نُظُم إدارة الموارد البشرية HRMS: خيار؟ رفاهية؟ أم ضرورة؟

نُظُم إدارة الموارد البشرية HRMS: خيار؟ رفاهية؟ أم ضرورة؟

في الماضي القريب، لم تكن الحاجة إلى أنظمة إدارة الموارد البشرية تبدو بذات الأهمية التي نراها عليها اليوم، حالها في ذلك حال كل خطوة جديدة يخطوها العلم، بل وربما كحال الموارد البشرية نفسها قبل عقود قليلة. حتى وقت قريب نسبيًا كان يسود معتقد تفضيل الإجراءات الورقية، مع بعض الاستعانة بجداول البيانات، مع كثير من الاحتياطات مثل النُّسخ المتعدد للمستندات، وأخذ نُسخ احتياطية من جداول البيانات الإلكترونية، ربما بشكل يومي، لتجنب خسارة البيانات.

فما الذي تغير مؤخرًا ولماذا أصبحت نظم إدارة الموارد البشرية ضرورة لازمة في المنشآت؟

لنكتشف ذلك في هذا المقال..

ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟

نظام إدارة الموارد البشرية Human Resources Management System هو حل تقني شامل يُسهّل ويُسرّع أداء وظائف الموارد البشرية، مع تعزيز موثوقيتها. يتألف عادةً من مزيج بين الأجهزة (Hardware) والبرامج التي تدعم العمليات الأساسية لقسم الموارد البشرية، مما يُسهم في إدارة كل ما يتعلق بهذا القسم بكفاءة. تعتمد المنشآت على هذه الأنظمة لأتمتة المهام، وتنظيم بيانات الموظفين، وإعداد تقارير قائمة على البيانات. كما تُقلل هذه الأنظمة الاعتماد على المستندات الورقية، مما يزيد من فعاليتها.

تختلف أنظمة إدارة الموارد البشرية لتلائم احتياجات المنشآت المتنوعة؛ فبعضها مُصمم خصيصًا للشركات الكبيرة ذات العدد الكبير من الموظفين، بينما يتميز بعضها الآخر بالمرونة والقابلية للتخصيص ليناسب المؤسسات الصغيرة.

يُستخدم مصطلح نظام إدارة الموارد البشرية HRMS عادة بالتبادل مع مصطلَحَي: نظام معلومات الموارد البشرية Human Resources Information System (HRIS)، بالرغم من وجود بعض الاختلافات بينهما.

ترتكز نظم معلومات الموارد البشرية HRIS عادة على قاعدة بيانات تتضمن معلومات حول الموظفين، واستخدامها في دعم عمليات الموارد البشرية الأساسية مثل تجهيز مسيرات الرواتب أو إدارة الحضور والانصراف، بينما تكون نظم إدارة الموارد البشرية HRMS أكثر شمولاً، إذ تحتوي (إضافة إلى ما تقدمه نظم معلومات الموارد البشرية) بيانات أكثر نوعية وتفصيلًا، وتتضمن مهامًا أكثر تعقيدًا، مثل إدارة المواهب وتقييم الأداء وغيرها.

تطور المفاهيم والحاجة إلى نُظم إدارة الموارد البشرية

في عصور سابقة لم تكن إدارة الموارد البشرية كما هي عليه الآن، في الواقع، كانت تقتصر على مهام محدودة، ضمن إطار ما كان يسمى بشئون العاملين. 

عندما ننظر للصورة الكبرى للأعمال، وفي ظل التنافسية المحمومة والتطور المتسارع في كل شيء تقريبًا، صار من الضروري أن تتبنى المنشآت مفاهيم أكثر تطورًا وأقل تقليدية، بداية من التعامل مع الموظف كأصل من أصول المنشأة، وليس كمجرد رقم في عديد القوى العاملة. 

هذا التطور في حد ذاته يستدعي تغيرًا كبيرًا في مفاهيم إدارة الموارد البشرية، عبر الاهتمام باكتساب المواهب وإدارة الأداء والتدريب والتطوير وتخطيط الموارد البشرية، وغير ذلك من العمليات التي كان يُنظر إليها في الماضي كنوع من الترف الإداري الذي لا تحتاج إليه سوى المنشآت الكبرى.

تلازم هذا التطور حاجة متزايدة وملحة لأتمتة وتسريع عمليات الموارد البشرية، والحفاظ على دقة المدخلات والمخرجات، وتحليل البيانات للحصول على قراءات تحليلية عميقة حول رأس المال البشري للمنشأة وكيفية الاستثمار الأمثل فيه لتحقيق أهداف المؤسسة. هذا الاحتياج بالتأكيد يتخطى ما قد تتيحه أساليب العمل الورقي أو حتى الاعتماد على الميزات المحدودة التي توفرها جداول البيانات التقليدية.

