوظائف؟

هناك ثلاثة أنواع أساسية من بيانات تحليل الوظائف:

• أنشطة الوظيفة: بيانات عن الأنشطة المحددة التي تشكل الوظيفة.
• سمات الموظف: بيانات عن الصفات التي يحتاجها الموظف للقيام بالوظيفة.
• محتوى/سياق الوظيفة: بيانات عن البيئة الداخلية والخارجية للوظيفة.

ما هي أهداف تحليل الوظائف في الموارد البشرية؟

من المهم أن ندرك، قبل الشروع في إجراء تحليل للوظائف، ما هي الاستخدامات التي تفيد بها نتائج تحليل الوظائف. من خلال إدراك أهداف تحليل الوظائف يمكنك اختيار الطريقة الأكثر فاعلية، وهو ما سنتحدث عنه بالتفصيل لاحقًا.

يستخدم تحليل الوظائف، للمساعدة في إنجاز المهام التالية:

• توجيه عملية التوظيف والاختيار، حيث يوفر تحليل الوظائف بيانات ضرورية لتطوير إعلانات الوظائف وأسئلة المقابلة ومعايير الاختيار لضمان ملاءمة المرشحين للوظيفة.
• تحديد المكان الذي تتناسب فيه الوظائف مع الهيكل التنظيمي العام، وفهم كيفية ارتباطها ببعضها البعض.
• تصميم الوظائف و(أو) إعادة تصميمها، بما يعني تعديل الأدوار الوظيفية لتحسين الكفاءة ورضا الموظفين والقدرة على التكيف مع الاحتياجات التنظيمية المتغيرة.
• دعم قرارات التعويضات والمزايا: توفير أساس لتحديد مستويات الرواتب والمزايا والحوافز المناسبة بناء على تعقيد الوظيفة ومتطلباتها.

بشكل أكثر تفصيلًا، يمكن القول بأن تحليل الوظائف يهدف للحصول على عدد من المخرجات الملموسة، وتتضمن:

توصيف الوظائف

تستخدم الموارد البشرية مخرجات تحليل الوظائف كمدخلات للوصف الوظيفي. الوصف الوظيفي هو مستند داخلي يحدد متطلبات الوظائف الجديدة، بما في ذلك المهارات المطلوبة، والدور في الفريق، والشخصية، وقدرات المرشح المناسب.

يساعدك إنشاء وصف وظيفي باستخدام بيانات مخرجات تحليل الوظائف على وضع الأشخاص المناسبين في الأدوار المناسبة.

المواصفات الفردية

يمكن للموارد البشرية استخدام نتائج تحليل الوظائف لتحديد الحد الأدنى من المؤهلات أو متطلبات الأدوار في المؤسسة.

تصنيف الوظائف

تصنيف الوظائف هو عملية وضع وظيفة واحدة أو أكثر في مجموعة أو عائلة من الوظائف المتشابهة. تعد البيانات المستمدة من تحليل الوظائف أمرًا بالغ الأهمية في تصنيف الوظائف، لأنها تأخذ بعين الاعتبار واجبات الوظيفة ومسؤولياتها ونطاقها وتعقيدها. الهدف من تصنيف الوظائف هو تحديد معدلات الأجور واستخدام المعلومات في اختيار الموظفين.

تقييم الوظائف

تقييم الوظائف هو عملية تحديد الرتبة النسبية للوظائف المختلفة في المنشأة، والغرض من ذلك هو خلق شفافية الأجور والإنصاف. تعتمد رتبة الوظيفة على المسؤوليات والواجبات المنوطة بها. فعلى سبيل المثال، فإن المناصب العليا لها متطلبات أعلى من الأداء والقدرات. يساعد تحليل الوظائف على فهم خصائص الوظيفة.

تصميم الوظائف

تصميم الوظائف هو عملية إنشاء وظيفة تضيف قيمة إلى الشركة وتوفر التحفيز لشاغلها في الوقت نفسه. تتضمن إحدى خصائص التحفيز في الوظائف المصممة: تنوع المهارات، أي مدى احتياج الوظيفة إلى مجموعة واسعة من المهارات. يساعدك تحليل الوظيفة على تحديد مجموعة متنوعة من المهارات في الوظيفة.

تقييم الأداء

يوفر تحليل الوظائف مدخلات ضرورية لتقييم أداء الفرد الذي يؤدي الوظيفة. لتقييم أداء الموظف، تحتاج إلى فهم متطلبات الوظيفة أولًا، وهو ما تتيحه مخرجات تحليل الوظائف.

