كل ما يهمك عن مسير الرواتب... دليل الشركات والمنشآت السعودية

يُعتّبر إعداد مسير الرواتب من أهم العمليات الرئيسية لإدارات الموارد البشرية، وهي أكثر العمليات حاجة للدّقة التّامة والإدارة الناجحة للوقت.  تبرز أهمية الإدارة الفعالة لمسيّر الرواتب في أهميتها البالغة في تحسين الرضا الوظيفي ودعم إدماج الموظفين داخل المنشأة وزيادة ثقتهم بها. وتتسم المنشآت الأكثر نجاحًا بإدارة منضبطة ومؤقتة بشكل جيد لمسيرات الرواتب. في هذا المقال نقدم لك دليلاً شاملاً لكل ما يهمك معرفته حول مسيرات الرواتب للشركات والمنشآت السعودية.

ما هو مسير الرواتب Payroll

هي عملية يتم من خلالها صرف الأجور والتعويضات والمستحقات المالية للعاملين في المنشآت بشكل دوري ومنتظم، ويتم ذلك في أغلب الأحوال بصفة شهرية.

قد يبدو لك الأمر بسيطًا للوهلة الأولى، لكن في الحقيقة إن إدارة مسير الرواتب هي عملية متكاملة تتضمن إدارة شاملة وفعالة لكل ما يتعلق بالأجور والتعويضات والمزايا والمستحقات والالتزامات المالية للموظفين داخل المنشأة.

أهمية مسير الرواتب؟

تتجلى أهمية مسير الرواتب في اعتبارها المقابل الذي تتحمله المنشآت مقابل الاستفادة من خبرات وطاقات العاملين لديها، لذلك فمن الضروري أن تكون إدارة الرواتب متسقة (كمًا وكيفًا) مع رؤية المنشأة وأهدافها الاستراتيجية، فضلاً عن أهميتها في تحقيق الامتثال القانوني والرضا الوظيفي.

تعتبر الإدارة الفعالة لمسيرات الرواتب أيضا مسألة جوهرية في الحفاظ على الاستقرار المالي والإدارة الفعالة للسيولة النقدية داخل المنشأة، وتقدير تكاليف التشغيل لمشاريعها وأعمالها بشكل فعال.

نظرة على المواد المتعلقة بمسير الرواتب في نظام العمل السعودي

حدد الفصل الأول ًمن نظام العمل السعودي مكونات الرواتب على النحو التالي:

1. الأجر الأساسي: وهو كل ما يمنح للعامل مقابل عمله، بموجب عقد عمل مكتوب أو غير مكتوب، مهما كان نوع الأجر أو طريقة أدائه، مضافًا إليه العلاوات الدورية.
2. الأجر الفعلي: هو الأجر الأساسي مضافًا إليه سائر الزيادات المستحقة الأخرى التي تُقَرَّر للعامل مقابل جهد بذله في العمل، أو مخاطر يتعرض لها في أداء عمله، أو التي تُقَرَّر للعامل لقاء العمل بموجب عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل، ومن ذلك:

• العمولة أو النسبة المئوية من المبيعات، أو النسبة المئوية من الأرباح، والتي تدفع مقابل ما يقوم بتسويقه، أو إنتاجه، أو تحصيله، أو ما يحققه من زيادة الإنتاج أو تحسينه.
• البدلات التي يستحقها العامل لقاء طاقة يبذلها أو مخاطر يتعرض لها في أداء عمله.
• الزيادات التي قد تُمنح وفقًا لمستوى المعيشة، أو لمواجهة أعباء العائلة.
• المنحة أو المكافأة: هي التي يعطيها صاحب العمل للعامل، وما يصرف له جزاء أمانته أو كفاءته، وما شابه ذلك، إذا كانت هذه المنحة مقررة في عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل للمنشأة، أو جرت العادة بمنحها، حتى أصبح العمال يعدونها جزءًا من الأجر لا تبرعًا.
• الميزات العينية: هي التي يلتزم صاحب العمل بتوفيرها للعامل مقابل عمله، بالنص عليها في عقد العمل أو في لائحة تنظيم العمل. وتقدر بحدٍ أقصى يعادل الأجر الأساسي لمدة شهرين عن كل سنة ما لم تقدر في عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل بما يزيد عن ذلك.

وتعتبر كل إشارة للأجر مجردًا في نظام العمل والعمال مقصودًا بها الأجر الفعلي.

1. الأجر الإضافي: تنص المادة السابعة بعد المائة من نظام العمل السعودي على وجوب دفع أجر إضافي عن ساعات العمل الإضافية يوازي أجر الساعة مضافًا إليه (50%) من الأجر الأساسي، ويجوز لصاحب العمل بموافقة العمل احتساب أيام إجازة تعويضية مدفوعة الأجر بدلاً عن الأجر المستحق مقابل ساعات العمل الإضافية.