نظرة على عالم الموارد البشرية قبل التحول الرقمي 

1. رحلة الرواتب الورقية

إعداد الرواتب في عصر ما قبل الرقمية كان رحلة طويلة مليئة بالتفاصيل والأوراق وبطاقات الوقت وإشعارات الخصم والإضافة ونماذج لا حصر لها. 

تبدأ الرحلة عند جمع بطاقات الحضور واعتمادها من قبل مدير كل إدارة، ثم ترصيدها، ثم احتساب الأجر الإضافي وأيام الغياب، ومراجعة أيام الغياب مع الأرصدة السابقة، ثم احتساب مستحقات الإجازات للموظفين الذين سيحصلون على إجازاتهم السنوية، ثم احتساب مستحقات نهاية الخدمة للموظفين المغادرين، ثم إزالتهم من مسير الرواتب، ثم حساب الرواتب، ثم مراجعة العمليات الحسابية للتأكد من الناتج، ثم مقارنة مسير الرواتب الحالي بنظيره من الشهر الماضي، وإعداد تقرير بالاختلافات، ثم الإرسال إلى الإدارة المالية ثم إعداد التحويلات البنكية وإرسالها ورقيًا إلى البنك.

هل أمكنك تخيل الصورة؟ هل يمكنك تصور حدود الأخطاء التي يمكن حدوثها خلال كل تلك الخطوات؟ حتى عند استخدام جداول البيانات الإلكترونية (الإكسل) فإن الأمر قد يصبح أقل صعوبة، لكنه يظل كابوسًا.

ثم تخيل أن مدخلات الحضور تجمع آليًا إلى نظام الموارد البشرية، وتجري حساباتها آليًا وفقًا لسياسة المنشأة التي وضعتها مسبقًا؟ كل ما تبقى عليك هو إدخال المتغيرات الجديدة، وإجراء فحص سريع على النتائج.

1. اختلاف التأويلات

هناك إشكالية شهيرة يعرفها المحترفون في عالم الموارد البشرية، وهي إشكالية شهر فبراير، وهو الشهر الوحيد الذي تقل أيامه عن 30 يومًا، وبالتالي يتطلب معالجة خاصة لبعض المعاملات الخاصة بالإجازات، وفي عالم الورقيات تكون هناك دائمًا قاعدة غير مكتوبة يعرفها الموظفون القدامى لمعالجة تلك المشكلات، وتختلف هذه القاعدة أحيانًا من شركة لأخرى، وتظل دائمًا عرضة لتأويلات مختلفة بين الموظفين وبعضهم البعض. في العالم الرقمي لست مضطرًا لخوض تلك المتاهات، ولست مضطرًا لتقديم تفسيرات كثيرة للموظفين في نهاية فبراير من كل عام.

1. لعنة البريد المزعج

عندما يكون البريد الإلكتروني هو نافذتك للتواصل مع المرشحين الجدد، فقد يحدث أن تضلّ بعض طلبات التوظيف طريقها إلى صندوق البريد المزعج Spam، وحين يكتشف مسؤول التوظيف ذلك، ربما يكون الوقت قد فات للتواصل مع مرشح رائع سيء الحظ. بالتأكيد ستتمنى حينها لو كان لديك نظام للموارد البشرية يمكنه استقبال طلبات التوظيف وتصنيفها وتحليلها، ليس فقط لتجنب فقدان المرشحين وإنما للحصول على صورة كاملة وتحليلات واضحة لعملية التوظيف، ومخزون ثابت من السير الذاتية.

1. هل يمكنك أن تخبرني برصيد إجازاتي؟ 

يفقد موظفو الموارد البشرية كثيرًا من وقتهم وتركيزهم لاستقبال أصحاب الطلبات من الموظفين، إما لتقديم الطلب أو لمتابعته. حينما لا يكون لديك نظام للخدمة الذاتية فهذا ما يحدث عادة، مع "تالنتو" يمكن للموظف أن يتقدم بطلبه ويتابعه عبر تطبيق الجوال دون الحاجة للحضور إلى مكتبك، أو إزعاجك بمكالمات متكررة.