الاحتياجات التدريبية

يشكل تحليل الوظائف أساسًا لتحليل الاحتياجات التدريبية. بمجرد تحديد المعارف والمهارات والقدرات والخصائص الأخرى، يمكنك تحديد احتياجات التدريب أو فجوات المهارات بسرعة وتدريب موظفيك.

الكفاءة

يمكنك استخدام تحليل الوظائف لتحسين الكفاءة في العمل من خلال تحليل الأنشطة وتحسين كيفية أداء الأشخاص في الدور.

الصحة والسلامة المهنية

يمكن أن يحدد تحليل الوظائف السلوكيات الخطرة وظروف العمل التي تزيد من فرصة وقوع الحوادث والإصابات، مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر أمانًا.

تخطيط القوى العاملة

يساعد تحليل الوظائف في التخطيط للقوى العاملة في المستقبل، حيث يساعد في تحديد المعارف والمهارات والقدرات والخصائص الأخرى مع متطلبات العمل المستقبلية. يتيح ذلك إنشاء خطة استراتيجية للقوى العاملة لوظيفة أو قسم.

أهمية تحليل الوظائف في الموارد البشرية

يساعد تحليل الوظائف المنشآت على تحسين مشاركة الموظفين وكفاءتهم وإنتاجيتهم، مما يمكنهم من تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية. يمكن للمنشآت الاستفادة من المعلومات الناتجة عن تحليل الوظائف فيما يلي:

التعرف على المهارات والمهام الضرورية

يمكن أن يفيد تحليل الوظائف كلًا من صاحب العمل والموظف من خلال إنشاء صورة أوضح لما تنطوي عليه الوظيفة. تعمل القاعدة المعرفية الناشئة عن تحليل الوظائف على تثقيف المدراء الذين قد لا يدركون الفروق الدقيقة في كل منصب تحت قيادتهم. كما أنه يخلق مجموعة عادلة من المعايير للموظفين حتى يعرفوا بالضبط ما هو متوقع منهم في دورهم في مكان العمل. أثناء تحليل الوظيفة، سيقوم أصحاب العمل أيضا بترتيب المهارات والمهام لتحديد ما يتطلب معرفة ومهارات أعلى.

بعد الملاحظة الدقيقة، قد يلاحظ أصحاب العمل أيضا واجبات إضافية لم تكن في الأصل جزءا من الوصف الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك يمكن أن تساعد مخرجات تحليل الوظائف في تطوير الأدوار الوظيفية بما يتماشى مع الاحتياجات التنظيمية المتطورة والحفاظ على قدرتها التنافسية في بيئة الأعمال المتغيرة.

إنشاء طرق التقييم

بعد تحليل الوظائف يمكن لصاحب العمل استخدام هذه الإرشادات لتحديث أو إنشاء طرق جديدة تخطيط وتنفيذ تقييمات الأداء بشكل أكثر فعالية، بناءً على فهم جيد لواجبات وطبيعة الوظيفة. سيؤدي ذلك إلى تحسين أداء الموظفين ومشاركتهم. بمجرد أن تصبح مجموعة المهارات اللازمة للوظيفة واضحة، يمكن لأصحاب العمل إعادة هيكلة آليات التقييم لقياس كيفية وفاء الموظف بمسؤولياته الوظيفية بشكل أكثر واقعية.

تحديد معايير موضوعية للأجور والترقيات

باستخدام تحليل الوظيفة، يقوم أصحاب العمل بتحديد محتوى الوظيفة وقيمتها، ومن ثم ترتيب الكفاءات المستخدمة في الوظيفة. يمكن أن يساعد تحليل الوظائف في إدراك ما إذا كانت وظيفة معينة تحتوي على مجموعة مهارات أعلى مما هو متوقع أو معروف مسبقًا، بناء على ذلك يمكن لأصحاب العمل أن يقرروا تعديل جدول الأجور لهذا المنصب وتقديم حزم تعويضات عادلة. يساعد التحليل أيضا في تحديد متى يؤدي الموظف المزيد من الكفاءات عالية المستوى ويستحق الترقية.

توجيه تدريب الموظفين وتطويرهم

يساعد تحليل الوظائف أصحاب العمل على فهم أفضل طريقة لتدريب الموظفين الجدد والحاليين، ومن ثم إنشاء خطط تطوير فعالة للموظفين من خلال تحديد المهارات التي يفتقر إليها الموظفون لأداء الوظيفة بنجاح. في حال أظهر تحليل الوظائف أن مجموعة مهارات مهمة تم تجاهلها سابقًا تمثل جزءًا كبيرًا من متطلبات الوظيفة، فقد يستدعي ذلك الحاجة إلى تدريب إضافي. يمكن أن تظهر بيانات التحليل أيضًا المجالات الأكثر أهمية وفعالية للتطوير المهني.