متى يستحق الموظف أجره؟

وفقًا للمادة الثانية والستين من نظام العمل السعودي، فإن استحقاق العامل لأجره يتأتى من خلال حضوره في الوقت المحدد إلى مكان العمل، وبيان استعداده لأداء مهام عمله فور حضوره، ولم يمنعه عن أداء عمله مانع، باستثناء الأسباب التي ترجع إلى صاحب العمل.

محتويات مسير الرواتب

يتضمن مسير الرواتب مجموعة من الخانات أو العناصر التي تضمن احتسابه بطريقة صحيحة، وفيما يلي نقدم شرحًا وافيًا لتلك المحتويات.

• المحتويات الثابتة:

وتتضمن بيان الفترة التي يغطيها مسير الرواتب وتاريخ آخر تعديل، ويكون ذلك في رأس الصفحة، أما في تذييل الصفحة فتكون هناك خانات مخصصة لتوقيع الأشخاص الذين لديهم صلاحية اعتماد مسير الرواتب داخل المنشأة.

• جدول مسير الرواتب

ويحتوي على الخانات التي تتضمن بيانات مسير الرواتب وتتكرر في كل الصفوف حسب بيانات كل موظف، وتتكون في المعتاد من:

1. الرقم التعريفي للموظف: ويكون إما كودًا تسلسليًا تتبعه المنشأة، أو رقم الهوية الوطنية للموظف، أو كليهما.
2. اسم الموظف: ويتضمن اسم الموظف كاملاً كما في هويته الوطنية.
3. تاريخ التعيين: وهو التاريخ الرسمي الذي يبدأ عنده احتساب الأجر.
4. تاريخ بداية احتساب الراتب: ويكون إما من بداية الشهر أو بداية التعيين إذا كان لاحقًا على بداية الشهر.
5. تاريخ نهاية احتساب الراتب: ويكون إما تاريخ نهاية الشهر أو نهاية فترة العمل إذا كانت سابقة لنهاية الشهر. (ملاحظة هامة: عادة يكون آخر أجر للموظف المنتهية خدمته من خلال تسوية منفصلة عن مسير الرواتب).
6. أيام العمل الفعلية: وهي مجموع الأيام بين تاريخي بداية احتساب الأجر ونهايته.
7. الساعات الإضافية: وهي مجموع ساعات العمل الإضافية التي عملها الموظف.
8. عدد أيام الغياب: سواء كان ذلك بعذر أو بدون عذر.
9. عدد أيام الإجازات المدفوعة: ويتضمن ذلك الإجازات السنوية والمرضية وغير ذلك من الإجازات التي ينص عليها نظام العمل أو اللائحة الداخلية للمنشأة.
10. الأجر الفعلي، وتتكون من الأجر الأساسي+ العمولات والبدلات والمكافآت وأية مكونات أخرى يستحقها العامل.
11. الاستقطاعات، وتتضمن:
    1. استقطاعات التأمينات الاجتماعية: وتتكون من الحصة التي يتحملها العامل من اشتراك التأمينات الاجتماعية.
    2. الضرائب المستحقة على الراتب إن وُجدت.
    3. الخصومات المستحقة على العامل، سواء كانت نتيجة لإجراءات تأديبية، أو تعويض تلفيات، أو سداد مديونيات أو قروض مستحقة للمنشأة على العامل، أو غير ذلك.

خطوات إعداد مسير الرواتب وفقًا لأفضل ممارسات الموارد البشرية

تحديد نقطة التوقف Cut-off Day

نقطة التوقف أو يوم التوقف هو النقطة التي يتوقف عندها تسجيل المتغيرات الفعلية على مسير الرواتب للفترة، على أن يتم إجراء أية تعديلات تطرأ بعد تلك النقطة في الفترة التالية/ الشهر التالي بأثر رجعي. تكون نقطة التوقف عادة في اليوم العشرين من كل شهر، ويتوقف تحديدها على عدة عوامل:

• التاريخ الذي ينبغي أن يتسلم فيه الموظفون رواتبهم فعليًا.
• الفترة الزمنية التي يتطلبها إعداد مسير الرواتب واعتماده، وما قد يتخللها من عطلات أو عمليات أخرى من شأنها إعاقة أو تأخير عملية الإعداد.
• الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية التحويل حتى وصول الراتب إلى حساب مستحقه.
• طريقة إعداد مسير الرواتب (سواء كانت يدوية أو مؤتمتة)

تكون نقطة التوقف في العادة متفقًا عليها بين إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى، حيث يتم جمع كشوف الحضور وسجلات العمل الإضافي وتفريغها وترصيدها، وفي حال وجود نظام إلكتروني لتسجيل الحضور والانصراف فإن نظام إدارة الموارد البشرية يقوم بتلك العملية بشكل آلي.