أهم المكونات التي تحتوي عليها نُظم إدارة الموارد البشرية

مهما اختلفت وتعددت نُظم الموارد البشرية فإنها تشترك غالبًا في مكوناتها الرئيسية، نستعرض فيما يلي أهمها:

• قواعد بيانات الموارد البشرية

تُعتبر قواعد بيانات الموارد البشرية المحورَ الأساسيّ لكافة مكونات أي نظام لإدارة الموارد البشرية، وتتضمن كافة البيانات التي يتضمنها ملف الموظف، بداية من البيانات الأساسية لمثل الاسم وبيانات الاتصال والدور الوظيفي، وصولاً إلى سجل عمل كامل، بما في ذلك تقييمات الأداء والتدريب الذي حصل عليه الموظف.

• العمليات الأولية

وتتضمن أنظمة الخدمة الذاتية، الحضور والانصراف، وإدارة الأجور والمزايا.

1. نظام الخدمة الذاتية Employees Self-Service

وهو بمثابة نافذة التواصل بين الموظف وإدارة الموارد البشرية، حيث يكون لكل موظف حساب يمكنه الدخول إليه من خلال الحاسوب أو الجوال، ويتضمن عادة بعض المزايا مثل: الاستعلام عن رصيد الإجازات، الحصول على بيان تفصيلي بمفردات الراتب أو التاريخ الوظيفي، تقديم الطلبات والشكاوى ومتابعتها، وما إلى ذلك…

1. نظام إدارة الوقت/ الحضور والانصراف

ويكون هذا النظام عادة متصلًا بجهاز خارجي لتسجيل الحضور والانصراف، أو عبر تطبيقات الجوال، ويقوم هذا النظام بحساب وقت العمل للموظف، تطبيق سياسات التأخير والغياب، احتساب أجر الساعات الإضافية، وما إلى ذلك..

1. نظام إدارة الأجور والمزايا/ مسير الرواتب

يمكن من خلال هذا النظام إجراء العمليات المتعلقة بالرواتب والأجور والمزايا بمختلف أنواعها، وإصدار مسير الرواتب الشهري، والملفات المتعلقة بتحويل الأجور إلى البنوك، وإرسال إشعارات الرواتب للموظفين.

1. نظام إدارة شئون العاملين

 ويتضمن عادة أرشيفًا إلكترونيًا يتضمن نسخًا من كافة المستندات والوثائق الرسمية المتعلقة بالموظفين، مثل: عقد العمل، نسخة من بطاقة الهوية/ جواز السفر، الشهادات والمؤهلات، الوثائق الرسمية ذات الصلة.

• عمليات إدارة المواهب

1. التوظيف

 تبدأ إجراءات عملية التوظيف من تعبئة النماذج الخاصة بالتوظيف، استقبال وتعقب طلبات الترشيح، وتقييم وتصفية المرشحين، وحتى اتخاذ قرار التعيين. يتضمن مكون التوظيف عادة إمكانية التكامل مع منصات التواصل الاجتماعي ذات الصلة (مثل: لينكد-إن)، نظام تتبع المرشحين Applicant Tracking System (ATS)، تحليل وتقييم وتصنيف السير الذاتية، جدولة المقابلات وأتمتة مراسلات التوظيف، وإصدار تقارير تتضمن قياسات وتحليلات إحصائية لعملية التوظيف.

1. التهيئة Onboarding

يمكن أن يتضمن نظام إدارة الموارد البشرية أتمتة لعملية تهيئة الموظف، ما يضمن تنفيذها بشكل ممنهج وسلس واختصار الكثير من الوقت والجهد. عند قيامك بتهيئة موظفك الجديد، يمكنك إرشاده عبر التطبيق للاطلاع على دليل الموظفين، ثقافة الشركة وهويتها وسياساتها، وما ينبغي عليه معرفته خلال خطة الـ 30-60-90 يومًا للتهيئة (آلية تخطيط لإعداد الموظف خلال فترة التجربة، مقسمة إلى 3 مراحل مدة كل منها 30 يومًا)

1. إدارة الأداء

 ويتضمن ربط كل موظف إلى أهداف وظيفته وتحديد معايير تقييم أداءه، وإصدار تقارير حول التغير في أداء الموظف على مدار فترة عمله، كما يمكن من خلاله أتمتة جمع بيانات الأداء من مصادر مختلفة بشكل ممنهج ودقيق.

فوائد استخدام نظم إدارة الموارد البشرية

في العصر الحالي، لم يعد من الممكن تحقيق النجاح والريادة دون الاعتماد على أتمتة الموارد البشرية بالنسبة للشركات في بيئة الأعمال الحديثة. في الواقع، ما تُقدّمه نُظم إدارة الموارد البشرية في هذا السياق يُعدّ إضافة ثمينة لكل منشأة.