تحديث عمليات التوظيف

قد يظهر تحليل الوظيفة لأصحاب العمل أنهم بحاجة إلى تحديث التوصيف الوظيفي المستخدم في التوظيف والتقييمات. يمكن استخدام التوصيفات الوظيفية الجديدة لتحسين اللغة من عملية التوظيف، وبالتالي إنشاء إعلانات وظائف مفصلة ودقيقة تجذب المهارات والكفاءات التي تحتاجها المنشأة. كنتيجة لذلك، يمكن للمرشحين المحتملين للوظائف الحصول على فكرة أفضل عن المهارات التي يبحث عنها أصحاب العمل في منصب معين والمهام التي تنطوي عليها الوظيفة.

إجمالًا، تسهم بيانات تحليل الوظائف في تحسين عملية صنع القرار عند توظيف موظفين جدد من خلال تتبع المرشحين ذوي الصفات والمؤهلات المطلوبة للوظيفة بسهولة.

تطوير إجراءات الأمن والسلامة المهنية

من خلال فهم بيئة العمل لكل وظيفة، والمتطلبات البدنية لأدائها، يمكن لتحليل الوظائف أن يسلط الضوء على نقاط الخلل في إجراءات الأمن والسلامة المهنية، مما يساهم في تحسينها. كذلك يساعد فهم طبيعة تنفيذ مهام كل وظيفة في توفير بيئة أكثر راحة وصحية لأداء العمل مع تقليص المخاطر التي قد تمس سلامة الموظف وصحته إلى الحد الأدنى.

هل هناك طرق مختلفة لتحليل الوظائف؟

تعتمد كيفية إجراء تحليل الوظائف على الغرض والهدف الذي تريد تحقيقه، وعلى مؤسستك تعد تقنية الأحداث المؤثرة ومخزون المهام وتحليل الوظائف الإجرائي من أكثر الطرق شيوعًا لتحليل الوظائف. وفيما يلي نتطرق إلى كل من هذه الطرق بشيء من التفصيل.

أسلوب الأحداث المؤثرة

يعتمد هذا الأسلوب على ملاحظة الأحداث المؤثرة، والتي هي سلوكيات تمثل أداء متميزًا أو غير مقبول. يحتوي تقرير الأحداث المؤثرة النموذجي على العناصر التالية:

• وصف للسياق والظروف التي أدت إلى الحدث.
• سلوكيات الموظف (الموظفين) أثناء الحدث.
• عواقب السلوكيات وتأثيرها الأوسع.

تعتبر تقنية الأحداث المؤثرة أكثر فاعلية فيما يخص الصحة والسلامة، (على سبيل المثال: عند وقوع حادث أو إصابة أو وفاة)، وتقييمات الأداء، وتدريب الموظفين. في الحالتين الأخيرتين، يسرد تقرير الحدث المؤثر أمثلة على السلوك المثالي والسلوك غير المقبول، والذي يمكن استخدامه لتقديم ملاحظات للموظف أو كأساس للتدريب على ما يجب فعله وما لا يجب عليهم فعله.

جرد المهام

هي عملية حصر لكافة المهام التي تتكون منها الوظيفة. غالبًا ما يتم جمع هذه المهام بناء على المسؤوليات. تتراوح مسؤوليات الوظيفة الواحدة في المتوسط ما بين خمس إلى اثني عشر مسؤولية، تتضمن نحو 100 مهمة. يمكنك الإشارة إلى معدل تكرار كل مهمة وأهميتها، والصعوبة المقترنة بها عند إنشاء جرد المهام.

مثال: جرد المهام لموظف الاستقبال:


غالبًا ما يتم إنشاء جرد المهام بناء على مدخلات من لجان الخبراء والأشخاص الذين يعملون في الوظيفة ومدرائهم. يكون جرد المهام أكثر فاعلية لإنشاء التوصيفات الوظيفية وتصنيفات الوظائف وتدريب الموظفين والتحقق من الامتثال للمتطلبات القانونية.

تحليل الوظائف الإجرائي

تحليل الوظائف الإجرائي هو طريقة لتحليل الوظائف توفر معلومات محددة حول العمل الذي يجب القيام به ومؤهلات العامل المطلوبة للقيام بالعمل بنجاح.