حصر فروقات الفترة السابقة

ويتم في تلك المرحلة احتساب المتغيرات التي حدثت بعد نقطة التوقف السابقة بأثر رجعي، وتحديد قيمتها لإضافتها أو خصمها من خلال مسير رواتب الفترة الحالية. 

على سبيل المثال: إذا تم احتساب أجر الموظف "أ" كاملاً عن الفترة السابقة، ثم تبين أن هذا الموظف قد تغيب عن العمل يوم 29 من الشهر الماضي، فإن أثر هذا التغيب لم يتم احتسابه في الفترة الماضية ويضاف إلى متغيرات الفترة الحالية بأثر رجعي.

إعداد كشف الحركة الشهرية

ويتكون هذا الكشف من أربعة جداول: 

1. جدول الموظفين المنقطعين عن العمل خلال الشهر للقيام بإجازات يتم معالجتها من خلال تسويات منفصلة خارج سجل الرواتب.
2. جدول الموظفين المنقطعين عن العمل لانتهاء خدماتهم، والذين تتم تسوية مستحقاتهم من خلال تسوية منفصلة خارج سجل الرواتب.
3. جدول الموظفين العائدين من الإجازات السنوية، والذين لم يتضمنهم مسير الرواتب للفترة/ الشهر الماضي.
4. جدول الموظفين الجدد الذين تم إضافتهم إلى مسير الرواتب لأول مرة خلال الشهر/الفترة الجارية.

يستخدم كشف الحركة الشهرية لأغراض المراجعة، ويعتبر من المرفقات الأساسية لمسير الرواتب، ويمكن من خلال هذا الكشف التأكد من أن عدد الموظفين المدرجين بمسير الرواتب الحالي صحيح، وذلك من خلال المعادلة التالية:

صافي عدد الموظفين في مسير الرواتب الحالي = صافي عدد الموظفين في مسير الرواتب السابق- [جدول (1) + (2)] + [جدول (3) + (4)].

ترصيد كشوف الحضور والعمل الإضافي:

إذا لم يكن لديك نظام لإدارة الموارد البشرية، فسيتعين عليك القيام يدويًا أو من خلال الجداول الإلكترونية بتفريغ كشوف الحضور وذلك لاحتساب أيام العمل الفعلي، أيام الغياب، أيام الإجازات المدفوعة، وساعات العمل الإضافي. وسيكون عليك ترصيد هذه القيم في جداول منفصلة لإجراءات المتابعة وتطبيق مواد نظام العمل واللائحة الداخلية فيما يتعلق بتلك الأرصدة، وذلك للحفاظ على حقوق المنشأة، وكذلك حقوق الموظفين.

احتساب الرواتب ومراجعتها واعتمادها

بعد تسجيل كافة المتغيرات سيتعين عليك إجراء احتساب الرواتب، ثم مراجعتها من خلال المقارنة بمسير الرواتب لديك، ومراجعة كشف الحركة الشهرية، وسائر المرفقات الأخرى ذات الصلة، وبعد التأكد من دقة الحساب يتم إرسال مسير الرواتب للاعتماد والتوقيع.

تحويل الرواتب

يتم إعداد ملف تحويل الرواتب بالصيغة المتعارف عليها لدى البنوك، ووفقًا لبرنامج حماية الأجور، ومن ثم إرسال الملف لتنفيذ التحويل.

إعداد إشعارات الرواتب

إذا كان لديك نظام لإدارة الموارد البشرية، فإن النظام عادة يرسل إشعارات عن طريق البريد الإلكتروني و(أو) الرسائل النصية إلى الموظفين لإخطارهم بتفاصيل الراتب الذي تم تحويله. 

أما إذا كنت ما زلت تعتمد على الجداول الإلكترونية، فسيكون عليك إعداد تلك الإشعارات عن طريق خاصية الدمج البريدي الموجودة في تطبيق MS-Word، بإعداد نموذج للإشعار، وربطه بالجدول الإلكتروني MS-Excel، ومن ثم يتم عن طريق تطبيق MS-Outlook إرسال تلك النماذج لكافة الموظفين عن طريق البريد الإلكتروني.

تتطلب تلك العملية الكثير من الصبر والدقة والحذر، إذ أن أبسط خطأ في تلك العملية قد يتسبب في إرسال معلومات خاطئة أو انتهاك خصوصية بيانات الموظفين لديك.