كانت جائحة كوفيد-19 جرس إنذار للعديد من المنشآت التي تأخرت في اتخاذ خطوات جدية نحو أتمتة عملياتها، وقد وجدت دراسة أجرتها مؤسسة ديلويت أن 68% من رواد الأعمال اعتمدوا على الأتمتة لإدارة منشآتهم خلال الجائحة.

يمكن أن نلخص أهم فوائد نظم إدارة الموارد البشرية في النقاط التالية:

• توفير الوقت والجهد ومساحات العمل وأماكن التخزين.
• تقليص عامل الخطأ البشري 
• تعزيز مشاركة الموظفين وولائهم للمنشأة من خلال تعزيز التواصل وسرعة الاستجابة.
• تذليل الصعوبات المترتبة على تعدد الفروع ومواقع العمل فيما يخص جمع البيانات والتواصل.
• الحفاظ على البيئة من خلال تقليص حجم المعاملات الورقية واستهلاك أحبار الطباعة.
• إدارة أكثر سلاسة وشفافية لأداء الموظفين.
• سهولة الحصول على تقارير إدارية وإحصائيات دقيقة وآنية.
• تعزيز التكامل بين إدارات المنشأة من خلال الربط بين نظام إدارة الموارد البشرية والأنظمة المستخدمة لدى الإدارات ذات الصلة.
• سهولة أكبر في التعامل مع كثافة البيانات وكثرة عدد الموظفين.
• تصويب بعض الممارسات الخاطئة من خلال الاعتماد على نظام موثوق يتضمن أفضل ممارسات الموارد البشرية.

لماذا يعتبر "تالنتو" أفضل نظام موارد بشرية للشركات في السعودية؟

يقدم "تالنتو" حلًا متكاملًا لإدارة الموارد البشرية، يجمع بين المرونة والكفاءة وسهولة الاستخدام. بفضل واجهته الصديقة للمستخدم ووظائفه المتعددة، يساعد النظام في إنجاز مهام الموارد البشرية اليومية بسلاسة، مع الحفاظ على دور العنصر البشري في إدارة الموارد البشرية.

يتميز نظام "تالنتو" بمرونته الفائقة للتخصيص لتلبية احتياجات مختلف الأنشطة، سواء كنت تعمل في قطاع الخدمات الطبية، الإنشاءات، الاستشارات، المحاسبة، القانون، الهندسة، التسويق، تكنولوجيا المعلومات، التصميم والإبداع، التدريب والتطوير، وغيرها... وأيًا كان حجم شركتك، فإن نظام "تالنتو" للموارد البشرية شريكك الموثوق في التحول الرقمي لمهام الموارد البشرية.

اطلب العرض التجريبي الآن!

كيف يساعدك "تالنتو" على التخلص من التعقيدات الإدارية في إدارة الموارد البشرية؟

لست مضطرًا لمشاهدة ملفات منتفخة هائلة الحجم لموظفيك القدامى، يكفي أن تحتفظ ورقيًا بما هو لازم قانونيًا، أما عن بقية الأوراق فيمكنك الاستغناء عنها في وجود نظام رقمي متكامل للموارد البشرية. 

كما أنك لست مضطرًا لتتبع البريد ومخاطبة السكرتارية حتى تحصل على الموافقات اللازمة لمعاملاتك، كما أنك لم تعد مضطرًا لسماع عبارة: "ضاع في البريد"، ففي عالم "تالنتو" الرقمي يمكنك أتمتة مسار إجراءات وعمليات الموارد البشرية من الطلب وحتى الاعتماد النهائي. 

سيكون سهلاً على موظفيك تقديم طلباتهم عبر واجهة تطبيق الجوال، أو من خلال أي متصفح للإنترنت، دون الحاجة للحضور إلى مكتبك، أو إرهاقك بمكالمات تليفونية.

أبرز الأخطاء التي يقع فيها مسؤولو الموارد البشرية عند غياب نظام رقمي، وكيف يحلها "تالنتو"

يعرف المخضرمون في عالم الموارد البشرية قوائم لا نهائية من الأخطاء المتكررة في عالم ما قبل الرقمنة، لكن سنحاول اختصار الأمر من خلال تصنيف تلك الأخطاء إلى مجموعات:

1. أخطاء الإدخال

كثير من مدخلات الموارد البشرية تتشابه، وأحيانًا يكون هناك اختلافات طفيفة، وفيما يخص مدخلات الرواتب، يحتاج مسؤولو الموارد البشرية في العصر الرقمي لمراجعة تاريخ الموظف عند معالجة إدخالات معينة، مثل الاستقطاعات، أو عند حساب رصيد الإجازات ومكافأة نهاية الخدمة، سيكون عليك في كل مرة فحص سجلات الحضور والإجازات لعام مضى على أقل تقدير. يمكن لخطأ صغير في الإدخال أن يسبب نتائج كارثية.