يحلل مكونات وأنشطة عمل محددة تشكل معالم الوظيفة، وأهمها:

• "الأشياء" - الأدوات المادية المستخدمة في الوظيفة
• "البيانات" - المعلومات والحقائق والأرقام التي يعمل بها الموظف
• "الأشخاص" - التفاعلات والاتصالات مع الآخرين

كيف يطبق التحليل الوظيفي في الموارد البشرية؟

تختلف عملية تحليل الوظائف باختلاف المنشأة والمنصب والهدف. على سبيل المثال: إذا أجريت تحليلًا بسيطًا وسريعًا للوظيفة من خلال التحدث إلى شخص أو شخصين من شاغليها، فستكون العملية أسرع بكثير، مما قد يكون على حساب المصداقية. ومع ذلك، قد يوفر هذا بالفعل معلومات كافية لصياغة وصف وظيفي.

فيما يلي نورد خمس خطوات لتحليل الوظائف يتضمنها كل تحليل فعال بشكل أو بآخر. يمكنك استخدام هذه الخطوات كنموذج لتحليل الوظائف.

1. الغرض من تحليل الوظائف

نقطة البداية لإجراء تحليل الوظائف هي الغرض منه. لماذا نريد إجراء تحليل؟ يؤثر الغرض من التحليل على معظم خيارات تصميم تحليل الوظائف، بما في ذلك ميزانيتها وقائد المشروع والأطراف ذات الصلة.

يمكن أن تشمل أغراض تحليل الوظائف التي تمت مناقشتها بالتفصيل أعلاه إنشاء وصف وظيفي قوي أو تحليل احتياجات لتدريب الموظفين أو تخطيط القوى العاملة.

أحد أهم أغراض تحليل الوظائف هو تهيئة المنشأة لنمو أو توسع كبير، مما يعني عادة توسعًا مماثلًا لموظفيك. يمكن أن يؤدي إجراء تحليل الوظائف إلى التأكد من أنك توظف في المناطق الصحيحة، كما يساعدك على إنشاء هيكل فريق منطقي للحجم الجديد لمنشأتك. يمكنك بعد ذلك إعادة النظر في هذا النمو اللاحق وتعديله حسب الحاجة. ومع ذلك، من الأفضل القيام بذلك قبل أن تبدأ حتى يكون لديك الوقت للتفكير بشكل استراتيجي والتخطيط المسبق، بدلًا من الانهماك لاحقًا في معالجة المشكلات وسد الفجوات.

يؤثر الغرض من تحليل الوظائف على الرؤية المستقبلية والموازنة، وكذلك فرق العمل وقادتهم، ومدى الحاجة إلى الاستعانة ببعض الأطراف الخارجية، مثل الشركات الاستشارية.

2. طريقة تحليل الوظيفة

تعتمد الطريقة الأنسب لتحليل وظيفتك على الغرض الذي حددته في الخطوة الأولى، حيث سيختلف جمع البيانات بناء على الطريقة.

يمكن أن يساعدك الجدول أدناه في تحديد تقنية تحليل الوظائف الأكثر فعالية واستخدامها للتأثير على الإجراءات المستقبلية.

3. جمع البيانات

جمع البيانات وتحليلها هما الخطوتان الأكثر استهلاكًا للوقت في عملية تحليل الوظائف. تحدد طريقة تحليل الوظائف المختارة طرق جمع البيانات المستخدمة. تشمل الطرق الشائعة لجمع البيانات المراقبة والمقابلات والاستبيانات وسجلات العمل.

تركز تقنية الأحداث المؤثرة على بيانات الأحداث التي تم جمعها من خلال المقابلات وبيانات الملاحظة من الأشخاص المشاركين في الأحداث. يركز جرد المهام على سرد الواجبات والمهام المختلفة التي يتم إجراؤها في الوظيفة، والتي يمكن القيام بها إما من خلال بيانات الملاحظة أو المقابلات أو الاستبيانات المنظمة. ينصب التركيز هنا على إنشاء قائمة بالمهام والوقت المستغرق في هذه المهام وأهمية المهمة أو صعوبتها. وفيما يلي نورد بشيء من التفصيل طرق جمع البيانات:

طرق جمع البيانات

الملاحظة

تعتبر بيانات الملاحظة الشكل الأكثر حيادية لجمع البيانات لأنها (كما يُفتَرض) لا تعرقل الأداء العادي. يراقب محلل الوظائف الشخص الذي يقوم بالمهمة في الواقع أو على الفيديو. يمكن أن تصف بيانات الملاحظة الأنشطة بناء على وحدة التحليل المختارة (انظر الجدول أعلاه). مع ملاحظة أنه يمكن أن تؤثر مجرد الملاحظة على الطريقة التي يقوم بها الأفراد بالوظيفة (تأثير هوثورن).