كيف يسهل "تالنتو" إعداد مسير الراتب بخطوات بسيطة وآمنة؟

يتيح مسير الرواتب في نظام "تالنتو" لفرق الموارد البشرية تنظيم عمليات دفع المرتبات بكفاءة، مع ضمان الدقة في كل عملية صرف، وانتظامها في مواعيدها، وخلوها من أي أخطاء.

يمكنك إعداد سياسات منشأتك للتعامل مع حالات التأخير والغياب والإجازات غير المدفوعة لمرة واحدة، ومن ثم يقوم النظام بأتمتة تطبيق سياساتك آليًا واحتساب الخصومات المترتبة تلقائيًا. يوفر لك تالنتو أتمتة مرنة ومتكاملة لعمليات مسير الرواتب وتتضمن:

• حساب الراتب (بناءً على الحضور والإجازات وشروط العقد).
• الخصومات التلقائية (الضرائب والمزايا والقروض، إلخ).
• إصدار كشوف الرواتب.
• الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين.
• إعداد تقارير الامتثال لعمليات التدقيق الحكومية والمالية.

تجنب الأخطاء في مسير الراتب باستخدام نظام "تالنتو"

يؤتمت "تالنتو" حساب الخصومات الشهرية بشكل تلقائي دون الحاجة إلى تتبع يدوي، مما يوفر كثيرًا من وقت العمل على مسير الرواتب مع تقليص احتمالات الخطأ البشري، حيث يوفر تالنتو الخواص التالية:

• حسابات مبنية على السياسات: يتم تطبيق الاستقطاعات وتأخيرات الدفع آليًا وفقًا للوائح الشركة، والتي يتم تعريفها داخل النظام لمرة واحدة، وبالتالي تقليل الأخطاء الناتجة عن التفريغ اليدوي لكشوف الحضور التقليدية.
• تقارير شاملة: يُولّد النظام تقارير دقيقة وواضحة تُبيّن تأثير الاستقطاعات على إجمالي الرواتب.

• تكامل سلس: يتزامن النظام تلقائيًا مع كشوف المرتبات لضمان مطابقة كل قسيمة راتب للبيانات المالية الصحيحة.

أبرز مميزات "تالنتو" في التعامل مع الرواتب والخصومات والمكافآت

• ينفذ نظام "تالنتو" كافة الاستقطاعات على حالات التأخير، والغياب، والإجازات غير المدفوعة بشكل آلي دون الحاجة إلى التتبع اليدوي.

• يتيح "تالنتو" استقطاع الرواتب للموظفين الحاصلين على إجازات غير مدفوعة ممتدة، كل ذلك ببضع نقرات.

• يُبسّط "تالنتو" عملية إدارة المكافآت، مما يُساعد فرق الموارد البشرية على تعزيز تحفيز الموظفين وأدائهم بسهولة. حيث يمكن من خلاله أتمتة احتساب المكافآت تلقائيًا بناءً على إنجازات الموظفين وأهداف أدائهم وترقياتهم.

كيف يحميك "تالنتو" من الغرامات المرتبطة بمخالفات الرواتب؟

لا شك أن التأخر في صرف الرواتب له آثار سلبية تتجاوز انخفاض الرضا الوظيفي بما له من أثر على الأداء، ولكنه قد يكون سببًا في تأخر تقديم المعلومات الضريبية مما قد يؤدي إلى تعريض المنشأة إلى غرامات باهظة. ولذلك فإن نظام "تالنتو" يساعدك على إنجاز عمليات مسير الرواتب بسرعة ودقة، بالإضافة إلى إنتاج تقارير الامتثال لعمليات التدقيق الحكومية والمالية.

وأخيرًا...

إدارة مسير الرواتب بفعالية ليست مجرد مهمة روتينية تقليدية، فهي تعتبر بمثابة حجر زاوية في تحقيق الرضا الوظيفي والامتثال القانوني للمنشآت. في وجود أنظمة متطورة لإدارة الموارد البشرية مثل "تالنتو" بإمكانك أتمتة العمليات بدقة وسرعة، مما يقلل الأخطاء ويضمن شفافية الرواتب والمستحقات. سواء كنت مسؤول موارد بشرية أو صاحب منشأة، فإن فهمك لأهمية عنصري الدقة والسرعة والتكامل فيما يخص مسيرات الرواتب، وبالتالي ما يعنيه استخدام الأدوات الحديثة في إدارته، يسهم في تعزيز كفاءة مؤسستك وثقة موظفيها. استثمر في الحلول الذكية، واجعل إدارة الرواتب جزءًا من نجاحك الاستراتيجي.

      اطلب العرض التجريبي الآن!