فضلًا عن احتمالات لا بأس بها بتكرار مدخل معين أكثر من مرة أو إغفال مدخل معين. في تلك الحالات قد يضطر مسؤول الموارد البشرية لتصحيح الخطأ في مسير الرواتب الخاص بالشهر التالي، وهو ما يسبب فوضى كبيرة، ويجعل من المستحيل توزيع تكلفة الأجور على مراكز التكلفة بدقة.

في وجود نظام تالنتو للموارد البشرية يكفي أن تقوم بالإدخال مرة واحدة لتصبح الاستقطاعات مجدولة آليًا.

1. التدقيق المفرط

إذا كان عليك معالجة الكثير من المدخلات اليدوية فإنك ستكون مضطرًا لإجراء مراجعة يدوية دقيقة جدًا، ربما لعدة مرات، قبل تنفيذ الإجراء، وحتى في حال قيامك بذلك فمن الصعب أن تحصل على نتائج دقيقة بنسبة 100% في كل مرة، والمُحصّلة النهائية هي إهدار الكثير من الوقت والجهد اللذان كان بالإمكان استغلالهما في مهام أخرى.

يختلف الأمر حين تعتمد على نظام موثوق لإدارة الموارد البشرية مثل "تالنتو"، حيث لا تكون بحاجة لكل هذا الوقت والجهد للتدقيق، فكل شيء مؤتمت بعناية.

1. تلف المستندات

المستندات الورقية أكثر عرضة للتلف والتآكل مع الوقت أو سوء الاستخدام أو الحوادث العرضية، فضلًا عن حاجتها لمساحات تخزين كبيرة ووسائل تخزين آمنة، وأحيانًا تخصيص موظف أو أكثر لإدارة أرشيف الملفات، والذي بدوره يحتاج للكثير من إجراءات التصنيف والترقيم للمساعدة في الوصول إلى المستندات بشكل أسرع.

في المعتاد تقوم الإدارات بالتخلص من الملفات القديمة التي مرت عليها مدد محددة (عامين في الغالب)، وذلك لتوفير مساحة التخزين وتجنب تكدس الملفات، لكن نعرف أن بيانات الموارد البشرية ذات طبيعة تراكمية، ودائمًا ما تكون لديك حاجة لاستعادة أو مراجعة معلومة قديمة، ربما تشعر بأسف كبير حين تكتشف أنك نسيت استخراجها من الملف القديم قبل التخلص منه. وحتمًا ستشعر بأسف أكبر لعدم اعتمادك نظامًا موثوقًا للموارد البشرية يمكنه الحفاظ على بياناتك ومستنداتك بشكل دائم ودون الحاجة للغوص في ركام الملفات، أو الندم على فقدانها.

1. المخاطرة بالسرية

لديك مستند مهم وحساس، يجب إرساله إلى رئيس مجلس الإدارة للتوقيع عليه. في تلك الحالة سيكون عليك الاختيار ما بين أن تذهب بنفسك للحصول على التوقيع، وربما تضطر لتركه لدى السكرتارية، أو إرساله مع أحد السعاة، مخاطرًا بسرية المعلومات داخل المستند. بالطبع إذا لم يكن لديك إمكانية اعتماد المعاملات إلكترونيًا بضغطة زر فأنت مضطر للمجازفة.

وختامًا

لا يمكن بحال أن نعتبر التحول الرقمي لإدارة الموارد البشرية خيارًا رفاهيًا، أو أمرًا قاصرًا على الشركات الكبرى، فمعطيات الواقع تؤكد حتمية هذا التحول للمنشآت الطامحة إلى البقاء والمنافسة. ونحن في "تالنتو" نعرف ما تحتاج إليه منشأتك لتحقيق تحول رقمي سلس وذكي يلبي احتياجات منشآتك ويعالج مشكلاتها. لا تتردد في التواصل معنا لمعرفة أحدث تقنية الاستثمار في أهم الأصول لدى منشأتك، وهي الموارد البشرية.

هل أنت مستعد لبدء رحلتك نحو إدارة موارد بشرية أكثر ذكاءً، مرونةً، وفعالية؟ 

اطلب العرض التجريبي الآن!