المقابلات

تعد المقابلات طريقة رئيسية لجمع البيانات، والتي يمكن استخدامها مع بيانات الملاحظة والاستبيان. بناء على البيانات، يطرح محلل الوظائف أسئلة محددة. يجب أن تكون المقابلات معدة جيدًا وأن تُجرى بعناية. يمكن للقائم بإجراء المقابلة التركيز على وحدات التحليل المختلفة لتحديد الواجبات والمهام والأنشطة وعناصر العمل.

الاستبيانات

يمكن لمحلل الوظائف استخدام استبيان يحتوي على أسئلة حول واجبات الوظيفة والمسؤوليات والمعدات وعلاقات العمل وبيئة العمل. يمكن أن يكون استبيان تحليل الوظيفة مصممًا من قبل المحلل أو جاهزًا، وأفضل مثال معروف هو استبيان تحليل الوظيفة Position Analysis Questionnaire (PAQ).

سجل الأنشطة

يسجل الموظف أنشطته اليومية والوقت الذي يقضيه في كل منها وتكرار كل نشاط. يمكن يشكل هذا السجل أساسًا لتحليل الوظيفة.

4. التحليل

يعتمد الوقت المستغرق في التحليل على البيانات التي تم جمعها. عندما تقوم بجمع الكثير من البيانات الكمية فمن المفيد أن يتضمن التحليل متوسط الدرجات والانحرافات المعيارية وعدد المشاركين والخطأ المعياري للمتوسط (SEM-Standard Error of the mean). يقيس الخطأ المعياري للمتوسط موثوقية أو دقة النتائج. قد تتطلب قيمة SEM العالية لمهمة معينة بحثا إضافيًا.

في المثال أدناه، يمكننا أن نرى أن هناك تماثلًا بين المشاركين حول المهام الأربع الأولى بينما تكون درجة المتوسط فيما يخص تحديد الوقت المتوقع لانتظار الزائر. قد يشير ذلك إلى أن هذه المهمة لا ينظر إليها على أنها جزء من المهام الأساسية للوظيفة، أو ربما تكون المهمة من اختصاص موظف أعلى في التسلسل الإداري.

5. التأثير

الخطوة الأخيرة الأساسية هي تحقيق التأثير المستهدف لتحليل الوظائف. إنها الدرجة التي يؤثر بها تحليل الوظائف على التدخلات المستمدة منه. بمعنى آخر، هل يؤدي تحليل الوظائف إلى تأثير ملموس على إدارة الموارد البشرية؟ يصعب تقييم هذا ولكنه أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر باتخاذ خيارات عملية تحليل الوظائف التالية.

إذا كانت المقابلة السريعة مع اثنين من موظفي الاستقبال تسفر عن نفس جودة الوصف الوظيفي تقريبًا مثل الدراسة المنظمة لجميع الموظفين الثلاثين، فإن ذلك يؤشر على كون هذا النهج أكثر فعالية من حيث التكلفة. ليس فقط لأنه يوفر وقت محلل الوظائف ولكن أيضًا لأنه يوفر لموظفي الاستقبال ساعات وساعات يمكنهم استخدامها في التركيز على مهامهم.

مع التحول الرقمي المستمر وتطور سوق العمل فمن المهم أيضًا إدراك أن تحليل الوظائف ليس نشاطًا فرديًا، فالمخرج الأساسي من إجراء تحليل الوظائف (إلى جانب إنشاء توصيف وظيفي مفصل) هو تبسيط المناصب وتطويرها باستمرار مع تغييرات الصناعة والنمو التنظيمي.

بمجرد إجراء تقييم متعمق لواجبات الوظيفة وتحديد فجوات المهارات، تذكر أن جهودك ستظل صالحة فقط لبضع سنوات، يجب أن يكون محترفو الموارد البشرية مستعدين لتكرار العملية برمتها في غضون ثلاث سنوات كحد أقصى.

الخلاصة

التحليل الوظيفي هو أسلوب رائع ومُجَرَّب وله مكانة واضحة في إدارة الموارد البشرية. يؤثر التطبيق الفعال لتحليل الوظائف على نتائج الأعمال بشكل كبير. يمكن لمتخصصي الموارد البشرية استخدام هذه البيانات لاتخاذ قرارات توظيف أفضل وضمان أداء أعلى أثناء العمل من خلال التدريب المستهدف وإدارة الأداء الفعالة.

لضمان تحقيق النجاح في عملية تحليل الوظائف للموارد البشرية، فمن المهم تحديد الغرض الأساسي من التحليل، واختيار الطريقة المناسبة وفقًا لذلك، ثم اتباع خطوات منظمة لتنفيذ التحليل تغطي جميع الجوانب الجوهرية لكل وظيفة.